Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел

 

 

Содержание

 

Введение            2

Глава I. Номенклатура дел, ее сущность и содержание    

1.1 Номенклатура дел: определение  и функциональное назначение  4

1.2 Оформление сроков хранения  дел       8

Глава II. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения и сводной номенклатуры дел    

2.1 Общий порядок разработки  номенклатуры дел            11

2.2 Особенности рассмотрения номенклатуры дел структурного подразделения                  21

Заключение                  22

Список использованной литературы              24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и  экономической деятельности, появились  новые виды документов, связанные  с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план. Одним из давно апробированных и эффективных инструментов систематизации и классификации крупных документальных комплексов, образующихся в процессе деятельности организаций, является составление номенклатур дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации  в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.

Цель курсовой работы – рассмотреть номенклатуру дел: виды, роль и значение.

Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи:

- проанализировать понятие  номенклатуры дел;

- рассмотреть оформление  сроков хранения дел;

- рассмотреть общий порядок рассмотрения номенклатуры дел;

- выявить особенности  рассмотрения номенклатуры дел.

Методика составления  номенклатуры дел, правил ее оформления, сроки хранения документов установлены  в нормативных документах

межотраслевого  действия. Для составления номенклатуры дел может быть использована примерная номенклатура дел утверждена  Минобразования России  от 06.05.02.  При составлении примерных номенклатур дел следует руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002), ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001), уставами или положениями об организациях, типовыми структурами организаций, планами и отчетами об их работе, ведомственными инструкциями по делопроизводству, в которых определяется состав документов и правила документирования управленческой и иной деятельности организаций.

Этап составления  номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение предусмотрен законом «Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией  Главархива  СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. №263)). В данных статьях описывается ход работы по подготовке и передаче дел в архив, составлению номенклатуры дел с учетом сроков хранения по новому перечню.

Все вышеперечисленные  издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

При оформлении управленческих документов следует  придерживаться соответствующих положений Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ  Р6.30 - 2003¹.

Глава I. Номенклатура дел, ее сущность и содержание

1. Номенклатура дел: определение и функциональное назначение

 

Организация эффективного делопроизводства предприятия немыслима без предварительного создания для этого соответствующих условий. Одним из таких условий и является, в частности, разработка номенклатуры дел.

Номенклатура дел —  это разработанный по установленной  форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых предприятием (организацией, учреждением) в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с  документами. Номенклатура дел необходима для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов и служит учетным документом в архиве организации для дел временного хранения до 10 лет включительно.

Номенклатуру дел подготавливает структурное подразделение. При  этом ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на канцелярию или на секретариат (секретаря).

При построении номенклатуры необходимо руководствоваться следующим:

- соблюдать единство  в подходе к организации учета, систематизации,

описанию, хранению и  поиску документов;

- применять индексацию  документов, обеспечивающую внесение в

соответствующие разделы  номенклатуры изменений, добавлений и  исправлений;

- следить за стабильностью индексов.

Номенклатура дел может  быть индивидуальной, примерной и  типовой.

Индивидуальная номенклатура дел отражает документы конкретной организации.

С целью унификации группировки  документов определенной категории  организаций с однотипным характером деятельности и составом документов разрабатывается примерная или типовая номенклатура дел.

Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, типовая — обязательный. Типовой  номенклатурой, как правило, устанавливается  единая индексация дел для организаций всей системы.¹

Примерная или типовая  номенклатура дел разрабатывается  вышестоящими органами и является базой  для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно  согласовывают с архивными учреждениями.

При разработке индивидуальной номенклатуры на базе типовой или  примерной обязательно учитывают  специфику конкретной организации.

Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается  с привлечением ведущих специалистов и согласовывается с канцелярией и архивом организации.

Каждая организация  обязана иметь свою номенклатуру дел независимо от того, существует ли примерная или типовая номенклатура дел. Рекомендуется сводная форма  номенклатуры дел, состоящая из номенклатур  всех подразделений. Сводная номенклатура дел подготавливается канцелярией на основе номенклатур подразделений и согласовывается с соответствующим архивным учреждением.

После утверждения сводной  номенклатуры дел руководителем  организации структурные подразделения  получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры организации.

Прежде чем составить  номенклатуру дел, необходимо тщательно  изучить состав, содержание и количество документов, циркулирующих в организации. При этом используются положения (уставы) об организации, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, список корреспондентов, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочные картотеки.

Выбор классификационной  схемы номенклатуры дел зависит  как от организационной структуры  построения аппарата организации, так  и от выполняемых ею функций, поэтому  классификационными делениями номенклатуры дел могут быть как внутренние структурные подразделения, так и управленческие функции.

В номенклатуру должны включаться все дела и документы, которые  отражают деятельность организации. Дела общественных организаций включаются в номенклатуру дел организации, при которой они созданы. В  номенклатуру включаются и незаконченные дела, поступившие из другой организации для их решения, а также все справочные картотеки к документам.

В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений  правительства, справочники, бюллетени, брошюры, указатели, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.), а также алфавиты и другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекc. В течение всего срока действия номенклатуры в ней своевременно проставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В номенклатуре указывается  наименование разделов и подразделов классификационной схемы и наименование (заголовки) дел.

Каждый документ характеризуется  рядом признаков.

Принято выделять шесть таких признаков²:

1. Номинальный. Основанием для группировки документов по этому

признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы.

2. Тематический. В этом случае объединяются документы одного

содержания, т. е. посвященные  одной теме.

3. Авторский. По этому признаку в одно дело объединяются документы,

составленные или одним лицом, или одним учреждением.

4. Корреспондентский. На каждого корреспондента заводится отдельная

папка, в которой группируется вся переписка с отдельным  лицом или предприятием.

5. Географический. Это разновидность корреспондентского признака. В

этом случае в одно дело объединяются документы разных корреспондентов, находящихся на определенной территории.

5. Хронологический. По хронологическому признаку группируются

документы за какой-либо определенный период. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность.

В некоторых случаях  документы группируются в дела по нескольким

признакам сразу.

По окончанию делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись  о количестве заведенных дел (томов).

 

 

 

 

1.2 Оформление сроков хранения дел

 

Большое значение для  повышения эффективности примерной  номенклатуры дел в качестве методического  пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел.     Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является «Перечень типовых управленческих документов», образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Для документов, не предусмотренных  действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим  комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.

Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность  и т.д.). При этом в примерной  номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».