Правила оформления и ведения документации по трудовым отношениям

Введение

 Большое значение в нашей жизни имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации.

Организации большое значение должны придавать оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу.  В результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов.

Ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Прежде всего это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом Федеральный закон от 30 июня 2006 г. П2102-ФЗ. Однако, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права. Кроме того организация и сама создает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. К ним отнесены коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры.

В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, впервые включено, описание содержания важнейших из них, в частности Трудового договора. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса, учитывая внесенные изменения. Полезно также иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснения всех его статей.

В связи с принятием новых законов, утверждением новых документов появляется много вопросов. Граждане, поступающие на работу, просто растериваются, когда от них в разных фирмах требуют разные документы. Они не знают, какой объем информации должен быть представлен будущему работодателю. Поэтому очень важно рассмотреть процесс регламентирования законодательными и нормативными актами РФ таких документов как трудового договора, приказов по личному составу, трудовых книжек, что позволяет юридически грамотно оформить трудовые отношения с работником.

Целью данной работы является изучение правил оформления и ведения документации по трудовым отношениям.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие, особенности  оформления, виды личной карточки  как обязательного документа  по учёту кадров.

2. Охарактеризовать личное дело  как необязательный документ  по учёту кадров, разобрав понятие, оформление и ведение личных  дел сотрудников, а также состав  документов личного дела.

3. Изучить правила оформления и  ведения трудовых книжек и  вкладышей к ним

 

 

 

 

Глава 1.Первичные документы трудоустройства

1.1. Сущность резюме

В повседневной практике трудоустройства все большую роль играет резюме документ, постепенна вытесняющий на второй план традиционные автобиографии и анкеты, но, по сути, выполняющий их функции, пусть и в несколько иной форме. Справедливости ради следует подчеркнуть, что грамотно составленное резюме вполне способно заменить и пространную автобиографию, объемистую анкету.

Более того, такой документ не только несложно составить, но и удобно изучать что, согласитесь, имеет существенное значение для сотрудника организации, уполномоченного документировать прием на работу. Каковы же требования к подготовке "Идеального" резюме? Общие сведения о подготовке резюме содержатся, в частности, в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.

В Соответствии с рекомендациями, резюме -- это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соискателе.

Структура резюме включает следующие элементы:

а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон);

б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения);

в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы);

г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства);

д) дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свиде_тельств, удостоверений о профессиональной подготовке, Сведения о рекомендациях Т. п.). Рекомендуемыми реквизитами  резюме являются:

- сведения об адресате (указываются в произвольной форме, в зависимости от способа доставки  резюме);

- наименование документа (слово «РЕЗЮМЕ», напечатанное прописными  буквами, располагается  двумя-тремя  межстрочными интервалами по  центру, без абзацного отступа);

- заголовок к тексту  документа( включает  фамилию, имя, отчество соискателя в родительском падеже, располагатся на один межстрочный интервал ниже наименования документа);

- текст документа (излагается  в вышеуказанной последовательности, разделы нумеруются арабскими  цифрами с точкой, располагается  на один – два межстрочных  интервала ниже заголовка к  тексту ,могут выделятся полужирным шрифтом или подчеркиванием. В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отспута с межстрочным интервалом шрифтом 10-12 кегля.

- подпись соискателя (с  указанием даты, личной подписи  и её расшифровки, располагается  на один интервал ниже).

При оформлении резюме целесообразно придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким -- такой документ проще и быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование. Оформление резюме не регламентировано никакими нормативно-правовыми актами. Однако существуют некоторые, не закрепленные в законодательстве правила составления этого документа, диктуемые в первую очередь интересами потенциального работодателя.

При составлении резюме необходимо следовать нескольким основным принципам. Во-первых, оно должно быть кратким, во-вторых, оно должно быть аккуратно написано. Третий принцип касается содержания резюме. Оно должно отражать профессиональные достижения соискателя. Образец стандартного резюме, составленного в хронологическом порядке.

 

 

 

1.2 Заявление соискателя о приёме на работу.

Рассмотрение  первичных документов трудоустройства  целесообразно начать с заявления соискателя о приёме на работу.

Заявление – документ, содержащий просьбу заявителя о содействии в реализации его законных прав или (и)  подтверждающий согласие (несогласие) заявителя на выполнение определённых действий1.

Заявление оформляется лично заявителем (от руки) на листах писчей бумаги формата A4 или бланках установленного образца. В заявлении не принято писать предлог « от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (прошу  не отказывать и т. п). 

Такое  заявление представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую:

- сведения об адресате (наименование должности, фамилии  и инициалы руководителя предприятия);

- сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, адрес  место  жителества );

- наименование вида документа  ( заявление );

-текст документа ( начинается  со слов «Прошу принять на  работу…», с указанием наименования структурного подразделения предприятия,должности и желаемой даты приёма на работу );

- подпись заявителя (с  указаниям дата написания, личной  подписи и её расшифровки ).К прочим реквизитам заявления о приёме на работу относятся резолюция и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление согласуется с руководителем структурного подразделения предприятия  (начальника цеха, отдела и т. п ),в в которое принимается на работу соискатель2.

ГЛАВА 2. Трудовой договор

 

2.1.Общие требования к содержанию трудового договора.

 

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим договором трудовую функцию, соблюдать действующие на предприятии правила внутреннего трудового распорядка.

В трудовом договоре указываются:

 

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших договор;

 

место работы (с указанием структурного подразделения);

 

дата начала работы;

 

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

 

права и обязанности работника;

 

права и обязанности работодателя;

 

характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

 

режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

 

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

 

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

 

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческий и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя, а также иные условия.

Трудовые договоры могут заключаться3:

 

на неопределенный срок

 

на определенный срок не более 5 лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен федеральными законами.

 

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

 

 

 

2.2. Заключение трудового  договора.

Заключение трудового договора представляет собой процесс, который включает в себя несколько стадий. К первой стадии относятся предварительные переговоры между потенциальными работником и работодателем по поводу условий будущего трудового договора.

На стадии предварительных переговоров лицо, поступающее на работу, должно представить, а работодатель, в свою очередь, обязан потребовать документы, необходимые для заключения трудового договора.

Трудовой кодекс РФ, в отличие от ранее действовавшего Кодекса законов о труде РФ, предусматривает перечень документов, требуемых при приеме на работу.

Согласно ст. 65 ТК РФПри заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник принимается на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;