Правила оформления документов. Речевой этикет в документе

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ГОУВПО  «УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ  СОЦИАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра издательского дела и книгопечатания

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

на  тему: «Правила оформления документов. Речевой этикет в документе»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ижевск 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ		3
1.ПРАВИЛА  ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ		4
2.КУЛЬТУРА  СОВРЕМЕННОЙ РЕЧИ		9
3.РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ		10
ЗАКЛЮЧЕНИЕ		14
СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ		15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документ и документация играет непосредственно важную роль в жизни человека. Что же такое  документ? В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение  термина «документ».

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Деловой  стиль- это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их  производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Документ оформляется на основе правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства. Форма документов разных видов унифицирована.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной  излагаются причины, основания и  цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Языком  делового общения является официально-деловой  стиль - функциональная разновидность  языка, предназначенная для общения  в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система  языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными  задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей. Участниками делового общения являются органы и звенья управления - организации, учреждения, предприятия, должностные  лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые  они могут вступать в процессе управленческой деятельности, зависят  от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности. Эти отношения устойчивы и  регламентируются правовыми нормами, вследствие чего все информационные потоки организации имеют устойчивый целенаправленный запрограммированный  характер, отвечающий потребностям организации  и соответствующий ее месту в  иерархии органов управления.

Специфика делового общения выражается и в  том, что, независимо от того, кто является непосредственным составителем документа, а это, как правило, специалисты  структурных подразделений и  их руководители, а также от того, кому непосредственно адресован  документ. А это, как правило, руководитель учреждения и руководители подразделений, официальными автором и адресатом  документа почти всегда являются организации в целом. Именно поэтому, несмотря на то, что документ подписывается  одним лицом - руководителем организации, автором документа, как отмечают специалисты, является «коллективный  субъект». То же можно сказать и  об адресате документа.

Другой  важной характеристикой документного общения является адресность информации. Управленческая информация не может, быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие ее виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает. Более того, управленческий документ всегда «узко направлен», адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенным  фактором делового общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость управленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность – это всегда «игра  по правилам». Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности использования  одних и тех же языковых средств.

Другая  характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач, что является следствием определенной стабильности функций учреждения. Функции  учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. Следствием этого и  является то, что круг вопросов, по которым  создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации.

Обобщая сказанное, можно выделить следующие  свойства управленческой информации, вытекающие из условий делового общения: официальный характер; адресность; повторяемость; тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют  и определенные требования к управленческой информации, соблюдение которых может  обеспечить эффективность делового общения в сфере управления. Одно из важнейших требований, предъявляемых  к управленческой информации, вытекает их самого существа управленческой деятельности, суть которой заключается в принятии управленческих решений в целях  упорядоченного воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке  и использовании управленческой информации. Следовательно, эффективность  управленческой деятельности только тогда достаточно высока, когда для принятия решений используется актуальная информация, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность  информации как общее понятие  связано с целым рядом других понятий также характеризующих управленческую информацию с точки зрения ее ценности и эффективности, а именно:

- достоверность (объективность);

- убедительность (аргументированность);

- полнота (достаточность информации) и некоторые другие.

Требование  достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние  дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации связана  с задачей, побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько обоснован  будет документ, письмо, будет зависеть и его исполнение.

Требование  полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую  для принятия обоснованного решения  информацию. Глубина изложения вопроса  зависит от целей документа: в  информационном письме достаточно назвать  факты или события, в письме-просьбе  предмет письма должен быть точно  обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может  вызывать необходимость запрашивать  дополнительные сведения, порождая неоправданную  переписку.

В деловом  общении рассмотренные нами свойства управленческой информации и предъявляемые  к ней требования должны быть сохранены  и, следовательно, определенным образом выражены в языке и стиле документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения.

Основные  черты официально-делового стиля:

- нейтральный  тон изложения;

- точность  и ясность изложения;

- лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения. Управленческая информация, как отмечено выше, является официальной  по своему характеру, что свидетельствует  о деловой основе взаимоотношений  между автором и адресатом  документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции  между ними. Кроме того, участники  делового общения действуют от имени  учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а  не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Из языка  документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной  окраской (слова с уменьшительными  и ласкательными суффиксами, с  суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

К стандартным  аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т. д.

Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения  должны быть единообразны на  протяжении всего документа. Недопустимо  сокращать одно и то же слово  (словосочетание) по-разному или  писать его в одном месте  полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя  сокращать слово, если оно является  единственным членом предложения.

3. Не  допускается сокращение, если оно  может повлечь за собой двусмысленность в восприятии фразы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. КУЛЬТУРА СОВЕРЕМЕННОЙ РЕЧИ

В культуре речи современного типа, в которой превыше всего ценится возможность свободного выбора и полной реализации личности, «искусство общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус, сколько в умелом и разумном приспособлении его к конкретной ситуации. Наиболее высоко оценивается не буквальное соблюдение правил, а умение в случае необходимости нарушать их. Вместо обязательных предписаний и запретов поведения — творческое обыгрывание существенно более мобильных норм.

Строго говоря, культурой и речевым этикетом может быть признан только такой этикет, который предполагает возможность выбора. Вежливость начинается там, где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно, есть целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегда предполагает определенную избыточность, и с этим во многом связан его художественный, эстетический характер.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ

Этикет  – установленный порядок поведения  где-либо. Деловой этикет – это  порядок поведения, установленный  в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В деловой  переписке использование этикетных  средств также носит регламентированный характер.

Деловой этикет требует, чтобы документы  были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе  фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные  моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ  в просьбе, то он должен быть написан  в доброжелательном тоне с убедительными  объяснениями, чтобы оставалась возможность  продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.

Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать  в другую крайность - соревноваться  в чрезмерной вежливости. Неправильное представление о деловой вежливости приводит к появлению в документах выражений типа « Не откажете в  любезности...»; « Будьте так добры...» 

В деловых  кругах развитых стран принято пользоваться пособиями по деловой документации, в которых выделяется специальный  раздел, посвященный этикету и  содержащий список особых идиом, придающих  документу вежливый оттенок, но в  силу своей формальности превратившийся в своеобразное « этикетное клише».

Едва  ли возможен полный список рекомендуемых  выражений. Как богат язык, так  богаты и формы выражения вежливости, несмотря на сухость, официальность  и жёсткие стилистические рамки  деловых документов. И дело заключается  в изложении фактов и просьб, в  аккуратности оформления и чёткости стиля, наконец, даже в своеобразном деловом « церемониале», т.е. правилах составления, подписания, прохождения  и реализации документов. Так, вряд ли адресат, даже находящийся в подчинении у авторов документа, с удовольствием воспримет письмо, в котором чувствуется пренебрежение к нему: « Направляем к вам доработанный проект устава... Просим рассмотреть и утвердить». Пренебрежение здесь проявляется в том, что авторы письма не допускают возможности, что документ может быть и не утверждён. В данном случае ошибка может быть устранена, если в письме после слов « Просим рассмотреть» добавить фразу « и в случае положительного решения...» либо исключить слово « рассмотреть», оставить просто: « Просим утвердить».