Служба діловодства

Загалом це ефективний метод підвищення кваліфікації, адже проводить його кваліфікований фахівець безпосередньо на робочих місцях, й працівники мають змогу навчатися на практиці. Проте завжди варто зважувати на те, що:

- навчання проводиться з відривом від виконання безпосередньої роботи;

- на нього витрачається робочий час працівників служби діловодства та фахівця, який проводять семінар;

- працівники  не зможуть відразу опанувати  весь обсяг отриманої інформації

Важливе значення має так зване «внутрішнє»  підвищення кваліфікації у межах установи. Його можна проводити у таких формах, як семінар, навчання одним працівником іншого та самонавчання без відриву від виконання професійних обов'язків. Найбільш ефективною формою такого навчання може бути навчальний тренінг, який проводитимуть в наближених до реальних виробничих ситуаціях і потребуватиме від працівника комплексного застосування знань,умінь, навичок.

Постійне самовдосконалення, безперервний поступ, перспективне планування саморозвитку і його реалізація - неодмінна  умова успішної діяльності працівника служби діловодства. Суспільство, а  отже, й управління, перебуває у  невпинному русі, а тому вимагає від працівників динамічності.

Новим управлінським  структурам України, вільним від  адміністративно-командної системи, належить критично проаналізувати організацію діловодства, організацію праці установи, управління в цілому. Взявши найцінніше, вийти на цивілізований шлях розвитку, у якому управління певною установою впливатиме на загальний розвиток національної культури .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4 Функції діловодної служби.

2.4 Функції діловодної служби.

Ведення діловодства  відповідно до вимог державних інструкцій і стандартів щодо діловодства покладається на діловодну службу – управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря.

Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі Указу Президента України, статуту або положення про установу (організацію), Примірною інструкцією з діловодства і затверджується керівником установи  (організації).

Основне завдання діловодної служби – встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі (організації) на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої роботи з документами і скорочення кількості документів.

Виходячи з  основного завдання діловодна служба здійснює таку роботу.

Вона розробляє інструкції з діловодства і номенклатури справ в установі (організації).

За  дорученням керівництва діловодна служба організовує підготовку проектів документів, забезпечує їх оформлення і випуск.

Діловодна служба колегіальних організовує і забезпечує документальне і організаційно-технічне обслуговування роботи органів, проведення нарад  при керівникові установи (організації).

Діловодна служба організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів.

Важливою функцією зазначеної служби є уніфікація системи документування і документів з урахуванням можливостей їх машинної обробки, вжиття заходів до скорочення кількості форм і видів документів.

Діловодна служба здійснює контроль за підготовкою і оформленням документів, їх своєчасним виконанням в установі (організації), вживає заходів щодо скорочення строків виконання документів, аналізує й узагальнює дані про хід і результати цієї роботи

Важливе місце  в роботі служби посідає приймання, реєстрація, облік, забезпечення зберігання, оперативного пошуку та інформування про документ, доставка документів. Діловодна служба забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності і якості обробки і використання документів, які створюються в діяльності установи (організації) та інших організації, що входять до системи її управління, для передання їх на державне збереження. Вона вдосконалює форми і методи роботи з документами у вищезазначеній сфері з урахуванням використання організаційної техніки і комп’ютерних технологій.

Діловодна служба здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи (організації), організовує навчання, підвищення кваліфікації працівників з питань діловодства. Вона впроваджує в цю роботу державні стандарти, уніфіковані системи документування, інші нормативи в установі (організації), а також в організаціях, що належать до сфери її управління.

Служба засвідчує печаткою документи у випадках, передбачених, інструкцією з діловодства в установі (організації).

Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи (організації). Він повинен мати вищу (або середню спеціальну, базову вищу) освіту і стаж роботи в діловодній службі не менше 3-х років.

 

               За характером діяльності  він взаємодіє з усіма підрозділами, службами установи (організації) та їхніми керівниками, з керівниками інших установ з питань роботи з документами.

Керівник діловодної служби:

• організовує, спрямовує й координує роботу персоналу служби;

• контролює додержання встановлених правил роботи з документами в установі та в  організаціях, що входять до сфери її управління; 

• доповідає керівникові про стан роботи з документами;

• вносить на розгляд керівництва подання про прийняття, переведення і звільнення працівників діловодної служби, їх заохочення і накладення на них стягнень;

• вживає заходів щодо скорочення зайвої документальної інформації в установі (організації), а також в організаціях сфери їх управління, здійснює контроль у цій справі;

• підписує й візує документи у межах своєї компетенції;

• бере участь у засіданнях колегії, а також у нарадах які проводяться керівником установи (організації).

Керівник діловодної служби має право залучати спеціалістів організації до підготовки документів за дорученням керівництва, запрошувати відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами, повертати проекти документів виконавцям і вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановлених вимог.

На керівника  діловодної служби покладається персональна  відповідальність  за забезпечення  додержання установленого порядку роботи з документами в установі (організації); виконання плану роботи і додержання необхідних умов праці персоналу діловодної служби;   забезпечення трудової та виконавчої дисципліни в її колективі.

Як і будь-яка  галузь чи сфера діяльності, діловодство  постійно розвивається і вдосконалюється, реагуючи на новітні процеси у правописі державної мови (мови ділового спілкування), досягнення у документалістиці, роботі з документами в Україні та за рубежем. Впроваджувати схвалені компетентними органами нашої держави сучасні форми і методи діловодства, підвищувати його культуру – важливе завдання працівників діловодних служб, державних службовців і службовців органів місцевого самоврядування, керівних кадрів і спеціалістів підприємств та організацій.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновки

Культуру діловодства  установи слід трактувати як сукупність вимог до рівня організації і  технологій роботи з документами, професійних  знань, вмінь, навичок і організаційної поведінки працівників служби діловодства, керування нею та рівень реалізації цих вимог. Вона є складовою загальної інформаційної культури, з одного боку, та корпоративної (організаційної) культури установи – з іншого. Її рівень визначає ефективність організації керування установою у цілому і у підсумку впливає на функціонування цієї установи і виконання нею профільних завдань. Це зумовлює необхідність дослідження культури діловодства як складного комплексного явища, що значною мірою відрізняється від усталеного сприйняття технологічного образу діловодства. Розбудова нормативно-правової та методичної бази організації діловодства в незалежній Україні, гармонізація її з міжнародними нормативними документами  з керування документацією, впровадження комп’ютерного діловодства та перспективи реалізації електронного документообігу у вітчизняних установах, започаткування всезбільшуваної вузівської підготовки документознавців, дослідження інформаційного середовища в установі тощо зумовлюють необхідність розглядати ці процеси комплексно в контексті формування національної культури діловодства як чинника підвищення ефективності функціонування установи.

Підвищення рівня вітчизняної культури діловодства має відбуватись шляхом подальшого розроблення нормативно-правового та методичного забезпечення організації діловодства в країні, яке повинно грунтуватися на масштабних та багатоаспектних наукових дослідженнях з позицій документознавства, правознавства, загального та інформаційного менеджменту, інформатики, професіології. Це дозволить удосконалити технологічну культуру документостворення та документообігу у межах діловодства, забезпечить правомірність надання та реалізацію юридичної сили управлінським рішенням за допомогою управлінських документів щодо керування установою, а також збереженість документної управлінської інформації у службі діловодства та архіві установи.

Складовою загальної  технологічної культури діловодства  в установі є інформаційно-технологічна культура, яка насамперед виявляється  за рахунок впровадження сучасних засобів  інформатизації. Головною умовою забезпечення високого рівня культури діловодства є сумісність правил щодо створення, обігу та зберігання документів з паперовим носієм та документів з електронним носієм. Іншим компонентом є інформаційна культура працівників служби діловодства, яка проявляється в уміннях користування засобами комп’ютерного діловодства, пошуку необхідної офіційної інформації, підготовці аналітичних, фактографічних та інших інформаційних документів для забезпечення прийняття ефективних управлінських рішень.

Перспективним є застосування моделі культури служби діловодства, яка базується на комплексному аналізі її завдань та функцій  як підрозділів служби, так і обов’язків й повноважень її працівників. Пропонована модель має застосовуватися під час організації служби діловодства, її реорганізації, оцінювання діяльності, набору та атестації персоналу, а також керування нею вищим керівництвом як одним з основних підрозділів установи.

Напрями змісту вузівської підготовки документознавців-організаторів  діловодства, а також питання  підвищення кваліфікації практичних працівників  служб діловодства та архівів установ повинні відображати всі компоненти формування  культури діловодства. Професійна культура документознавця має складатись із знання ним нормативно-розпорядчих актів, нормативних документів, методичних розробок, наукової літератури з організації діловодства, операцій технологічних процесів діловодства та архівної справи, комп’ютерної технології та засобів автоматизації діловодства, методів аналітико-синтетичного опрацювання та пошуку документної інформації, а також умінь і навичок керування службою діловодства, його гуманізації.  

Список використаної літератури

   1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. - Х.: Фолио, 2005. - 491 с.

    2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". - К.: Центр навчальної літератури, 2005. - 319 с.

   3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 223 с.

  4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. - Минск: Амалфея, 2002. - 125 с.

   5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. - Донецьк: Сталкер, 1999. - 349 с.

   6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 259 с.

  7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. - 3-є вид.. - К.: Либідь, 2001. - 383 с.

  8. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. - М.: Экономика, 2001. - 270 с.

 9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". - Львів: Тріада плюс, 2006. - 217 с.

   10. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. - 2-е вид.. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. - 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). - 2003. - 327 с.

   11. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. - 3-е изд. преработ. и доп.. - М.: Приор, 1999. - 143 с.

   12. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. - К.: Довіра, 2007. - 687 с.

  13. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. - 2-е вид., випр. і доп.. - К.: Генеза, 2003. - 103 с.

  14. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К. : МАУП, 1997. – 344 с

  15. Палеха Ю.І. Управлінське документування. У 2-х частинах. – К.: Вид-во Європейського університету. - 2001. – 557 с.