Служебная записка

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего  профессионального  образования

«Пермский национальный исследовательский

политехнический университет»

 

Кафедра менеджмента  и маркетинга

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине

«Документирование управленческой деятельности»

Тема: «Служебная записка»

 

 

 

 

Выполнила: студентка 

группы УУ -10С

Батохина (Фартушная) А.М.

Проверил: Будянская И.Г.

 

 

 

 

 

Пермь 2012 г.

 

Открытое акционерное  общество «Протон – Пермские моторы»

(ОАО «Протон  – ПМ»)

 

Цех №79

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

 

03.05.2012       № 079-316

Главному бухгалтеру

Е. М. Власовой

 

 

 

Прошу Вашего разрешения на получение  материалов по доверенности в 2012 году следующим работникам цеха:

1. Макшакову А. В. – ст. мастеру  уч. 2;

2. Джаналиевой Д. А. – кладовщику  ПБД.

 

 

 

Начальник цеха ___________________  Светлаков Виталий Алексеевич

 

 

 

 

 

 

 

Служебная записка – документ, являющийся основным видом коммуникации, происходящей внутри любой организации или  ее подразделений практически по всем вопросом рабочего процесса. Посредством  этого вида документа решаются вопросы  как внутри подразделений, так и  между работниками и вышестоящими должностными лицами. Как правило, служебные  записки используются с целью  отображения информационных отношений  между отделами и лицами, работающими  в них, документально.

Служебная записка составляется руководителями одних подразделений на имя руководителей  других подразделений учреждений или  организаций. Только в этом случае (равнозначного  должностного статуса) данный вид документа  отличается от обычной докладной записки.

Содержание  служебной записки в основном содержит какое-либо рабочее предложение, либо просьбу, иногда другую служебную  информацию. Служебная записка, в  которой работник называет причины  не выполнения поставленных перед ним  ранее задач или планов, является объяснительной запиской, и направляется непосредственно вышестоящим руководителям.

Основные  вопросы, по которым составляется служебная  записка:

• вопросы, связанные с материально-техническим обеспечением;
• вопросы информационного характера;
• вопросы по организации рабочего процесса;
• хозяйственные вопросы.

Как самостоятельный вид документа, служебная записка не внесена в общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД). Не смотря на это, широко используется на практике при решении деловых вопросов. При этом стоит соблюдать правила ее оформления, согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов".

Служебная записка оформляется на стандартных  листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: общее наименование организации, наименование структурного подразделения – автора документа, наименование вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст, подпись. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа. Служебные записки, как правило, подписываются исполнителем (разработчиком). При необходимости служебная записка может быть завизирована непосредственным руководителем исполнителя документа, а также (в зависимости от ситуации) работником финансового, кадрового или юридического подразделения предприятия.

Формат  служебной записки предназначен для упрощения и ускорения  процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается  за счет унификации структуры информации.

 

Анализ ошибок в рассматриваемом  документе

При исследовании данной служебной записки была выявлена существенная ошибка в написании документа, а именно: отсутствует такой реквизит как заголовок. В нашем случае служебная записка должна иметь заголовок – «О разрешении». Все остальные реквизиты присутствуют и расположены в нужных местах документа.

Рассматриваемый документ имеет деловой стиль  и четкую структуру написания, текст  составлен с учетом используемой терминологией на предприятии. Удачно выбрана композиция, документ выдержан в едином стиле, для удобства заголовки выделены жирным шрифтом. Деловой этикет соблюден.

Отсюда  можно сделать вывод: если исправить, выявленную ошибку, то данная служебная записка соответствует правилам написания документов управления.