Процедура составления и оформления распорядительных документов

 

Решение оформляются на бланке решения (бланк конкретного вида документа). Пример оформления решения см. Приложение 7.

 

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Регистрация, контроль и хранение

  распорядительных документов

3.1 Регистрация и контроль документов

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «фикция факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них».

 

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, картонная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

 

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления.

 

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

 

3.2 Хранение документов

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

 

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

 

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

 

Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).

 

В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.

 

Например: «Приказы директора банка за 2000 г.»

 

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

 

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие распорядительные документы директивных и вышестоящих органов. Далее располагаются названия дел с распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).

 

02-01 Приказы и инструктивные  письма Комитета РФ по металлургии  по вопросам бухгалтерского учета  и отчетности

 

02-02 Приказы директора предприятия  по производственным вопросам. Копии

 

02-03 Приказы директора предприятия  по личному составу. Копии 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

 

Отличительной особенностью распорядительных документов является то, что они исходят только от вышестоящих организаций и от вышестоящих должностных лиц и обращены к нижестоящим, подчиненным организациям, отдельным лицам или группам лиц.

 

Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

 

В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

 

Правила оформления документов закреплены в правовых и нормативных актах, которые издают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.

 

Требования к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

 

Применение стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документа-ции. Требования к оформлению документов. - Введ. 2003-07-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003.

 

2 Типовая инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти, утверждена приказом Министерства  культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации от 8 ноября  2005 г. № 536. - М., 2006.

 

3. Басаков М.И. Кадровое делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2002.

 

4. Делопроизводство в кадровой службе. / Сост. Верховцев А.В. - М.: ИНФРА-М, 1999.

 

5. Документы по персоналу предприятия. / Сост. Басаков М.И. - Ростов-на-Дону: МарТ, 2001.

 

6. Правила составления и оформления служебных документов. - М.: ИНФРА-М, 2004.

 

 

7. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.

 

8. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.

 

9. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. - 400 с.

 

10.Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник/ Н.Н. Кушнаренко.-Киев.: Знания, 2006.-

 

11. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.

 

 

12. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003. - 90 с.

 

13. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005. - 272 с

 

14. Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЕР, 2003. - 235 с.

 

15. Справочник секретаря-референта: Практич. пособие / Автор-составитель М. И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс, 2005. - 368 с.

 

16. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 368 с.

 

17. Управленческая документация. Классификатор. - М.: Книга-сервис, 2003. - 274 с.

 

18. ЧувенковА. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 462 с.

 

   19.Зиновьева, Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие.- М.: ПРОФИЗДАТ, 2003, 208с.

 

. 20.Виды распорядит. документов. Постановление, решение, распоряжение, приказ // www.document-ved.ru

   21.Кузнецов. Т. В. Делопроизводство(Организация и технологии документационного обеспечения управления).//www.bibliotekar.ru

   22.Румынина. Л. А.Делопроизводство.// www.bugabooks.ru.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

Образец оформления постановления (с продольным расположением реквизитов)

 

 

Герб РФ

Наименование организации

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

__________________ ___________________________________

 

Дата Регистрационный номер документа

_________________________________________

 

Место издания документа

 

Заголовок к тексту постановления

 

 

Текст

Констатирующая часть

Вступление (указывают причину издания документа)

Доказательство (излагают основные факты)

Заключение (отмечают цель издания постановления)

Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

1. Действие, которое необходимо  предпринять

2. Срок исполнения

3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного  лица, на которое возложен контроль за исполнением)

 

 

Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

 

Визы согласования должностных лиц (включая исполнителя, юридические службы, финансовые органы и т.д.) — на оборотной стороне листа.

 

 

Приложение 3

Образец оформления распоряжения (с продольным расположением реквизитов)

 

 

 

Герб РФ

Наименование организации

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

____________________ _______________________________

 

Дата Регистрационный номер документа

 

_____________________________________

 

Место издания документа

Заголовок к тексту распоряжени

 

Текст

Констатирующая часть

Вступление (указывают причину издания документа)

Доказательство (излагают основные факты)

Заключение (отмечают цель издания постановления)