Правила оформления реквизитов

Документ без регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы

Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его  регистрации в организации –  авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после  обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация  проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).  
 
Регистрация документов – это прежде всего их учет, кроме того, это придание документу официальности и установление ответственности организации.автора за содержание документа (для исходящих и внутренних документов), его прохождение через управленческую систему (для входящих документов).  
 
Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.  
 
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа.  
 
 
Гриф утверждения  
 
Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления). 
Процедура утверждения санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг должностных лиц, орга. низаций.  
 
Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:  
 
– утверждение документа руководителем; 
– утверждение изданием специального распорядительного документа.  
 
В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения. Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.  
 
Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом:

 
Утверждение изданием распорядительного  документа практикуется в тех  случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого  документа.  
 
В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. 
Например:

 

 
Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите “Гриф утверждения” центрировать элементы относительно самой длинной строки.  
 
 
 
Подпись  
 
Подпись – это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.  
 
Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.  
 
Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, если за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц.

Например: документы, в которых  содержатся сведения финансового, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер.

 
При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем  степени значимости занимаемых ими  должностей. 
Например:  
 
 
 
Документы, составленные совместно двумя (или более) организациями, подписывают руководители обеих (всех) организаций. 
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.  
 
Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например:  
 

В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога “за” перед наименованием должности  руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это  лишает документ юридической силы

Две подписи оформляются  на документах коллегиальных органов  – протоколы и выписки из них  подписывают председатель и секретарь.  
 
Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.  
 
Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации – автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.  
 
Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2–3 межстрочных интервала. 
В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы “И.О.” или “зам” и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога “за” или сокращения “врио” не допускается.  
 
Допускается в реквизите “Подпись” центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:  
 
 
 
В практике документирования в настоящее время широкое распространение получило использование штампа факсимильной подписи.

Факсимиле – аналог собственноручной подписи, который является ее механическим воспроизведением

Воспроизведение подписи  этим способом допустимо для заверения приглашений, извещений, внутренних документов. Документы, направляемые в другие организации, должны иметь собственноручную подпись. Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается в соответствии с Гражданским кодексом РФ (ст. 160) только при наличии соглашения сторон или соответствующего нормативного акта.  
 
 
Гриф согласования  
 
Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т. е. в других организациях) согласования.  
 
Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева. 
Например:

 
В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или  коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в  грифе согласования указывается  наименование этого документа (в  именительном падеже), наименование организации, дата и номер. 
Например:

 
Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.