Штатное расписание: составление и оформление

Штатное расписание: составление и оформление

 

Одним из наиболее важных документов является штатное расписание, наглядно представляющее существующую структуру организации и штат работников, а также общий фонд заработной платы. Несмотря на применение этого документа в течение длительного времени практически во всех организациях, у работников кадровых служб возникают вопросы о порядке его составления, оформления и изменения. Рассмотрим подробнее нормы права, регулирующие данные вопросы.

 

Что такое штатное расписание и для чего оно необходимо?

 

Штатное расписание является документом, отражающим структуру и штат организации. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей работников, должностные оклады и персональные надбавки, общая численность и месячный фонд заработной платы организации или учреждения. Эти сведения необходимы руководителю организации для оптимизации работы учреждения, более эффективного использования трудовых и материальных ресурсов.

Для бюджетных учреждений штатное расписание имеет большое значение, поскольку с его помощью обосновывается расходование денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы. При составлении данного документа в первую очередь учитывается установленный фонд оплаты труда и нормативная численность структурных подразделений.

 

Обязательно ли составлять штатное расписание?

 

В ТК РФ не содержится прямого указания на обязательность этого. Упоминание о штатном расписании есть лишь в ст. 57 ТК РФ, устанавливающей обязанность указывать в трудовом договоре трудовую функцию, под которой понимается работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Однако из анализа норм кодекса и нормативных правовых актов, регулирующих трудовые отношения в отдельных сферах деятельности, следует вывод о необходимости составления данного документа. В частности, в ст. 6 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (ред. от 17.07.2009) указано, что при составлении и утверждении штатного расписания органа местного самоуправления, аппарата избирательной комиссии муниципального образования используются наименования должностей муниципальной службы, предусмотренные реестром должностей муниципальной службы в субъекте Российской Федерации. Пунктом 9 ч. 2 ст. 32 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 "Об образовании" (ред. от 17.07.2009) к компетенции образовательного учреждения отнесено установление структуры управления деятельностью образовательного учреждения, штатного расписания, распределение должностных обязанностей. Аналогичные упоминания штатного расписания как документа, который должен составляться в организации или учреждении, содержатся в иных нормативных правовых актах. Более того, для отдельных учреждений установлены типовые штатные расписания, как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов РФ. Например:

- Приказом Судебного  департамента при ВС РФ от 23.04.2007 N 54 (ред. от 03.06.2008) утверждена Инструкция  по организационно-штатной работе  в федеральных судах общей юрисдикции и системе Судебного департамента при Верховном суде РФ, в приложениях к которой содержатся образцы штатного расписания, а также образцы приказов об его утверждении;

- Приказом МВД РФ от 20.05.2004 N 309 (ред. от 30.12.2007) утверждены  Типовые штатные расписания изоляторов временного содержания подозреваемых и обвиняемых, подразделений охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемых, которыми штат сотрудников установлен в зависимости от лимита мест;

- Приказом Минобразования МО от 15.05.2009 N 1114 утверждены Примерные типовые штатные расписания государственных образовательных учреждений Московской области и муниципальных образовательных учреждений в Московской области в части реализации ими основных общеобразовательных программ, в котором численность штата поставлена в зависимость от вида образовательного учреждения и количества обучающихся.

 

Как правильно составить и оформить штатное расписание?

 

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). В пункте 2 этого постановления указано, что данная форма (N Т-3) применяется организациями независимо от формы собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ, в том числе бюджетными учреждениями. Как правило, штатное расписание оформляется при создании организации и в дальнейшем в него либо вносятся изменения, либо, в случае необходимости внесения большого количества изменений, может быть утверждено новое штатное расписание. Ниже приведем общий порядок составления и утверждения штатного расписания.

1. Составление проекта  штатного расписания. В небольших  коммерческих фирмах этим, как  правило, занимается руководитель  предприятия. В крупных фирмах (в  том числе в бюджетных организациях  и учреждениях, если за ними  закреплено право самостоятельно определять свои структуру и штаты) данным вопросом занимаются отделы кадров, отделы по нормированию и оплате труда, иные подразделения с аналогичными функциями.

2. Утверждение штатного  расписания. После одобрения руководителем  учреждения проекта штатного расписания издается приказ о его утверждении за подписью руководителя или уполномоченного им лица. Непосредственно штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. На практике часто руководитель учреждения также проставляет подпись на форме штатного расписания в верхнем правом углу рядом с графой "Утверждено", кроме того, иногда ставится печать учреждения. Такие действия законодателем не предусмотрены, но не ошибочны. Отметим, что не запрещено вносить дополнительные графы в форму N Т-3 (например, когда необходимо дополнить графу "Надбавки"), однако нельзя удалять существующие графы. Ниже приведем образцы названных документов.

 

                                                               ┌───────────┐

                                                               │    Код    │

                                                               ├───────────┤

                                                  Форма по ОКУД│  0301017  │

                                                               ├───────────┤

           Псковский краеведческий музей                по ОКПО│           │

      ────────────────────────────────────────                 └───────────┘

            наименование организации

 

 Штатное расписание  ┌────────────┬────────────┐

                     │   Номер    │    Дата    │

                     │ документа  │составления │

                     ├────────────┼────────────┤

                     │     8      │ 12.10.2009 │   Утверждено

                     └────────────┴────────────┘   Приказом организации

                                                   от "12" октября 2009 г. N 18

                                                       ──  ───────   ──      ──

  на период  с "2"   ноября  2009 г.     Штат в количестве   6.5   единиц

              ──  ─────────  ───                          ───────

 

 

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавки, руб.			Всего, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр.4)		Примечание
наименование	код				За ненорм. раб. день
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Администрация	01	Директор	1	18 000	1000			19 000
		Заместитель директора по научной работе	1	16 000	1000			17 000
		Главный бухгалтер	1	12 000	1000			13 000
		Заведующий отделом музея	1	10 000	1000			11 000
Специалисты	02	Главный хранитель фондов	1	10 000				10 000
		Научный сотрудник	1	9 000				9 000
Технический персонал	03	Уборщик	1	6 000				3 000
		Гардеробщик	0,5	4 000				4 000
Итого			7,5	75 000	4000			86 000

 

Руководитель     Начальник отдела кадров     Михеева         Г.Л. Михеева

кадровой службы  ───────────────────────  ──────────────  ───────────────────

                       должность          личная подпись  расшифровка подписи

 

Главный бухгалтер      Орлова                     Е.О. Орлова

                   ──────────────     ───────────────────────────────────────

                   личная подпись             расшифровка подписи

 

 

Псковский краеведческий музей

 

Приказ N 18

 

г. Псков                                                       12.10.2009

 

Об утверждении штатного расписания

 

В связи с необходимостью упорядочения и документального оформления структуры и штата организации

 

Приказываю:

 

1. Утвердить штатное  расписание в количестве 7,5 (семь  целых пять десятых) штатных единиц  с месячным фондом заработной  платы 86 000 (восемьдесят шесть тысяч) рублей и ввести в действие  на период с 02.11.2009.

2. Ответственным за исполнение  приказа назначить начальника  отдела кадров Михееву Г.Л.

 

Директор                      Семенов                       /В.А. Семенов/

 

Необходимо учитывать, что ведомственными правовыми актами может быть предусмотрено иное. Например:

- п. 2 Порядка утверждения штатных расписаний работников бюджетных учреждений МЧС России и гражданского персонала воинских частей войск гражданской обороны, утвержденного Приказом МЧС РФ от 24.09.2008 N 563, установлено, что утверждение штатных расписаний производится ежегодно в целях осуществления контроля за установлением численности работников учреждений и гражданского персонала воинских частей и определения размеров должностных окладов (тарифных ставок). Приложением 2 к этому порядку также предусмотрена иная по сравнению с приведенными выше форма штатного расписания и приказа о его утверждении, а также приказа о продлении действия штатного расписания;

- Приказом ФСИН РФ от 11.09.2008 N 554 утвержден Порядок утверждения штатного расписания гражданского персонала федеральных бюджетных учреждений уголовно-исполнительной системы, который предписывает особую форму штатного расписания;

- Приказом Минздравмедпрома РФ от 18.01.1996 N 16 введены в действие примерные формы штатных расписаний учреждений здравоохранения, а также Порядок составления штатного расписания учреждениями здравоохранения. В частности, п. 3 Порядка гласит: штатное расписание составляется всеми учреждениями здравоохранения и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно, но если в него не вносились изменения или они были незначительны, достаточно оформить перечень таких изменений без переутверждения штатного расписания на предстоящий год. Также указано, что главный врач (директор, заведующий, начальник) в графе "Утверждаю" штатного расписания ставит свою подпись и дату утверждения.

Таким образом, работникам кадровых служб необходимо отслеживать изменения норм права, регулирующих трудовые отношения в отдельных ведомствах.

 

Правила заполнения граф по оплате труда

 

Графы 5-8 формы N Т-3 предназначены для внесения сведений об оплате труда. В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке в рублевом исчислении. Кроме того, допускается внесение в эту графу данных в виде процента от выручки, доли или процента от прибыли, коэффициента трудового участия (КТУ), коэффициента распределения и пр. Такие рекомендации даны в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, изданных вместе с Постановлением N 1.

Если в организации несколько сотрудников занимают должности с одинаковыми наименованиями, а также выполняют одинаковые трудовые функции, для в них в штатном расписании должна быть установлена одинаковая оплата труда. С 01.01.2009 минимальный размер оплаты труда составляет 4 330 руб. в месяц*(1). Следует учитывать, что в настоящее время данная сумма относится не к окладу или тарифной ставке, а к оплате труда, включая надбавки. Поэтому оклад (тарифная ставка) может быть и менее 4 330 в месяц.

Напомним, при установлении заработной платы в федеральных бюджетных учреждениях необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 N 583 "О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений" (ред. от 29.09.2008).

Графы 6-8 содержат сведения о надбавках, то есть стимулирующих и компенсационных выплатах, установленных действующим законодательством РФ. К ним относятся надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, надбавки за ученую степень, выслугу лет, классность и т.д., а также установленные предприятием или учреждением надбавки за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. В графах 6-8 обязательно отмечается, за что и в каком размере устанавливается надбавка, допускается ли ее установление в виде процентов или коэффициентов. Если эти проценты или коэффициенты изменяются в зависимости от каких-либо условий (например, в зависимости от стажа), графы 6-8 допускается оставлять незаполненными, а в графе 10 делать ссылку на наименование документа, которым регулируется изменение процентов и коэффициентов.