Правила оформления документов

 

Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования  Республики Хакасия

Хакасский колледж  профессиональных технологий экономики и сервиса

(ГБОУ СПО РХ «ХКПТЭС»)

 

 

Группа Д-11	Работа защищена  с оценкой________________
Специальность 034702	«___»_____________2012 г.

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

Правила оформления документов

РК 12 034702 3661 ПЗ  

 

 

 

 

Руководитель  работы____________________________Т.Т.Хромина

Разработчик____________________________________В.Д.Буланова

 

 

 

2012

Содержание

Введение	3
1 Понятия о распорядительных документах	6
1.1 Виды распорядительных документов	6
1.2 Основные  требования к ведению документов	9
2 Оформление распорядительных документов на основе приказа	10
2.1 Краткая характеристика  организации	12
2.2 Этапы подготовки  распорядительных документов	13
2.3 Пути совершенствования   работы с документами	19

Заключение	23
Литература	25
Глоссарий	28
Приложения	30

 

 

 

Введение

Актуальностью курсовой работы является то, что  в  жизни  любого человека документы  играют огромную роль. Практически  в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает слово документ? В «Правилах делопроизводства федеральных органах исполнительной власти", утвержденных 15 июня 2009 г.  дается следующее определение термина: «Документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти»

Целью курсовой работы является изучение организационно – распорядительных документов. Для решения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить понятия распорядительных документов;
• -изучить виды распорядительных документов;
• -изучить основные требования к ведению документов;
• -изучить оформление распорядительных документов на основе приказа;
• -изучить этапы подготовки распорядительных документов;
• -изучить пути совершенствования работы с документами;

Объект курсовой работы  - документы. Предметом исследования является оформление распорядительных документов.

Источники, методы

Практическая  значимость данной курсовой работы состоит  в том, что ее данные могут послужить  для студентов информационным источником для расширения знаний по профессии  секретаря и специалиста документационного  обеспечения управления.

Работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка литературы,

глоссария, приложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятие распорядительных документов

1.1 Виды распорядительных документов

Распорядительные  документы - это документы, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность организации.

Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, указания; решения; постановления, распоряжения.   

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и  совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений). Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем  РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан  и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.     

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями  преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным поря

1.2 Требования  к ведению распорядительных документов

Распорядительные  документы оформляются на общем  бланке формата А4.В состав реквизитов входят: Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, наименование вида документа, дата, номер, место составления. Заголовок, текст, подпись, отметки о согласовании. Текст распорядительного документа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано решение. В ней могут быть перечислены факты, события и дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный  документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть может отсутствовать. Если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме, в приказе - ПРИКАЗЫВАЮ; в распоряжении - ПРЕДЛАГАЮ; в решении - РЕШИЛ. Эти слова печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, они зрительно выделяются, тем самым отделяют констатирующую часть от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. За тем с новой строки с абзаца следует текст, постановляющий части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными и не противоречить смыслу ранее изложенным распорядительным документам, четкими, ясными, и не допускающими разных толкований. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения, однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов , утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнение документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Таким образом, распорядительные документы очень важны в работе предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Оформление распорядительных документов на основе приказа

Приказ - важнейший правовой распорядительный документ, деятельности стратегических задач. Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов. Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов входят: 01 – Государственный герб Российской Федерации, если это соответствует Положению о Государственном гербе РФ. На этом месте

может быть помещен  герб субъекта РФ (02) или изображена символика(эмблема, товарный знак) организации (03);

08- наименование  организации;

10- наименование  вида документа;

14-место составления  и издания документа;

18- заголовок;

20- текст;

21- отметка о  наличии приложения;

22- подпись;

23- гриф согласования  документа4

24- визы согласования  документа;

27- отметка об  исполнителе;

28- отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело;

30- идентификатор  электронной копии документа.

Текст приказа  состоит из двух частей: Констатирующей и распорядительной. В констатирующей части  излагаются основания и причины, побудившие  руководителя издать приказ. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, без кавычек. Печатается с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После  слова приказываю ставится двоеточие. Если приказ предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты. Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подразделения, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо или структурное подразделение, которому вменяется контроль за исполнением приказа. В процессе разработки приказа составляется список рассылки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь после издания приказа организует ознакомление сотрудников организации с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям. В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа.  В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа(пункт), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

2.1 Краткая характеристика организации

Орджоникидзевский район, где находится районная больница, самый отдаленный район Хакассии. Население района составляет 12800 человек. Районная поликлиника является центральным  звеном по оказанию амбулаторно- поликлинической  помощи больным.

Структура поликлиники:

Районная больница является многопрофильным учреждением  на 103 коек и поликлиникой с плавной  мощностью 400 человек. Оказывает консультативную. Лечебно- профилактическую квалифицированную  медицинскую помощь населению. Осуществляет организационно – методическое руководство и контроль над деятельностью 3 участковых больниц. 4 врачебных амбулаторий и 15 ФАПов сельских территорий (3 из которых, относятся в качестве структурного подразделения к Копьевской ЦРБ- ФАП- д.Копьево, д.Большой – Сютик, д. Малый – Сютик). А так же:  хирургическое отделение, терапевтическое отделение, детское отделение, родильное отделение,  гинекологическое отделение, инфекционное отделение, приемное отделение, отделение «Скорая медицинская помощь»поликлиника, в состав которой входят кабинеты врачей и фельдшеров поликлинического приема: педиатрический, наркологический, фтизиатрический, стоматологический, отоларингологический, офтальмологический, дермато - венерологический, гинекологический.

кабинеты административно- управленческого аппарата, административно-хозяйственная часть, в службу которой входят: котельная, пищеблок, гаражи, прачечная, дезкамера.

В структуру  диагностических служб входят: клинико- диагностическая лаборатория, которая включает в себя биохимические исследования. Рентгенологический, флюорографический кабинет, выполняющий все методы рентген – исследований; Эндоскопический кабинет (ФГС); Функциональная диагностика (ЭКГ); Ультразвуковое исследование. 

За делопроизводство отвечает секретарь.

2.2 Этапы подготовки распорядительных документов

Приказ - важнейший правовой распорядительный документ, деятельности стратегических задач. Приказы по организации работы трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Кроме приказов по основной деятельности существуют приказы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов. Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. В состав реквизитов входят: 01 – Государственный герб Российской Федерации, если это соответствует Положению о Государственном гербе РФ. На этом месте