Система електронного документообігу

Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься  в електронних документах, повинна  бути доступною для її подальшого  використання;  
 
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;  
 
3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог  щодо збереженняелектронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

Переваги

Перші практичні кроки  запровадження електронного документообігу і застосування електронного цифрового підпису зроблено 17 січня 2006 року, коли Центральний засвідчувальний орган вручив перше в Україні свідоцтво про акредитацію Центру сертифікації ключів електронного цифрового підпису, яким стала Науково-виробнича фірма «Українські національні інформаційні системи» (м. Дніпропетровськ). В Україні уже існують чотири таких центри. Це означає, що електронний підпис можна уже застосовувати на рівні із власноручним.

Що це дасть?

• можливість подання різноманітної звітності не на папері, а в електронному вигляді, що значно підвищує ефективність боротьби з корупцією. Відтепер сотні тисяч людей вже не будуть марнувати час у чергах до податкового чи митного інспектора, працівника органів статистики, реєстрації тощо;
• можливість он-лайн закупівель, участі в електронних торгах, що сприяє забезпеченню прозорості діяльності суб’єктів господарювання;
• можливість юридично значимого документообігу між органами державної влади, підприємствами, організаціями;
• можливість на відстані отримати різноманітні офіційно засвідчені довідки через мережу Інтернет, що дозволяє уникнути зайвої бюрократизації¹ .

Цей перелік можна подовжувати, але наразі навіть важко уявити обсяги застосування електронного цифрового підпису у життєдіяльності держави, приватного сектору, пересічних громадян. Відтепер кожен пересічний громадянин, підприємець, посадова особа вже має можливість засвідчувати електронні документи своїм власним цифровим підписом, який має однакову юридичну силу з власноручним підписом чи печаткою. Для юридичних осіб передбачено використання додаткового цифрового підпису – аналога відбитку печатки. Для забезпечення такого рівня захисту використовуються посилені сертифікати ключів, що надаються акредитованими центрами сертифікації ключів. Використання посилених сертифікатів дозволяє виконувати юридично-значущий захищений електронний документообіг між будь-якими суб’єктами правових відносин: юридичними і фізичними особами, підприємцями та органами державної влади.

6. Порядок здійснення  електронного документообігу в  органах влади

Уряд України приділяє увагу щодо заходів для забезпечення впровадження технологій електронного документообігу. Один із основних нормативно-правових документів з цих питань є Типовий  порядок здійснення електронного документообігу в органах влади (затверджений Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах  виконавчої влади» № 1453 від 28 жовтня 2004 року.

Цей Типовий порядок встановлює загальні правила документування в  органах виконавчої влади управлінської  діяльності в електронній формі  і регламентує виконання дій  з електронними документами з  моменту їх створення або отримання  до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Так, електронні документи, що надходять на адресу органу виконавчої влади, приймаються службою діловодства  централізовано.

Електронний документ, що надійшов на адресу органу виконавчої влади, підлягає відхиленню у разі:

• відсутності у адресата надійних засобів електронного цифрового підпису;
• надходження не за адресою;
• зараження вірусом;
• негативного результату перевірки на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів.

При цьому відправнику  в дводенний строк надсилається відповідне повідомлення за формою згідно з додатком 1 до Типового порядку.

Зазначена процедура для  електронного документа відповідає процедурі повернення документа  на папері.

Кожен одержаний адресатом  електронний документ перевіряється  на зараження його вірусом, на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів, включаючи ті, що накладені (проставлені) згідно із законодавством як електронні печатки. При цьому необхідно, щоб:

• кожен електронний цифровий підпис був підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладенняелектронного цифрового підпису;
• особистий ключ підписувача відповідав відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті;
• на час перевірки був чинним посилений сертифікат відкритого ключа акредитованого центру сертифікації ключів та/або посилений сертифікат відкритого ключа відповідного засвідчувального центру.

Попередній розгляд електронного документа здійснюється у його візуальній формі.

Вхідні, внутрішні та вихідні  електронні документи реєструються в одній системі разом з  відповідними документами на папері. Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється у тому ж порядку, що й вхідних документів на папері. Для забезпечення реєстрації, обліку, пошуку і контролю виконання вхідного електронного документа заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі згідно з відповідними додатками до Типового порядку.

Після реєстрації вхідного електронного документа адресат  у дводенний строк надсилає відправнику  повідомлення за формою згідно з відповідним  додатком про його прийняття і  реєстрацію.

Для фіксування резолюції  щодо виконання вхідного електронного документа складається відповідний  внутрішній електронний документ "Резолюція" за підписом відповідної посадової  особи, про що зазначається в реєстраційно-контрольній  картці.

Оформлення і реєстрація електронних документів, що складаються в органі виконавчої влади, за винятком особливостей їх підписання або затвердження, здійснюється у тому ж порядку, що й для документів на папері.

Підписання або затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронних цифрових підписів відповідних посадових осіб. На момент накладення останньогоелектронного цифрового підпису технологічно та/або організаційно забезпечується проставлення у створеному електронному документі дати і його реєстраційного номера. У разі непідписання або незатвердження електронного документа керівником органу виконавчої влади чи іншою посадовою особою реєстрація цього документа скасовується, а його виконавець інформується про відхилення документа. Проставлення електронної печатки на електронний документ здійснюється згідно із законодавством. При цьому зазначена процедура виконується лише після підписання або затвердження електронного документа.

Адресування електронних документів здійснюється з додержанням тих же вимог, що й для документів на папері. На кожний внутрішній та вихідний електронний документ заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі згідно з додатками.

Перед відправленням вихідного електронного документа проводиться перевірка його цілісності та справжності усіх накладених на нього електронних цифрових підписів з додержанням тих же вимог, що й для вхідних документів. У разі порушення цілісності вихідного електронного документа або непідтвердження справжності накладеного на нього електронного цифрового підпису (підписів) його реєстрація скасовується, а виконавець інформується про відхилення документа.

Вихідні електронні документи  відправляються адресатам службою  діловодства централізовано не пізніше  наступного робочого дня після їх одержання від структурних підрозділів - виконавців.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження відправнику повідомлення про його прийняття і реєстрацію. У разі неодержання від адресата протягом двох робочих днів повідомлення про прийняття і реєстрацію або про відхилення електронного документа відправник вживає додаткових заходів з використанням інших засобів зв'язку для одержання від адресата відповідного повідомлення. У разі одержання від адресата повідомлення про відхилення електронного документа відправником вживаються заходи для усунення причин відхилення і забезпечення повторного відправлення цього документа. Якщо таке повідомлення одержане від адресата, який не має надійних засобів цифрового електронного підпису, цьому адресату надсилається відповідний документ на папері. Підтвердження факту одержання від адресата повідомлення щодо електронного документа відправником не здійснюється.

Реєстраційний номер, дата і  час реєстрації електронного документа  адресатом, зазначені у його повідомленні, фіксуються відправником у реєстраційно-контрольній  картці.

Погодження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового підпису посадової особи.

Зауваження і пропозиції до поданого електронного документа (у  разі наявності) фіксуються в окремому електронному документі, на який накладається електронний цифровий підпис посадової  особи.

Порядок внутрішнього погодження електронних документів у системі електронного документообігу органу виконавчої влади затверджується його керівником, якщо інше не встановлено законодавством.

У разі відсутності в органі виконавчої влади, яким погоджується електронний  документ, надійних засобівелектронного цифрового підпису цьому органу для погодження надається відповідний документ на папері.

Усі інші дії з електронними документами виконуються в органі виконавчої влади згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкцією з  діловодства цього органу. Дія  Типового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються  або одержуються органом виконавчої влади.

До нормативно-правових документів, які регламентують діяльність в  цій сфері, відносяться також  Порядок засвідчення наявності  електронного документу (електронних  даних) на певний момент часу(Постанова Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 р. № 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу»).

Останнім часом в податковій системі активно відбуваються процеси  впровадження електронного цифрового підпису, зокрема відповідно до Наказу Державної податкової адміністрації України «Про впровадження електронних документів, електронного документообігу та електронного цифрового підпису в системі подання податкової звітності платниками податків» від 25 травня 2004 року № 297.

7. Проблеми впровадження  електронного документообігу в  Україні

Проблеми запровадження  в Україні електронного документа  та електронного документообігу стають все більш актуальними. Вони набувають  значної політичної та економічної  ваги у зв’язку з розширенням  використання інформаційно-комунікаційних технологій у суспільних відносинах, розбудові систем електронних платежів, електронної торгівлі тощо. При цьому, якщо у Цивільному кодексі (1963 року із наступними змінами, внесеними до нього) було багато обмежень щодо використання електронного документа, то новий Цивільний  кодекс 2003 року дозволив широке застосування електронних документіву цивільних правовідносинах.