Проблемы документирования

Еще одна немаловажная проблема –  это взаимосвязь документоведения и архивоведения.

Объектом изучения и документоведения, и архивоведения является документ. Документоведение изучает документ в его историческом развитии, закономерности его образования, способы создания, принципы организации систем документации и документирования. Документоведение "ведет" документ с момента его создания до выполнения им функции, ради которой он был создан, после чего документ "выходит" из оперативной работы, становится хранителем ретроспективной информации, помещается в дело и через определенный промежуток времени уходит на архивное хранение, становясь объектом изучения и забот архивоведения.

Поскольку от группировки документов в первичные комплексы за висит скорость нахождения нужного документа не только в период текущего хранения, но и в последующем в архиве, все вопросы организации работы с документами с момента их классификации и группировки в дела становятся объектом совместного изучения и разработки и документоведения, и архивоведения.

Таким образом, на пути документа с  момента его возникновения до помещения его на постоянное хранение в архив, на определенном участке  он является объектом внимания двух научных  дисциплин - документоведения и архивоведения.

Первоначально документоведение выросло  из практических потребностей архивного  дела.Документоведение в этот период делало упор на исторические аспекты развития документов, систем документации, историю делопроизводства.

Возникнув в недрах архивоведения, документоведение взяло на вооружение многие методы изучения документов и  первичных комплексов, разработанные  архивоведением. Занимаясь системами  документации, документоведение не может  не учитывать требования, предъявляемые  к документам архивами, вытекающие из специфики архивного хранения.

Но в документоведении акцент изучения документа сместился. Центральными стали вопросы изучения закономерностей  документообразования, проектирования документов и систем документации, их унификация и стандартизация, организации документов в текущей деятельности учреждений [6].

Одной из наиболее дискутируемых проблем  является проблема стандартизации. В  разработке стандартов государственные  архивы сотрудничают исследовательскими архивами данных, изучая опыт описания электронных документов, принятый в  таких европейских архивах, как  Датский. Отдельной проблемой в  стандартизации является выбор формата  обмена информацией [7].

Существует и проблема сохранности  электронных документов. Существует опасность утраты многих файлов данных, а некоторые из них уже утрачены. Так как идут быстрые технологические  изменения, смена поколений компьютеров, старение магнитных носителей, разработка новых программных средств [7].

Правила регистрации, соответствующие  реквизиты и форма карточки в  документоведении повсеместно используются. Но есть ряд вопросов которые нужно уточнить, это такие вопросы как: должна ли быть регистрация только компьютерной, или возможна журнальная; как обеспечить передачу бумажных документов на исполнение при автоматизированной регистрации и д.

Переход на новые технологии не дает нам ожидаемого эффекта. Внедрение  компьютерных технологий в делопроизводство требует хороших знаний, не только в области автоматизации, но и  в делопроизводстве. Комплексная  автоматизация требует разработки оргпроэкта. Необходима разработка общегосударственных законодательных и нормативно-методических актов по автоматизации ДОУ [7].

Важнейшая, но вряд ли удостоенная  пристального внимания проблема –  вопрос о доступе к документам, содержащим персональные данные конфиденциального  характера. Законодательно установленный  период ограничения к подобным сведениям  – 75 лет со дня создания документа [7]. Но он нарушается. То есть закон есть, а как его исполнять нет. Также нужно увеличить срок ограничения к подобным сведениям. Ужесточить контроль по допуску к таким документам.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документоведение – наука молодая. На современном этапе она содержит ряд различных проблем, которые были перечислены выше ,как в теоретической части, так и в практической. Всем этим проблемам уделяется большое внимание, ведутся различные дискуссии, проводятся конференции, конгрессы, где обсуждаются эти проблемы. Документоведение не стоит на месте, оно развивается. Вместе с тем, решаются старые проблемы и появляются вновь новые.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник. – С. 148.
2. Ларьков, Н.С. Актуальные проблемы документоведения на современном этапе//Документ в меняющемся мире: Материалы первой Всероссийской научно-практической конференции. – С. 7.
3. Козлов, В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С.7.
4. Отле Поль. Руководство к администрированию. 2-е изд. М.-Л.: Изд-во «Техника управления», 1931. С. 19.
5. Кузнецова, Т.В. Проблемы взаимосвязи документоведения и архивоведения: http://bukvi.narod.ru
6. Попенко, А.А. Проблема хранения электронных документов на международных конгрессах и конференциях/ А.А. Попенко//Делопроизводство. – 2005. – №1. – С.54-57.
7. Кузнецова, Т.В. Проблемы автоматизации делопроизводственных процессов с позиции документоведения/ Т.В. Кузнецова// Делопроизводство. – 2004. – №2. – С.37-39.