Система документации в дореволюционной России

После заседания и подписания протокола канцелярия готовила «исполнительные  бумаги», содержавшие решение вопроса  и отсылавшиеся на места для исполнения. Генеральный регламент обращает особое внимание на то, что при отсылке  исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии. Все  коллегии между собой сносились  промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

Все решенные дела сдавались  в актохранилища, которые впервые по Генеральному регламенту получили европейское наименование - архивов и должны были стать особыми от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Для заведования архивами была учреждена особая должность - архивариус. По регламенту учреждалось два архива - один общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел, другой - финансовый - под наблюдением Ревизион-коллегии, причем был определен и срок сдачи дел в архив -через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись по алфавиту («алфавит дел»).

Специальная глава Генерального регламента устанавливала порядок  пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии  двух свидетелей. Стремлением сохранять  в тайне государственные дела продиктовано введение присяги для  канцелярских чинов. Им запрещалось  хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались  весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация  имущества, денежные штрафы, лишение  чина и др.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых  документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический  характер всех петровских преобразований.

Прежние учреждения - думы и  приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др.

Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями, переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

Существенные изменения  в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало  составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать  текст документа, сделать его  максимально удобным для чтения. Несколько ранее - указом от 22 февраля 1714 г. - губернаторам предлагалась форма  ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов  и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года».

Самостоятельным элементом  формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях  к нему примыкает обозначение  краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) окончательно формируется только в делопроизводстве министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

 

 

2. КОЛЛЕЖСКИЙ ЭТАП РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДОРЕВОЛЮЦИОННОЙ РОССИИ ПРИ ЕКАТЕРИНЕ II

 

Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 г. Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Реформа затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего лишь три из них - Иностранных дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату.

Особое значение для организации  делопроизводства имеет установленная  «Учреждением для управления губерний»  «иерархия властей и мест», определившая порядок сношений между собой  высших, центральных и местных  учреждений. В соответствии с этим порядком Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной  власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (Губернскому правлению, палатам гражданского и уголовного суда, Приказу общественного призрения и др.) губернатор давал предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места обменивались сообщениями: Губернское правление получало указы от Сената и раздавало указы подчиненным местам и лицам.

Этот иерархический порядок  взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном  делопроизводстве.

По «Учреждению для  управления губерний» порядок решения  дел был преимущественно коллегиальным: предварительно дело готовилось для  обсуждения, рассматривалось на заседании  присутствия, после чего готовились «исполнительные» бумаги. Штат канцелярских служащих составляли: секретари (старшие и младшие), протоколист, регистратор, журналист, канцеляристы, писцы, переводчики и толмачи (там, где это было необходимо), архивариус и некоторые др. Количественный состав штатных служащих зависел от количества решаемых дел. Но и при большом штате далеко не всегда канцелярии успевали вовремя подготовить дела к рассмотрению. Значительное время отнимала подготовка дела к докладу - наведение справок, переписка с другими учреждениями, отправка запросов на места и др., которая заканчивалась составлением докладной записки или выписки. Кроме того, передача дела в вышестоящую инстанцию требовала представления всего предшествующего делопроизводства.

Достаточно сложной была процедура документирования деятельности самого присутственного места. «Учреждение...»  вводило для этих целей протокол, или журнал заседания. Журналы подробнейшим образом отражали деятельность присутствия  по решению дел. Еще более усложнилась  система регистрации: каждая передача дела из одного стола в другой, от одного канцелярского служащего  другому, фиксировалась в реестрах.

XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

Губернская реформа 1775 г. в корне изменила систему центрального управления в Российской империи. В ее основу было положено разделение функций управления: административных, финансовых, судебных. Были созданы: губернские правления, казенные палаты, нижние земские суды, уездные казначейства, палаты уголовного и гражданского суда, сословные суды.

В результате реформы в 1775 г. были ликвидированы  все коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а  их функции переданы местным учреждениям. В созданных учреждениях сохранилась  структура коллегий, состав чиновников, организация работы с документами. Все решения принимались в  общем присутствии, а технологический  процесс обработки документов осуществлялся  в канцелярии. Сохранился коллегиальный  принцип принятия управленческих решений.

Закон 1775 г. особенно четко установил  определенный порядок «для сообщения  властей и мест», т.е. порядок переписки  между государственными учреждениями различных уровней. От вышестоящих подчиненным направлялись указы; подчиненные направляли в вышестоящие инстанции рапорты и доношения; равные инстанции посылали друг другу предложения и сообщения.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного. Изменения связаны прежде всего, с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным, что означало принятие решения голосованием.

Кроме того, указом 1700 г. столбцовая форма делопроизводства отменена и заменена листовой.

В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями. Преобразованы местные учреждения. Созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии.

По принципу принятия решений (коллегиальному) делопроизводство XVIII в. стало называться коллежским.

В истории российского  делопроизводства есть одна особенность, которую необходимо подчеркнуть, - зависимость  системы делопроизводства от действующей  системы управления. Вместе с тем, делопроизводство, как предмет исследования, имеет специфические черты и  особенные характеристики, которые  отличают его в разные периоды  истории. 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Андреева, В.И."Справочник секретаря и офис-менеджера"/ В.И. Андреева. – Коллектив Издательство: ЗАО ИД "МЦФЭР". - 2008 - 116с.
2. Барабагиев,  Г.В. Местное самоуправление/ Г.В. Барабагиев. - М.: изд-во Московского ун-та. – 2007. - 352 с.
3. Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция/ М.И. Басаков.- Ростов на/Дону: «Феникс». - 2001. – 278 с.
4. Басаков, М. И. Основы делопроизводства для менеджера/ М.И. Басаков.- Ростов на/ Дону: РГЭЛ. -  2005. – 193 с.
5. Белов, А. Н. Делопроизводство и документооборот/ А.Н. Белов. – М.: ЭКСМО. - 2006. – 372 с.
6. Богатеев, Р. Х Основы делопроизводства/ Р.Х. Богатеев. – Казань. - 2005. – 133с.
7. Васильев, А.В. Местное самоуправление: опыт, проблемы и перспективы/ А.В. Васильев. - М.: Граница. - 2002. - 235 с.
8. Волков, К.А. Документирование в управленческой деятельности / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова. – СПб.: СПбГАСУ. -2009. – 182 с.
9. Голикова, Н. Б. Государственные учреждения России XVI-XVIII вв/ Н.Б. Голикова. - М., Изд-во МГУ. - 1991. – 231 с.
10. Ерошкин, Н.Б. История государственных учреждений России/ Н.Б. Ерошкин. — М.: Высшая школа. - 1988. – 245 с.
11. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство(организация и технология документационного обеспечения управления):Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.:ЮНИТИ-ДАНА. -2001.-359 С.
12. Сиганова, Т.В. Делопроизводство и документооборот/ Т.В. Сиганова. – Омск: Издание ОмГУ. - 2004. – 190 с.