Проблемы архивного хранения документов

Таким образом, все услуги архива можно  разделить на бесплатные и платные. К бесплатным услугам государственного архива можно отнести социально-правовые запросы граждан, составляющие основной костяк обращений в Государственный архив России:

- подбор документов для оформления  пенсий;

- рассмотрение запросов граждан,  пострадавших во время Второй мировой войны;

- справочная работа, связанная  с желанием потомков репрессированных  и реабилитированных граждан  ознакомиться с личными делами  своих родственников.

Однако существуют работы, выполнение которых не бесплатно, и это имеет  смысл. Например, много запросов поступает  от организаций, обращающихся с просьбой подтвердить право собственности  на землю, здание, и ответы на них  уже являются платной услугой. Кроме  того, документы архивов часто  используют для съемок фильмов исторического  плана. Но в каждом отдельном случае заключают договор и учитывают  массу деталей.

 

 

 

4. Хранение и учет архивных документов.

Государственные органы или органы местного самоуправления, организации  и граждане, занимающиеся предпринимательской  деятельностью без образования  юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в  т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения:

- кратковременные сроки хранения (менее 10 лет);

- долговременные сроки хранения (более 10 лет, включая постоянное  хранение).

В отношении особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, устанавливается  особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации настоящим законом запрещается.

Государственному учету подлежат все документы Архивного фонда  Российской Федерации независимо от места их хранения. Его порядок  определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом  исполнительной власти. Уникальные документы  подлежат также учету в Государственном  реестре уникальных документов Архивного  фонда РФ.

Также следует отметить, что документы  Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и  муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций  Российской академии наук.

Источниками комплектования государственных  и муниципальных архивов архивными  документами могут выступать  государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых  образуются документы Архивного  фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные  и муниципальные архивы.

 

5. Доступ к архивным документам и их использование

В Конституции РФ оговорено, что  каждый гражданин имеет право  пользоваться культурным наследием. То есть, он имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных  ему архивных документах, а также  копии архивных документов для любых  законных целей и любым законным способом.

Пользователь архивными документами  имеет право свободно искать и  получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых  средств и информации об этих средствах, а также подлинников и/или копий  необходимых ему документов.

Так, в Читальном зале Государственного архива РФ принимают всех посетителей  по направлению института или  по личному заявлению. Чтобы оформить заказ, необходимо обратиться в приемную Госархива, где есть образец анкеты. Но, так как пишут со всей страны, и требовать единообразия трудно, допустимой является и произвольная форма: «Прошу подтвердить факт… (с дальнейшим изложением информации)».

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется российским законодательством, устанавливаются  собственником или владельцем архивных документов.

Однако доступ к архивным документам может быть ограничен - в соответствии с международным договором России, законодательством страны, а также  в соответствии с распоряжением  собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной  собственности.

Также в федеральном законе «Об  архивном деле в РФ» указывается, что ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную  и иную охраняемую законодательством  РФ тайну, а также к подлинникам  особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, и документам Архивного  фонда РФ, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Существуют также ограничения  на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне  гражданина, его частной жизни, а  также сведения, создающие угрозу для его безопасности (на срок 75 лет  со дня создания указанных документов). Ранее этого срока оно может  быть отменено только с письменного  разрешения самого гражданина, а после  его смерти - с письменного разрешения его наследников.

Использование архивных документов, на которые распространяется действие закон об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований этого закона.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение

Так как документы Архивного  фонда РФ, находящиеся в частной  собственности, могут отчуждаться  или переходить от одного лица к  другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом, то федеральным законом на правопреемника возлагается обязанность уведомить  об этом соответствующий государственный, муниципальный архив, музей, библиотеку, организацию Российской академии наук, с которыми прежний собственник  заключил договор.

Если собственник особо ценных документов и охраняемых государством документов не выполняет свои обязанности  по хранению, учету и использованию  этих документов, что может привести к утрате ими своего значения, такие  документы по решению суда могут  быть изъяты у собственника в соответствии со ст.240 Гражданского кодекса РФ.

Также, в случае проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся  в частной собственности, организаторы торгов обязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведения проинформировать в письменной форме о месте, времени и об условиях продажи архивных документов специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти и соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, на территории которого проводятся торги. Нарушение данного порядка продажи архивных документов может служить основанием для возникновения права требовать в судебном порядке в соответствии с гражданским законодательством перевода на них прав и обязанностей покупателя.

Право собственности на архивные документы  независимо от их форм собственности  охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.

Архивные документы, находящиеся  в незаконном владении, подлежат передаче собственникам или законным владельцам в соответствии с международным договором России и законодательством РФ.    

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в т.ч.:

- специально уполномоченный Правительством  РФ федеральный орган исполнительной  власти;

- органы государственной власти  субъектов РФ (в т.ч. уполномоченные  органы исполнительной власти  субъектов РФ в области архивного  дела).

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации  предполагает следующее: юридические  лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении  законодательства об архивном деле в  Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством  РФ.

 

Заключение

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного  хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных  нормативных правовых актов, и в  первую очередь единых правил организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов. В них  не только сконцентрированы действующие  нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и  отражены накопленные архивистами  опыт и достижения современных технологий.

По закону право постоянного  хранения документов Архивного фонда  Российской Федерации имеют в  стране не только государственные и  муниципальные архивы, организации  Российской академии наук, но и государственные  и муниципальные библиотеки и  музеи.

Однако с его реализацией  связано возникновение определенных трудностей. В прошлом единый Архивный фонд РФ был разделен на три части - федеральные, региональные и муниципальные архивные документы. Это был достаточно логичный и понятный шаг, тесно связанный с проводимой в тот момент административной реформой. Однако, разделяя собственность на документы, никто соответствующим образом не изменил систему комплектования и хранения документов, существовавшую еще с советских времен. Наоборот, в ст.21 закона было введено положение, сохраняющее прежний порядок: документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Разделение собственности на документы тут же провело черту между «своими» и «чужими». Возник вопрос о финансировании работы региональных и муниципальных архивов с «чужой» собственностью.

В результате остро встал вопрос о документах территориальных подразделений федеральных органов власти, таких как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т.д. По новому закону получается, что вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в 15 федеральных архивов: два из которых располагаются в Санкт-Петербурге, один - во Владивостоке и двенадцать - в Москве. Таким образом, данный федеральный закон, сняв одни противоречия, породил другие.

Список литературы

1.Гражданский кодекс РФ.

2.Журнал «делопроизводство и документооборот на предприятии», сентябрь 2006 г.

3. Конституция РФ.

4. Специалисты Росархива - о Правилах 2007 г. // Отечественные архивы. - 2007. - №4. - С. 30-38.

5. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ. Положение о Федеральном архивном агентстве». - М.: Приор, 2005. - 32 с.

6. www.consultant.ru