Приказное делопроизводство XV – XVII вв

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с

которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Гриф печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Согласно ГОСТ 6.38-2004, составные части реквизита  «Гриф согласования» отделяют друг от друга одинарным межстрочным  интервалом,⁵ например:

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

НИИ статистики

А.Б. Ветров

05.05.2009

 

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа (письма, протокола и др.), то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Совета директоров ЗАО «Маяк»

от 05.05.2009 № 10

 

Если документ, проходящий стадии согласования, имеет  титульный лист, то грифы согласования располагаются в нижней части  титульного листа с правой и левой  стороны при количестве грифов согласования более двух. Если грифов согласования много и они не умещаются на самом документе, их оформляют на отдельном листе – листе согласования, а на самом документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

 

Положения об общих  принципах сотрудничества

 

СОГЛАСОВАНО Председатель  правления банка «Эльдорадо» С.С. Трофимов 17.05.2009

 

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО Торговый дом «Уют» О.П. Соколов 15.05.2009

 

 

 

 

 

 

 

СОГЛАСОВАНО Президент компании «Эдельвейс» М.Н. Лавров 17.05.2009

СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «ЛУЧ» А.Н. Рокотов 14.05.2009

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается  к проекту документа.

При наличии  возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей последовательности:

• с организациями, интересы которых затрагивает документ;

• с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

• с общественными организациями (при необходимости);

• с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

• с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет  четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров.

В журнале также  отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления  договора на согласование и дату возврата от специалистов помогает отслеживать  сроки согласования каждым специалистом, а также их нарушение.

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном  нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При  этом ответственность за соблюдение сроков согласования возлагается на специалистов, осуществляющих согласование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

При наличии  замечаний у согласующих лиц  к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

При организации  процесса согласования договоров следует  учитывать один нюанс. В локальном  нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право согласовывать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода согласующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания. Возможны случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того чтобы избежать возникновения таких ситуаций, в практике договорной работы существует прошивание листов договора с указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано,скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.

На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат. Он указывает кому предназначается указанная информация в документе. Адресат располагается в правом верхнем углу при угловом варианте расположения бланковых надписей, при продольном – адресат указывают сразу под надписями бланка. На бланках для письма адресат указывают на уровне реквизита «дата и номер документа» на русском языке под бланковыми надписями. Печатается реквизит «адресат» от 4 положения табулятора, что приравнивается 32 печатным знакам.

В состав реквизита "адресат" могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес. Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки. Правильно оформленный адресат позволяет при получении документа быстро определить должностное лицо или структурное подразделение, которому его надлежит передать на исполнение или рассмотрение.

При оформлении реквизита «адресат» необходимо соблюдать следующие правила:

1. Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

 

Пример 1

Министерство культуры

Республики Беларусь

 
Общий отдел

 

Пример 2

Министерство юстиции

Республики Беларусь

 

Управление адвокатуры и лицензирования

юридической деятельности

 

2. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном:

 

Министерство культуры

Республики Беларусь

 
Начальнику общего отдела 
г-ну Иванову А.В.

 

3. При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата:

 

Директору Государственного

Архива Минской области

 

Селеменеву В. Ф.

 

4. При направлении документа одного содержания в несколько однородных организаций их наименование указывают обобщенно в именительном падеже.

 

Пример 1

Республиканские органы государственного управления

 

 

Пример 2

Администрации районов Могилевской области

 

5. При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименование их должностей указываются  обобщенно в дательном падеже.

 

Пример 1

Руководителям республиканских органов государственного управления

 

Пример 2

Руководителям детских лечебных учреждений

 

6. Если письмо адресуется  лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень,  указывается звание или степень,  которые приводятся в сокращенном  виде непосредственно перед фамилией.

 

Пример 1

Зам. министра обороны

Республики Беларусь

Ген. – майору

Грачеву О.Е.

 

Пример 2

Ректору

Гомельского медицинского университета

Доктору медицинских  наук

Мельник Г.Я.

 

7. Во внутренних  документах, адресованных руководителю  структурного подразделения его  работниками, наименование организации  не указывается.

 

Пример 1

Нач. отдела кадров

Иванову И.Д.

 

Пример 2

Гл. бухгалтеру

Тананушко Е.Л.

 

8.  При адресовании  документа  частному лицу вначале  указываются фамилия и инициалы (имя и отчество) получателя, а  затем – почтовый адрес.

 

Пример 1

Аксеновой О.Л.

ул. Гастелло, д.47, кв.37

231300, г. Лида

Гродненской обл.

 

Пример 2

Вайчику В. Б.

ул. Галодеда, д.105, кв. 21

220000, г. Минск

На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов. Если насчитывается от 2 до 4 адресатов, то их данные указываются друг под другом. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адрес. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают.  Список на рассылку составляется и подписывается исполнителем документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Использование новых технологий в документировании.

Потребность в более широком распространении  информации нашла свое выражение в механизированном размножении фиксированных сообщений. Новый технологический прием фиксации и размножения письменного документа осуществлялся посредством печатного станка, а затем и других средств полиграфии.

Научные достижения, которых  добился человек за многие века, отразились и на документах. Потребность  в оперативной передаче информации и надежном ее хранении привела к возникновению фотографии, звукозаписи и т.д., а также к использованию телеграфа, фототелеграфа, факса и т.д. Так появились новые, более совершенные формы фиксирования и передачи информации. Открытие фотографической записи датируется 1839 г., когда получил известность фотографический процесс, названный дагерротипией.  В 1895 г. изобретен кинематограф (Франция). На кинодокументе содержание передано фотографическим способом в виде последовательно расположенных на кинопленке изображений. В начале XX в. появилась магнитная запись. Она осуществляется под влиянием магнитного поля путем изменения состояния носителя записи или его отдельных частей при воздействии сигналов записываемой информации. Различают запись с продольным и поперечным намагничиванием, а также термомеханическую запись.

Существует также электромагнитная и магнитооптическая запись. Первыми  появились фонодокументы с электрической  записью звука.

Одним из основных способов фиксирования информации является звукозапись - это запись звука на носителе. Документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, называют фонодокументами. Первые попытки записи звука относятся к 1807 г. Однако первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. Массовое производство пластинок было начато в конце 90-х годов XIX в.

В 70-е годы XX в. возникла оптическая запись информации сфокусированным  пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации. Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Документы, содержание которых  полностью или частично выражено перфорациями, матричной магнитной  записью, матричным расположением  стилизованных знаков и т.д., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов фиксирования информации, а лишь дополняет их.

Постоянное расширение способов записи (фиксирования) информации приводит к возникновению все более сложных нетрадиционных видов документов, которые сочетаются с традиционными документами, рукописными и печатными.

В зависимости от характера  знаковых средств фиксирования информации можно выделить текстовое документирование. В результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

Следует выделить и стенографию, как один из способов фиксирования информации. Стенография - это скоростное письмо особыми знаками, позволяющими быстро записать живую речь. Скорость записи достигается более кратким, чем в обычном письме, начертанием букв, а также применением ряда сократительных приемов. В наши дни, несмотря на обилие средств, обеспечивающих техническую фиксацию звучащей речи (диктофон), владение навыками стенографии по-прежнему высоко цениться Стенография используется на различным международных конференциях, встречах на высшем уровне, заседаниях правительства, пресс-конференциях и т.д.