Последовательность расположения документов в деле

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и др., группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (одного названия) по всем организациям, например: «Годовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении  переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы  группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

 

2.5. Документы социального характера.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

В личные дела группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации в следующей последовательности:

1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
2. заявление о приеме на работу;
3. направление или представление;
4. анкета (личный листок по учету кадров);
5. автобиография;
6. документы об образовании;
7. выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
8. дополнения к анкете (личному листку по учету кадров);
9. справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Для четкой организации  документационного обеспечения  управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера – сохранены.

Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Система хранения информации стала формироваться  одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения  их на хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов».

2. М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов. Курс делопроизводства: Домкументационное обеспечение управления. – М.:ИНФРА – М;Новосибирск:Сибирское соглашение, 2001.-296с.

3. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011-93).-М.:Изд-во стандартов, 1994.-122с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301001
ОАО «Дом»		по ОКПО
наименование организации

 

 

		Номер документа	Дата составления
	ПРИКАЗ	23	02.02.2011

(распоряжение) 
о приеме работника на работу

 

 

	Принять на работу		Дата
		с	02.02.2011
		по

 

 

		Табельный номер
Иванова Петра Сергеевича		186
фамилия, имя, отчество
в	Отдел кадров
	структурное подразделение
Инспектор по кадрам
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
постоянно
условия приема на работу, характер работы

 

 

с тарифной ставкой (окладом)	10500	руб.	00	коп.
	цифрами
надбавкой	3000	руб.	00	коп.
	цифрами

 

с испытанием на срок

два

месяца (ев)

 

 

Основание:

Трудовой договор от «

02

»

февраля

20

11

г. №

186

 

 

 

Руководитель организации	Гл. директор				А.В. Орлов
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

 

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		«	02	»	февраля	20	11	г.
	личная подпись