Система электронного документа оборота

Главной таблицей базы данных является таблица «Сотрудники». Остальные являются вспомогательными. Вспомогательные таблицы служат для сокращения времени при заполнении таблиц и форм, тем самым, упрощая работу.

Приступаем непосредственно к  созданию таблиц в базе данных. Таблицы созданы при помощи конструктора. Введены имя поля и типы данных (текстовое, денежное, и т.д.): название таблицы, установка связей. Создание таблицы «Отделы»:

Приступаем непосредственно к  созданию таблиц в базе данных. Таблицы созданы при помощи конструктора. Введены имя поля и типы данных (текстовое, денежное, и т.д.): название таблицы, установка связей. После нажатия кнопки «готово» следующее:

• Щелкнем по кнопке Создать.
• В окне Новая таблица выберите режим Конструктор и щелкнем по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.
• Введем название и тип данных.

Рис 1. Таблица в режиме конструктора

• Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке   Ключевое поле.
• Сохранить таблицу
• В появившимся окне нужно набрать имя таблицы и щелкнуть по кнопке ОК.
• Закрыть таблицу.

Полученная таблица  «Отделы». Заполняем либо вручную либо через форму.

Аналогично создаем  остальные таблицы:

   

А)                                                      Б)

 

 

В)                                                    Г)

Рис 2. Созданные таблицы

Таблица «Сотрудники» содержит внедряемые поля из других таблиц. Данная операция осуществляется с помощь мастера подстановок. Технология подстановки показаны на рисунках (Подстановка звания из таблицы «Звания»):

  

А)                                                  Б)

        

В)                                                  Г)

                

Д)

Рис 3. Работа с мастером подстановок

После создания таблиц определяем связи между ними, как показано на рисунке:

Рис 4. Схема данных БД

Вызвав это окно нажатием правой кнопкой мыши добавим все созданные таблицы. Далее создаем тип «один ко многим» щелчком по линиям

Как видно, вид связей между таблицами  — один ко многим, то есть одной записи первой таблицы соответствует много записей второй таблицы. Определение связей между таблицами способствует взаимному изменению информации, содержащейся в связанных полях. Созданная схема данных будет в дальнейшем использоваться для создания форм, запросов и отчетов.

5.2 Разработка Запросов

Запросы являются одним  из основных инструментов выборки записей, обновления таблиц и обработки данных в таблицах БД. Результат выполнения запроса – это новая, чаще всего временная таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура этой таблицы определяется выбранными полями. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. В Access может быть создано несколько видов запроса:

• Запрос на выборку – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов; результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса; на основе этого вида могут строиться запросы других видов.
• Запрос на создание таблицы – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов и сохраняет результат в новой постоянной таблице.
• Запрос на обновление, добавление, удаление – запросы действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Лучшим способом создания запроса является использование графического конструктора. Основные принципы конструирования различных запросов заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запросов.

 

 

Разработка запроса в режиме конструктора

 

Для создания запроса необходимо в окне БД выбрать строку Запросы и выбрать на панели иконку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать строку Конструктор

Рис 5. Создание нового запроса

Далее в открывшемся  окне Добавление таблицы нужно выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить Для закрытия окна нажать кнопку Закрыть.

Рис 6. Запрос на выборку в режиме конструктора

В результате появится окно конструктора запросов – Запрос № 1 : запрос на выборку. Окно конструктора запросов разделено на две панели: схему данных запроса, которая включает выбранные таблицы, и бланка запроса по образцу, который нужно заполнить.

Как конструировать запрос рассмотрим на примере: из таблиц выберем  поля показанные на рисунке. Для включения  требуемых полей таблицы в  соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:

• В первой строке бланка запроса Поле щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле; список содержит все поля таблицы, выбранной в запрос.
• Переместить с помощью мыши требуемое поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса.
• Дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса.
• Для включения в запрос всех полей таблицы можно дважды щелкнуть на символе * (звездочка) в этом списке.

Выбрав нужные поля одним  из описанных выше способов, получим  сформированный запрос.

Выполнить сформированный запрос можно, выполнив команды меню Запрос/Запуск. В результате на экране появится таблица, соответствующая нашим условиям.

Рис 7. Запрос в режиме таблицы

Для сохранения запроса  можно выполнить команды Файл/Сохранить или просто закрыть окно запроса. Появится вопрос, нужно ли сохранять созданный запрос. В случае подтверждения сохранения предлагается окно для ввода имени запроса. Аналогично создаем остальные запросы.

В запросах, содержащих вычисляемые  поля необходимо вводить формулы. Для этого существует построитель формул:

Рис 8. Построитель выражений

Запрос с вычислением  вычисляет Стаж :

Стаж работы здесь: Year(Now())-Year(Сотрудники![Дата поступления на работу])

Весь стаж: [Стаж работы здесь]+[Стаж на предыдущих местах работы]

На следующем рисунке  показано построение запросов с параметром в режиме конструктора:

Рис 9.

Далее запрос сортировки(по возрастанию):

Рис 10.

Итоговый(вычисление Сумм зарплат)

Рис 11.

Созданные запросы показаны в разделе приложение.

5.3 Разработка форм

Основой диалогового интерфейса пользователя для работы с БД являются формы. Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы БД, просмотр данных, а также их корректировка. Работая с формой, можно добавлять и удалять записи из таблицы, изменять значения полей, получать расчетные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных. Access позволяет создавать однотабличные формы (на основе одной таблицы) и многотабличные (для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами). Создавать формы можно в режиме Конструктора и с помощью Мастера форм. Рассмотрим создание формы для ввода/вывода данных с помощью Мастера форм. С его помощью можно легко получить типовой макет формы, а далее доработать ее средствами Конструктора форм.

Разработка формы с  помощью мастера форм

Приведем пример создания формы для ввода данных в таблицу  Дисциплины. Чтобы начать создание формы, в окне БД  нужно выбрать строку Формы. Для получения доступа к списку всех вариантов создания новой формы необходимо на панели инструментов окна БД нажать кнопку Создать. Для вызова Мастера форм в окне Новая форма выбираем соответствующую строку. Рассмотрим пример создание формы «Кафедры»

Рис 12. Новая форма

Далее в окне для выбора источника нужно выбрать таблицу, для которой создается форма. После выбора таблицы запускаем Мастер форм. Появляется окно Создание форм в котором Access предлагает выбрать те поля, которые должны присутствовать в форме. Для этого нужно сделать текущим соответствующее поле и кнопкой со стрелкой перенести его в Выбранные поля. Если необходимо поместить в форме все поля таблицы, то надо нажать кнопку .

В результате описанных выше действий окно Создание форм принимает вид, показанный на  рисунке для продолжения построения формы нажимаем кнопку Далее.

Рис 13. Выбор полей  для новой формы

В следующем окне Access предлагает выбрать внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица или сводная диаграмма. В левой части окна предлагается образец выбранного внешнего вида. Примем первый вариант – в один столбец 

Рис 14. Вид формы

При необходимости можно  вернуться на шаг назад, нажав кнопку Назад или прервать создание формы, нажав кнопку Отмена. Нажмем кнопку Далее и выбираю стиль формы. Перечень стилей представлен на рисунке в левой части опять присутствует образец выбранного стиля. И теперь остается последний шаг: задать имя формы. На этом построение формы закончено. Теперь откроем созданную форму конструктором и добавим кнопки показанные на рисунке. Инструкции к кнопкам и спискам создаются мастером.

Рис 15. Выбор стиля

Рис 16. Задание имени  формы

Созданная форма представлена на рисунке. При необходимости ее можно изменить в режиме конструктора, передвигая и изменяя размеры элементов - заголовков полей, ячеек для ввода данных.

Рис 17. Форма в режиме конструктора

В режиме формы, построенной  по описанным выше правилам, можно выполнять поиск, сортировку, фильтрацию и выполнять корректировку данных. С помощью кнопок в нижней части формы можно переходить от одной записи к другой. Открыв форму конструктором можно добавить кнопки поиска, удаления, добавления, сохранения. При добавлении кнопки на форму появляется мастер, помощью которого задаются инструкции к кнопкам(Визуально). Все созданные формы показаны в разделе Приложение.

5.4. Разработка отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Перед началом конструирования отчета нужно спроектировать его макет, т.е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) БД, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных. Отчет можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Иногда удобно использовать мастер отчетов. Созданный мастером отчет всегда можно доработать в режиме конструктора.

Создание простого отчета для одной таблицы на примере таблицы вычисление количества топлива. Выберем в окне БД объект Отчеты. Далее выберем Создание отчета в режиме конструктора/Создать. В окне Новый отчет выберем Мастер отчетов, в строке источника выберем таблицу Вычисление_Стаж. Нажмем Ок. В окне Создание отчетов выберем поля для включения в отчет. В следующем окне Создание отчетов нужно определить уровни группировки. Далее необходимо указать сортировку для выводимых данных.

       

А)                                                                 Б)

Рис 18. Новый отчет

Далее определим вид  макета: ступенчатый, ориентацию: альбомная  и поставим галочку в окне Настроить ширину полей для размещения на одной странице. В следующем окне определяем стиль заголовков (выберем полужирный) и далее определим заголовок отчета. В результате просмотра созданного отчета мы получим печатный документ, отображенный на рисунке.

Рис 19. Вид макета

В результате получим:

Рис 20. Отчет готовый

Остальные отчеты создаются  по той же схеме.

5.5. Создание кнопочной формы

Кнопочная форма даёт возможность удобного управления базой  данных.

Рис 21. Кнопочная форма

Создание такой формы  осуществляется при помощи диспетчера кнопочных форм. Необходимо обратить внимание на то, что для возможности открытия запросов через базу данных нужно создать макросы «открыть запрос».

• Создание Макросов
• Перейти на вкладку «макросы»
• Нажмем кнопку создать
• В самой верхней строке укажем команду Открыт макрос
• В поле имя запроса укажем имя запроса который должен быть открыт
• Закроем конструктор, назвав макрос именем запроса

Вот как это выглядит:

Рис 22. Создание макроса

И так для всех остальных  запросов.

Далее выполним Сервис-служебные  программы-Диспетчер кнопочных форм. Создав её создадим страницы запросы, формы отчеты процесс создание показан ниже:

Страница Запросы

Рис 23. Выбор команды  для макроса

Страница Формы

Рис 24. изменение элемента кнопочной формы: открытие формы

Страница Отчеты

Рис 25. изменение элемента кнопочной формы: открытие отчета