Приказы по личному составу

Если с работником заключен срочный трудовой договор, то в графе «Дата» унифицированных форм № Т-1 и № Т-1а указывается дата приема на работу и дата, до которой заключен трудовой договор. Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, в ячейке «по» графы «Дата» ставится прочерк или пишется словами «не определено». Если работник оформляется на место временно отсутствующего работника, за которым место сохраняется в соответствии с законом, ширину граф в приказе, отведенных для даты, расширяют для соответствующей записи.

Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его увольнения.

Условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указывается в приказе без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием и проставляется в виде чисел. В графе о надбавках также проставляются числовые отметки. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая запись с указанием продолжительности испытательного срока. Отсутствие испытательного срока в договоре означает, что работник принят без испытаний.

Проект приказа визируется руководителем кадровой службы, подготовившей приказ, и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).

Подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

Обычно приказ изготавливается в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются копии.

На основании приказа (распоряжения) заполняется личная карточка (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а), делается запись в трудовой книжке1.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу подготавливается по унифицированной форме № Т-5 для одного работника и № Т-5а для группы работников2.

Перемещения (переводы) работника в организации могут носить различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием, перевод на другую работу беременных женщин, женщин, имеющих детей до 1,5 лет.

Переводы по характеру делят на постоянные и временные, а по основаниям: по инициативе работника; по инициативе работодателя; по иным обстоятельствам.

В статье 72 Трудового кодекса РФ сказано: «Перевод на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя, то есть изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора, а равно перевод на постоянную работу в другую организацию либо другую местность вместе с организацией допускается только с письменного согласия работника»1.

Таким образом, обязательно должно быть личное заявление работника с просьбой о переводе. Заявление должно иметь визу руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующую, что он не возражает против его перехода и визу руководителя подразделения, куда переходит работник. Если перевод проводится с материально ответственной должности или на материально ответственную должность, обязательно требуется и виза бухгалтера.

При перемещении внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.

На основании заявления или докладной записки составляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.

Если при переводах первоначально выработанные условия трудового договора претерпевают изменения, эти изменения вносятся непосредственно в текст договора или составляются дополнительные соглашения в качестве приложения к договору. Следует обратить внимание, что в тексте унифицированной формы приказа есть специальный раздел: основание – изменение к трудовому договору от … № …

Временные переводы проводятся в случае производственной необходимости на срок до одного месяца на работу, которая не была обусловлена трудовым договором.

Временный перевод не требует заключения дополнительного соглашения, издается лишь приказ по унифицированной форме № Т-5 или № Т-5а, в котором строка «изменения к трудовому договору» не заполняется, а указывается тот инициативный документ, на основании которого перевод проведен.

Подготовленный и завизированный приказ подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо, и работник под расписку знакомится с ним, ставя ознакомительную визу на первом экземпляре приказа.

На основании приказа о переводе делаются соответствующие записи в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС (МС)) и лицевом счете. Такие же записи вносятся и в дополнение к анкете в личном деле (если она ведется). Копия приказа передается в бухгалтерию.

Изменения, то есть данные о переводе на основании приказа, обязательно вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока с даты подписания приказа. Если на работника ведется личное дело, то все документы, которыми документируется процесс перевода, помещают в его личное дело.

Особенного внимания заслуживает такой вид временного перевода, как замещение отсутствующего работника. При этом возможны два варианта:

• освобождение работника, замещающего временно отсутствующего работника, от выполняемых им постоянно своих функций;
• возложение на работника дополнительно исполнения обязанностей по должности отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей1.

Оформление замещения с освобождением от своих обязанностей проводится так же, как обычный временный перевод, то есть используется форма № Т-5. если же работник на время замещения отсутствующего работника не освобождается от своих обязанностей, унифицированная форма о переводе не может быть использована, и приказ разрабатывается службой кадров.

Так как такие случаи в работе любой организации не единичны, можно разработать свою унифицированную форму, введя ее приказом руководителя.

Составление приказа о замещении необходимо даже в тех случаях, если в должностных инструкциях работников есть раздел «Взаимозаменяемость». Так как на работника будут возложены дополнительные функции, его согласие обязательно и особо должна быть оговорена оплата за замещение.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника подготавливается по унифицированной форме № Т-11, для группы работников – № Т-11а2.

Если поощрение не предполагает денежного вознаграждения, из текста приказа по форме № Т-11 исключается раздел «в сумме …». Однако, если виды поощрений предполагаются разные, на каждого работника издается отдельный приказ по форме № Т-11 или в форму № Т-11а вносятся изменения – «вид поощрения» переносится в виде дополнительного столбца. Изменения в форму надо внести приказом руководителя.

Основанием для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя подразделения. В представлении должно содержаться предложение о поощрении и мотивы его вынесения. Так как решение о поощрении принимает руководитель, на представлении должна быть его резолюция, в которой часто указывается и сам вид поощрения. Проект приказа готовится в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предлагается материальная форма поощрения – обязательно должна присутствовать виза главного бухгалтера организации. Завизированный приказ подписывается руководителем организации.

Работник знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре приказа. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие записи в личную карточку работника – форма № Т-2 (или № Т-2 ГС (МС)) и трудовую книжку. Запись в трудовой книжке о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока после издания приказа (распоряжения).

Приказ о дисциплинарном взыскании подготавливается на основе нескольких документов: докладная записка руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, и объяснительная записка самого сотрудника.

Так как причины взысканий разнообразны и наложение взыскания требует особенно тщательного обоснования, эти приказы, как правило, не имеют унифицированной формы (за исключением случая увольнения) и составляется службой кадров в текстовой форме.

В констатирующей части приказа о наложении дисциплинарного взыскания (замечания или выговора), прежде всего, указывается проступок, затем время его совершения или обнаружения проступка, так как сроки наложения взыскания ограничены. В постановляющей части приказа устанавливается вид взыскания: замечание или выговор, и основание, в котором перечисляются документы, послужившие основой для издания приказа (докладная записка, акт, объяснительная записка). Проект приказа должен быть завизирован руководителем отдела, где работает работник, привлеченный к ответственности, и юристом, который проверяет его на предмет соответствия законодательству.

Взыскания объявляются работнику обязательно под расписку в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать указанный приказ (распоряжение) составляется акт.

Если дисциплинарный проступок совершили несколько человек одновременно и мера наказания одинакова, можно составить общий приказ на всех.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику подготавливается на основе графика отпусков и заявления работника.

В организации может быть принят порядок, при котором сотрудники не пишут заявления на очередной ежегодный отпуск, а отдел кадров готовит приказ на основании утвержденного графика отпусков с уведомлением работника за две недели о начале отпуска. Заявления о предоставлении социальных, внеочередных отпусков и отпусков по личным обстоятельствам пишутся работником обязательно.

При оформлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»1. В том случае, если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по унифицированной форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», что характерно для периода летних отпусков и особенно в учебных заведениях2.

Новая унифицированная форма приказов, утвержденная 05.01.2004, отличается от ранее применяемой формы. В ней виды отпусков разбиты на подпункты: а – основной и б – дополнительный, с указанием продолжительности каждого вида отпуска1.

Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»2.

Достаточно часто в связи с производственной необходимостью работник отзывается из отпуска. В соответствии со ст. 125 Трудового кодекса отозвать работника из отпуска можно только с его согласия3. Отзыв из отпуска оформляется приказом. Так как утвержденная унифицированная форма такого приказа не предусмотрена, он составляется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа об отпуске.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку подготавливается на основе служебного задания. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а1.

Помимо фамилии, имени и отчества командируемого в приказе указывается цель, время и место командировки (берутся из задания) а при необходимости – источники оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-102.

Увольнение работника отражается в цепочке документов и начинается чаще всего с заявления или служебной записки. Однако основанием могут быть и другие документы. Например, решение о ликвидации юридического лица, приказ о проведении реорганизации (сокращение штатной численности), решение аттестационной комиссии; акт с подтверждением дисциплинарного проступка; акт о несчастном случае, объяснительная записка работника, протокол медицинского освидетельствования, приговор суда и др.

На основании личного заявления, служебной записки или других документов составляется проект приказа.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а – нескольких работников3.

Наибольшей точности требует указание причины ухода с работы со ссылкой на статью Трудового кодекса. Для формулировки этого раздела приказа можно воспользоваться правилами ведения трудовых книжек или инструкцией по заполнению трудовых книжек, в которых установлена общая схема записей об увольнении. Так как запись об увольнении в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа, требования к формулировкам в приказе и трудовой книжке едины.