Проблеми класифікації управлінських документів

Основна галузева документація

У залежності від напряму  і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації.

Так, у будівельно-монтажній  організації виробничий відділ в  якості основної використовує передану йому належним чином проектну будівельну документацію (титульні списки, генеральні та проектні плани, креслення фундаментів, схеми комунікацій тощо), машинобудівна  організація отримує машинобудівну, транспортна – транспортну, сільськогосподарська установа – аграрну, відділ освіти – документацію й форми бланків, затверджені Міністерством освіти і науки України , нотаріальна контора – одержує бланки згідно Закону про нотаріат і т.п. Окрім того, особливо у сфері матеріального виробництва, кожен функціональний підрозділ установи додатково створює свої види виробничо-прикладної документації.

Виробничо-прикладна документація

В установі, яка веде будівництво, може розроблятись також власна проектно-виробнича  документація на тимчасові споруди, вестись виробничо-організаційна  документація (сітьові графіки виконання  окремих видів робіт, графіки  поставки матеріалів, сировини та обладнання, журнали експлуатації баштових кранів) та створюватись відповідна експлуатаційно-технологічна документація (інструкції щодо виконання експериментальних робіт, порядок використання й роботи окремих механізмів тощо).

Окремі види виробничо-прикладної документації можуть бути розроблені й на промислових підприємствах. Так, на експериментально-дослідному заводі окрім типової документації, що надходить від проектного інституту, може розроблятись власна виробничо-конструкторська, експлуатаційна та виробничо-організаційна документація (технологічні карти тощо). В організаціях, що мають на балансі власне житло, додатково буде вестись своя виробничо-прикладна житлово-комунальна документація, що відображає стан його експлуатації. Окремі установи (промислові та сільськогосподарські підприємства, будівельні організації, вищі навчальні заклади), що мають на своєму балансі гуртожитки, дитсадки тощо змушені вести також відповідну виробничо-прикладну документацію щодо експлуатації свого комунального фонду (договори, угоди, акти про приймання і здавання приміщень, огляди і довідки про стань будівель тощо. Ця документація повинна вестись й відповідати тим же вимогам, що й документація з житловому фонду, яка знаходиться на балансі місцевих органів влади.

Транспортний відділ промислової  установи може додатково вести свою виробничо-прикладну транспортну  документацію (технічні характеристики транспортних засобів, картки обліку експлуатації автомашин, автопокришок, маршрутні листи, облікові відомості кілометражу, пального, запчастин тощо), відділ головного енергетика – енергооблікову документацію (акти підключення і розподілу енергоресурсів, баланс виробництва й використання електроенергії ) тощо.

Наукова документація

Технічний відділ установи також може вести свою дослідно-конструкторську, дослідно-технологічну, патентну та іншу наукову документацію. У виробничому об’єднанні чи корпорації технічний відділ розробляє технічні завдання на виконання науково-дослідних (НДР), дослідно-конструкторських (ДКР) і проектно-конструкторських (ПКР) робіт, веде розробку технічних проектів.

Співробітники технічного відділу дослідно-експериментального заводу складають робочу документацію на впровадження нових дослідних розробок, на нові види виробів, вони розглядають й приймають найбільш оптимальний варіант ескізних чи технічних проектів, складальних одиниць та приладів тощо. Документування патентно-ліцензійної роботи в організації полягає у веденні документації на винаходи, розробці експертних висновків, укладанні ліцензійних угод, складанні планів патентування винаходів, складанні експертних висновків по перевірці проетів на патентну чистоту тощо.

Праводілова документація

У період зростання конкуренції  кожна установа повинна вміти  захистити свій бізнес. Питання щодо висування претензій за поставку неякісної продукції, складання позовних заяв, судових звернень знаходять своє відображення в праводіловій документації установи, яку веде її юридичний відділ.

Навчальна документація

Упровадження новітніх технологій, комп’ютерної техніки, сучасних машин і механізмів вимагає від керівництва установи своєчасно ознайомлювати своїх співробітників із досягненнями в тій чи іншій галузі, проводити підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації на короткострокових курсах, навчально-практичних семінарах тощо. Цими питаннями, як правило, займається навчальний відділ та майстри виробничого навчання . Саме в цьому підрозділі установи може вестись чи розроблятись своя навчальна система документація (навчально-організаційна, навчально-дослідна та навчально-конструкторська).

Залежно від специфіки  діяльності установи вона може вести  й інші види документації, наприклад, документацію діяльності громадських  організацій,соціологічну, етнографічну тощо. Вся документація установи формується у справи й, відповідно до зведеної номенклатури справ із зазначенням термінів зберігання, передається згідно рішення експертно-перевірної комісії в архівний відділ або знищується. Зведена схема документації установи подана на схемі 1. (натисніть для завантаження).

Використана література:

Отле П., Библиотека, библиография, документация: Избранные труды пионера  информатики. – М., 2004.

Митяев К. Г., О методологии  класификации и экспертизы документов // Тр. / МГИАИ. – М., 1967. – Т. 25. Вопросы  методологи исторической науки,- С. 118 – 138.

Сокова А. Н., К вопросу  о документной систематике // Сов. Архивы. – 1976. - №4. – С. 29 – 38.

Сокова А. Н., Общие принципы построения систем документации // Развитие советского документоведения (1917 - 1981). Сб. научн. тр. / ВНИИДАД. – М., 1983. –  С. 27 – 40.

Кулешов С. Г., Документознавство: історія, теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАККіМ. – К., 2000. – 161с.

Сокова А. Н., Современные  системы документации в аспекте  документоведения // Сб. научн. тр. / АН СССР. – М., 1979. – С. 3 – 23.

Кулешов С. Г., Документознавство: історія, теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАККіМ. – К., 2000. – 161с.

Бездрабко В. В., Управлінське документознавство. К. 2006. – 174с.

Безпянська Г., Класифікація документів // Секретарь-референт, 2007-Січень. – С. 20 – 21.