Проведение презентаций: приемы, этапы

По окончании презентации  гостям вручаются рекламные издания, памятные сувениры. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое  количество информационных материалов, с тем, чтобы хватило на всех приглашенных и вместе с руководителем определить какие сувениры понадобятся для презентации.

В последние годы в  нашей стране широко распространились приемы гостей и другие виды деловых  и неформальных встреч. Подготовку к приему можно проводить в следующем порядке. [5, с.141]

Вначале необходимо разработать  программу приема, составить список приглашенных, порядок их размещения.

Размещать приглашенных на прием можно в соответствии с заранее заготовленными карточками с указанием фамилий. Правая сторона по этикету является более почетной, чем левая. Поэтому старшему по положению гостю и дамам нужно предлагать место по правую сторону. В международной практике принято, что при участии двух делегаций они размещаются лицом к лицу по обе стороны стола. Руководители делегаций располагаются в центре, секретари - на торцах стола. Этого правила можно придерживаться и в случае приема гостей из российских фирм.

Затем необходимо подготовить  помещение. Осмотрите помещение, в  котором будет происходить прием. Его следует проветрить, украсить (при возможности) цветами, проверить, достаточно ли стульев и другого необходимого оснащения.

Если приглашены зарубежные гости, не забудьте международный протокол флага. Государственный флаг является символом страны. При одновременном вывешивании или выставлении флажков делегаций нескольких государств их размер должен быть одинаковым. Флаги размещаются на одном уровне. По общему правилу, государственный флаг страны пребывания имеет право занимать наиболее почетное место. Часто флаги иностранных государств при одновременном вывешивании размещают в соответствии с алфавитным названием государств, при этом используется алфавит согласованного языка. Помните, что всякое неуважение, проявленное в отношении государственного флага иностранного государства, рассматривается как сознательно оскорбительное действие в адрес этого государства. Есть даже государства, в которых, согласно протоколу, перевернутый флаг символизирует состояние войны.

В часы встречи гостей особенно следите за своим внешним видом и поведением. Помните: по вашему внешнему виду судят не только о фирме, в которой вы работаете, но и о вашей стране вообще. Поэтому неукоснительно соблюдайте правила этикета и достойного поведения. Не шумите, не суетитесь, не бегайте, не привлекайте внимания своей одеждой - одеваться надо согласно общепринятым стандартам: не отставая от моды, но и не опережая ее. [5, с.142]

В жизни каждого человека встречаются  ситуации, когда он должен выступать  в качестве хозяина или гостя  и уметь правильно вести себя в этой роли. Круг таких ситуаций у секретаря может быть значительно шире, чем у других сотрудников фирмы. Нередко приходится для руководителя, его гостей приготовить и подать чай, кофе, напитки. Да и деловые приемы зачастую строятся сегодня с участием "хозяйки" фирмы, хотя роль хозяйки тут во многом условна. И все же хорошему секретарю не обойтись без знания, минимально необходимых правил. Они не относятся к полной программе (наподобие ресторанного обслуживания), а лишь к приемам типа фуршет, коктейль, чай, кофе.

Под сервировкой понимается подготовка стола и необходимых  для этого предметов: посуды, цветочных  ваз и, при необходимости, пепельниц. Главное, что здесь необходимо помнить: сервированный стол должен быть красивым, но на нем не должно быть ничего лишнего. Всю посуду, (скатерти, салфетки, полотенца следует держать в абсолютном порядке и безукоризненно чистыми. Нельзя использовать посуду разрозненную, с трещинами. Пусть она будет менее дорогой и менее нарядной, но сверкающей своей чистотой и в ансамбле.

На равном расстоянии друг от друга и ближе к краям  стола ставят мелкие большие тарелки (по количеству приглашенных). На мелкую тарелку ставят закусочную.

Справа от них кладут ножи (столовый, закусочный, рыбный), а  с левой стороны - вилки (столовую, закусочную, рыбную) выпуклой стороной вниз.

Рюмки, бокалы, фужеры ставят на расстоянии 3-5 см. от тарелки; маленькие  рюмки - для водки и вина; бокалы - для виноградного вина и шампанского; фужеры - для минеральной воды и  соков.

Салфетки из ткани  кладут, сложив их треугольником или колпачком, поверх закусочной тарелки. Бумажные салфетки помещают в маленькие вазочки и равномерно расставляют на столе. [5, с.142]

Ко всем блюдам с закусками  подают общие приборы: лопатки, ложки, щипцы, вилки.

Цветы украшают стол и создают торжественное настроение. Однако большие букеты цветов, помещенные к тому же в высокие вазы, будут загораживать сидящих. Поэтому ставят на стол цветы с коротко обрезанным стеблем в низких вазах.

Существенную роль играет умение вести застольную беседу. Обед на 7-8 персон более всего благоприятствует общей беседе. За столом с большим числом гостей беседу поддерживают трое или четверо гостей, сидящих рядом. Не рекомендуется заводить разговор с гостем, сидящим через соседа, не вовлекая его в общий разговор. Невежливо также, увлекшись разговором, поворачиваться к собеседнику всем корпусом, потому что в результате этого к другому соседу вы поворачиваетесь спиной.

Одно из главных правил сводится к тому, что во время  застолья вы должны обменяться хотя бы несколькими репликами, фразами с каждым из своих соседей (даже если вы не знакомы или ваш сосед не вызывает у вас интереса).

Для начала беседы можно  использовать любые темы: погода, еда, напитки, "братья наши меньшие", дети, новости из театральной и общественной жизни. Следует избегать острых разговоров о политике, религии, национальных проблемах или разговоров на профессиональные темы, которые могут быть не интересны всем. Разговоры о доходах, деньгах, недомоганиях могут испортить настроение окружающим. Плохим тоном считается резкая критика, злословие, использование старых шуток и анекдотов. Приветливое выражение липа, заинтересованность, доброжелательный взгляд, негромкий голос сделают застольный разговор приятным для всех. [5, с.143]

Фуршет. Поводом для него обычно бывают деловые переговоры, подписание торговых и других соглашений. Само понятие "фуршет" (по-французски "вилка") означает, что гости не едят, а как бы пьют и закусывают на ходу, так что во время фуршета к столам не ставят стулья. Меню такого приема может включать широкий ассортимент холодных блюд и закусок, и даже горячие закуски, десерт, горячие напитки. Закуски подают небольшими порциями - "под вилку", чтобы можно было есть без помощи ножа.

Коктейли. Такие приемы проходят в менее формальной и более непринужденной атмосфере, чем фуршет: гости переходят от одной группы к другой, знакомятся между собой, беседуют свободно друг с другом. На коктейль можно прийти и уйти в любой час в пределах указанного в приглашении времени. В меню приемов-коктейлей, в основном, включают напитки и мелкопорционные закуски в виде небольших бутербродов - канапе, сэндвичей, нарезанных треугольниками, ромбами, квадратами, кружочками.

Все закуски должны быть очень маленькими, в каждой должна быть специальная одноразовая вилочка или шпажка, с помощью которой гости берут бутербродик с блюда. Столовые приборы - вилки, ножи, тарелки на вечере-коктейле не предусмотрены.

В подаче алкогольных  напитков все решает мера и культура потребления. Для самых крепких  напитков ставят самые маленькие рюмки. Вина наливают соответственно их крепости в рюмки средней величины, шампанское - в высокие узкие бокалы, если таких нет, то можно налить его и в бокалы широкие и низкие и даже в тонкие стаканы.

Главное правило - все  коктейли готовятся в присутствии гостей. Поэтому, если устраиваете подобный прием впервые, нужно потренироваться накануне.

Проводя приемы, не забывайте, что общительность, дружелюбие никогда  не были лишними в имидже делового человека. Кроме того, элегантный деловой  костюм подчеркнет ваши достоинства.

Необходимо подумать об обуви. Не исключено, что секретарю  большую часть вечера придется провести на ногах, поэтому обувь должна быть не только красивой, но и удобной. [5, с.143]

При помощи этих несложных  рекомендаций секретарь сможет проявить себя вполне компетентным человеком в организации и проведении подобных мероприятий.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Итак, в вышеизложенном материале было рассмотрено понятие презентации, ее необходимость и значение в современном бизнесе, а также виды и цели презентаций в зависимости от направления деятельности фирмы или поставленных задач, поскольку определение цели - один из важнейших этапов организации презентации.

Также было уделено внимание аудитории проекта презентации. Чтобы презентация не прошла «впустую» и затраченные на нее средства оправдали себя в дальнейшем, необходима четкая адресность мероприятия.

Структура презентации  – своего рода общий шаблон, который  в определенной мере может меняться в зависимости от различных факторов.

Речевая подготовка презентации имеет очень большое значение в организации презентации, потому что от оратора и от того, как будет построена речевая часть зависит эффективность данного мероприятия.

Для предпринимателей презентация  – это реклама имени фирмы  или представление ее нового товара. Для служащего крупной корпорации опыт в проведении презентаций, позволяет ему эффективнее доносить свои идеи до начальства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.

Презентация помогает отдельным  лицам и организациям приобрести благоприятную заметность и таким образом достичь своих целей (при условии ее эффективности).

Я считаю, что презентация  является наиболее эффективным, а зачастую и единственно возможным способом убедить людей в чем бы то ни было. Знания способов, методов и приемов подготовки и проведения презентации, обязательно пригодятся в карьере менеджера.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Алешина И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник. – М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. – 480 с.
2. Горкина М. Б., Мамонтов А. А., Манн И. Б. PR на 100%. Как стать хорошим менеджером по PR – 3-е изд. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. – 240 с.
3. Джей Э. Эффективная презентация. – М.: Баланс-Клуб, 2004. –280с.
4. Рафел М. Как завоевать клиента /пер.с англ. Д.Раппопорте.- Минск: Питер, 2003 г. - 356с.
5. Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: «Издательство ПРИОР», 2005. – 227с