Служебные письма

                                            Содержание

Введение

1.Служебные письма……………………………………………………….5

2.Составление отдельных  видов писем…………………………………..12

2.1.Письма-просьбы……………………………………………………….12

2.2.Сопроводительные письма……………………………………………18

2.3.Письма-напоминания…………………………………………………22

2.4.Письма-извещения…………………………………………………… 27

2.5.Письма-приглашения…………………………………………………30

3.Составление и оформление  телеграмм и телефонограмм…………...32

3.1.Телеграммы……………………………………………………………32

3.2.Телефонограммы……………………………………………………..39

4Спаисок литературы…………………………………………………….43

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                Введение

Для составления служебных документов используется бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается.

Служебные документы оформляются  на бланках учреждений и частных  нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации.

Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения.

Наименование вида документа (за исключением  писем указывается на бланке).

К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос "О чем документ".

Заголовки не составляются к текстам  телефонограмм, сообщений и к  документам, которые печатаются на бумаге формата А5.

Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному  должностному лицу.

Наименование учреждения и его  структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата.

Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после  названия учреждения, которого присылается  документ.

При адресовании документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.

Датой документа является дата его  подписания или утверждение. Дата на документе проставляется тремя  парами арабских цифр (10.12.93), которые  разделяются точками. Если начальный  номер месяца или числа состоит  из одной цифры, то перед ними относится  нуль.

Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц  и число месяца. В текстах документов, которые содержат ведомости финансового  характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 1994 г. Если документ составлен  не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает  документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленному на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности  лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в  составе комиссии.

В случаях, предусмотренных действующих  законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей  печатью.

Отражение печати проставляется таким  образом, чтобы он охватывал часть  наименования должности лица, которое  подписало документ.

Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

Если документ имеет приложения, которые не упоминаются в тексте, то их наименование необходимо пересчитать  после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве экземпляров, например: "Приложение: дубликат договора-купли продажи  на 2 арк. В 1 прим. " При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса.

На документах, которые выполнены, проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первого листа или на обороте  первого листа документа и  включает в себя короткую справку  о выполнении (если отсутствующий  документ, который свидетельствует  о выполнении), а также слова "К  делу" и номер дела (наряда), в  которое должен быть подшит выполненный  документ.

На исходящем документе проставляется  номер, который отвечает порядковому  номеру по журналу регистрации исходящих  документов и номеру дела (наряда), в  котором будет сохраняться экземпляр  исходящего документа.

Корреспонденция присылается адресатам  по почте или передается нарочным. В последнем случае она вручается  адресату под расписку в разносной  книге.

Выдача дубликатов документов производится в порядке, предусмотренном Инструкцией  о порядке совершения нотариальных действий нотариусами

 

 

 

                                        Служебные письма

Служебные письма применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

Что такое служебные  письма

Так как служебные письма выступают связующим звеном между  предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей  документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего, следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или  в личном разговоре).

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, т.к. при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагается в одном письме только в том случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут  быть сделаны ссылки на решения вышестоящих  органов, явившиеся основанием для  составления документа. Во второй части  излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и  т.п. Учитывая постоянный рост объемов  информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого  аппарата, для активизации информации восприятия письма можно рекомендовать  изменить традиционный порядок изложения  текста письма и начинать его с  существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например:

"Просим выделить 15 компьютеров  для конкурса операторов ЭВМ".

Текст служебного письма

Текст служебного письма составляется по определенным правилам.

Служебные письма должны побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтрален.

В ГОСТе Р 6.30-2003 указано: "В письмах используют следующие формы изложения:

• от 1 лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"),
• от 1 лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"),
• от 3 лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Рекомендуется избегать в  письме категорических выражений, что  достигается вводными словами и  конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты  типа: "внимательно рассмотрев Ваши предложения…", "тщательно изучив ваши замечания Ваши замечания…".

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при  обосновании действий используется ограниченный набор начальных и  заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена…", "В  порядке исключения…", "В связи…", "В соответствии…" и т.п.

Причины принятия решений  также формулируются с помощью  деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т.д.

Так как служебные письма оформляются на бланках, текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке. Составитель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "О чем", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (отметка об исполнителе), проверить наличие приложений (если они есть).

 

Виды служебных  писем

Рассмотрим основные виды служебных писем, которые используются в современном делопроизводстве.

Служебные письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает  дату и номер инициативного документа, на который он отвечает (реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа").

Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, который  информирует адресата о направлении  к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного  письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или  дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить  причину задержки, разъяснить сложные  моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем" и т.п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет заголовка к тексту.

Пример служебного письма

Направляем Вам "Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий". Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 2004 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 2005 г., предлагаем ознакомить с ней всех заинтересованных работников финансовых служб. Приложение: на 10 л.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут  адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и  условия участия в нем.

Пример служебного письма

17-18 октября 2006 г. фирма  "Метатехнология" и издательский дом "Открытые системы" проводят семинар "Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом". Для участия в семинаре необходимо перечислить 100 (в рублях по курсу на день оплаты) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет № … и подтвердить свое участие в семинаре по телефонам: …

Информационное письмо - сообщает адресату о каком-либо факте  или мероприятии. Наиболее часто  с помощью информационных писем  пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

 

 

 

 

 

                                       Пример служебного письма

АО "Бизнес-школа "Интел-синтез" подготовила к изданию книгу "Делопроизводство в бухгалтерии". В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону: …