Правила документооборота форм первичных учетных документов бюджетных учреждений

 

 

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………3

1.Формы первичных учетных  документов бюджетных учреждений………………………………………………………………………..4

2.Правила документооборота  форм первичных учетных документов  бюджетных учреждений………………………………………………………….8

Заключение……………………………………………………………….10

Список литературы……………………………………………………….11 

Введение

 

Бухгалтерский учет в бюджетных  организациях имеет свои специфические  особенности, обусловленные законодательством  о бюджетном устройстве и бюджетном  процессе, инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете.

К бюджетным относятся организации, основная деятельность которых полностью или частично финансируется за счет средств бюджета на основе смет доходов и расходов. Обязательным условием является открытие финансирования по смете ведения бухгалтерского учета и отчетности в порядке, предусмотренном для бюджетных организаций.

Отнесение организаций к бюджетным определяется уставом, учредительными документами, а также соответствующим финансовым органом.

Все хозяйственные операции, проводимые в бюджетном учреждении, оформляются первичными документами, на основании которых ведется  бухгалтерский учет.

Основными задачами данной работы являются:

1. рассмотреть основные формы первичных учетных документов и правила их составления;
2. определить этапы документооборота первичных учетных документов бюджетного учреждения.

Цель данного реферата – определить основные принципы обработки  первичной учетной информации в  бюджетном учреждении.

Первичные учетные документы  являются важным звеном в построении бухгалтерского учета, поэтому данная тема является актуальной.

 

 

1. Формы первичных учетных документов бюджетных учреждений

 

Согласно законодательству РФ установлено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они:

1. составлены по унифицированным формам, утвержденным законодательством Российской Федерации;
2. формы первичных учетных документов, используемых государственными (муниципальными) учреждениями;
3. собственные формы первичных учетных документов организации.

Формы первичных учетных  документов, по которым не предусмотрены  типовые формы первичных учетных  документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности утверждаются учетной политикой  организации.

Унифицированные формы первичных  документов состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть формы  документа содержит следующие общие  для всех форм документов реквизиты:

1. наименование формы документа;
2. код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
3. дату, на которую представлены содержащиеся в документе сведения;
4. наименование субъекта учета, составившего документ, и соответствующий код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
5. наименование учредителя, наименование федерального органа государственной власти, федерального государственного органа, осуществляющего функции и полномочия учредителя в отношении учреждения, созданного Российской Федерацией (субъектом Российской Федерации, муниципальным образованием);

6. наименование структурного подразделения субъекта учета, в котором сформирован документ;
7. наименование единицы измерения в валюте Российской Федерации и код по Общероссийскому классификатору единиц измерении в иностранной валюте и соответствующий код по Общероссийскому классификатору валют.

В зависимости от технологии обработки учетной информации в  первичные учетные документы  могут быть включены дополнительные реквизиты, не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету.

Содержательная часть  формы документа представляется в виде табличной и текстовой  частей, содержащих наименования показателей, а при наличии - кодов показателей  по соответствующим классификаторам  технико-экономической информации, а также содержание операции и  соответствующие значения в натуральном  и денежном выражении.

Оформляющая часть формы  документа содержит подписи (с расшифровкой) должностных лиц, ответственных  за содержащиеся в документе данные, дату подписания документа. Кроме того, должны быть указаны должность исполнителя, подпись с расшифровкой, номер контактного телефона.

При ведении бухгалтерских  книг листы книги должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов должно быть заверено руководителем  и главным бухгалтером субъекта учета и скреплено печатью  субъекта учета.

За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление  первичных учетных документов несут  ответственность лица, создавшие  и подписавшие эти документы.

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами.

Записи в первичных  учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и  средств автоматизации. Свободные  строки в первичных учетных документах прочеркиваются.

В первичных учетных документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Исправление ошибки в первичном  учетном документе должно быть оговорено надписью: «Исправлено» и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Отдельно рассмотрим некоторые  формы первичных учетных документов бюджетных учреждений.

Расчетно-платежная ведомость(код 0504401) применяется для отражения начислений по оплате труда работникам учреждения, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца и суммы причитающейся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда и иных сумм удержаний.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 050421) применяется для оформления выдачи материальных ценностей в  использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а  также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно за единицу.

Ведомость утверждается руководителем  учреждения и служит основанием для  отражения в бухгалтерском учете  учреждения выбытия материальных запасов, объектов основных средств стоимостью за единицу до 3000 рублей включительно.

Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501) применяется при оформлении выдачи из кассы денежных средств подотчет нескольким лицам (взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу).

Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат: на заработную плату, хозяйственные  расходы, командировочные расходы  и другие нужды.

По результатам выдачи денежных средств по Ведомости (ф. 0504501) оформляется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002).

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) применяется для оформления решения о списании материальных запасов и служит основанием для отражения бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов.

В случае расходования материальных запасов производится на основании  документов, утвержденных руководителем  учреждения, указанные документы  прилагаются к Акту (ф. 0504230).

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения.

Табель учета посещаемости детей (ф. 0504608) (ф. 0504608) служит для учета посещаемости детей в учреждениях, в том числе в целях последующего начисления сумм, причитающихся к уплате родителями за содержание детей в этих учреждениях. Табель (ф. 0504608) заполняется на каждую группу отдельно. Дни посещения ребенком учреждения в табеле не отмечаются, дни непосещения отмечаются в соответствующей графе буквой "Н", выходные дни - буквой "В".

Табель (ф. 0504608) подписывается ответственным лицом, назначенным руководителем учреждения (воспитателем) и руководителем учреждения.

 

2.Правила документооборота форм первичных учетных документов бюджетных учреждений

 

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности. 

 Разрабатывает  график документооборота главный  бухгалтер, а утверждает руководитель  предприятия. График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. 
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.  
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.  Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.  Для каждого документа в бухгалтерском учёте существует свой путь движения, то есть свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов: 

1. составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению; 
2. передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки; 
3. проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка; 
4. обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа: 

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод  натуральных и трудовых измерителей  в обобщающий денежный измеритель.

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию.

• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа; 

 5.сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров. 

Правила ведения  бухгалтерского учета предусматривают  срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством  установлены различные сроки  хранения типовых управленческих документов

Первичные учетные документы  до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов несет руководитель учреждения.

Изъятие первичных учетных  документов может производиться  только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговыми инспекциями и налоговой  полицией на основании постановлений  в соответствии с действующим  законодательством

Заключение

 

На основе данной работы можно сделать следующие выводы.

Первичная учётная документация является одним из важнейших элементов  метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых  для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью учреждения. Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме, так и по содержанию. Свой документооборот существует для каждого первичного документа. Значение учётных документов для бюджетных учреждений очень велико. Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта