Порядок передання справ до архівного підрозділу

- інформувати керівництво установи з питань, що входять до компетенції ЕК.

На етапі діловодства експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства та структурних підрозділів під методичним керівництвом архіву установи. До проведення експертизи цінності залучаються члени ЕК.

Проведення експертизи цінності значно полегшує поділ документів, утворюваних в установі, на три групи: основна документація, оперативно-довідкова документація, документація з особового складу. [9]

До основної документації, що найповніше відображає основну діяльність установи, належать:

- нормативно-правові акти органів державної влади (постанови, укази, розпорядження, рішення), які стосуються діяльності даної установи;

- організаційна документація (статути, положення, штатні розписи тощо);

- розпорядча документація (накази або розпорядження з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і документи до них;

- планово-звітна документація (перспективні й річні плани, зведені й річні звіти, баланси тощо);

- інформаційно-аналітична документація (довідки, доповіді, доповідні записки, огляди, висновки, зведення, які відбивають основну діяльність установи);

- листування з питань основної діяльності установи (як правило, провадиться внутрішня експертиза цінності справ з листуванням);

- інші категорії документів (з питань організації виробництва, будівництва, з винахідництва й раціоналізації, розроблення і впровадження новітніх технологій тощо).

Основна документація, як правило, має постійний строк зберігання (для установ - джерел формування НАФ) або тривалий строк зберігання - до ліквідації установи (для установ, у діяльності яких не створюються документи НАФ).

Оперативно-довідкова документація містить відомості, необхідні для поточної практичної діяльності (документи з бухгалтерського обліку та звітності, з питань матеріально-технічного постачання, з адміністративно-господарських питань тощо). Для цієї категорії документів встановлюються тимчасові (від 1-го до 10-ти років) або тривалі (понад 10 років) строки зберігання залежно від практичної потреби в таких документах.

Документація з особового складу (особові справи співробітників, особові картки співробітників, накази з особового складу, особові рахунки, акти про нещасні випадки та інші документи) має тривалі строки зберігання (як правило, - 45, 50, 75 років). Саме до цієї документації часто звертаються для наведення довідок за заявами громадян про трудовий стаж, заробітну плату та з інших питань.

Проведення експертизи цінності слід розпочинати з перегляду документів служби діловодства, потім - функціональних структурних підрозділів (виробничі відділи, бухгалтерія). [11]

У кожному структурному підрозділі переглядають спочатку найбільш важливі та узагальнюючі документи, що якнайповніше характеризують основну діяльність установи, з метою їх відбору на постійне зберігання. На зберігання відбирають передусім оригінали документів, і лише в разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії. Дублетні документи (розмножені в кількох примірниках і направлені до різних структурних підрозділів) підлягають знищенню. Однак, якщо дублетний документ має цінні відмітки, що відсутні в оригіналі, або оригінал знаходиться в поганому стані, то такий документ слід залишити на зберігання.

Поглинання змісту найбільшою мірою стосується планової та звітної документації. Зміст місячних планів поглинається квартальними планами, зміст квартальних - річними, річних - перспективними. Те саме стосується звітів. Отже, на постійне зберігання відбираються зведені документи, що поглинають зміст первинних.

Експертизу цінності документів забороняється проводити лише за заголовками справ, зазначеними на обкладинках, оскільки впродовж року при формуванні справ до них могли потрапити й інші категорії документів. Тому обов'язково має проводитись аналіз фактичного змісту документів, що містяться у справі, шляхом її поаркушного перегляду. Якщо під час перегляду справи виявлено, що поряд з документами постійного зберігання вона містить значну кількість документів тимчасового зберігання, то справу необхідно переформувати. [5] При цьому документи постійного зберігання відокремлюються від документів тимчасового зберігання і формуються в окрему справу. Обов'язково переглядаються справи з позначкою «ЕПК». Якщо в них експертизою встановлено наявність документів постійного зберігання, вони підлягають переформуванню. Підлягають обов'язковому поаркушному перегляду справи з листуванням, оскільки в них можуть бути присутні документи, що містять важливу інформацію про основну діяльність установи.

Документи постійного зберігання, вилучені зі справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення новосформованих справ здійснюється лише по завершенню експертизи цінності документів.

Під час проведення експертизи цінності зі справ постійного та тривалого зберігання вилучають:

- документи, які не стосуються справи;

- особисті нотатки і чернетки;

- неоформлені копії;

- супровідні листи, якщо вони не доповнюють змісту основного документа;

- реєстри документів на розсилку;

- металеві скріплення (скріпки, булавки).

У процесі експертизи цінності документів вирізняють чотири групи справ:

- постійного зберігання (документи НАФ), що підлягають у подальшому передаванню до державних архівних установ або архівних відділів міських рад;

- тривалого зберігання (понад 10 років), що передаються до архіву установи;

- тимчасового зберігання (до 10 років);

- ті, що підлягають знищенню у зв'язку із закінченням строків їх зберігання.

Справи постійного і тривалого зберігання готують до передавання до архіву установи.

Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, що йде за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2012 р., починається з 1 січня 2013 р.

2.2. Оформлення справ

Формування справ завершується після закінчення року, коли підшито останні документи за цей рік. Протягом ще двох років справа може використовуватись у роботі, а потім її оформляють для подальшого зберігання в структурному підрозділі або передавання на архівне зберігання.

Оформлення справ - це їх підготовка для зберігання відповідно до встановлених архівних правил. Оформлення справ здійснює працівник, який відповідає за ведення діловодства у структурному підрозділі. Залежно від цінності документів та строків зберігання справ проводиться їх повне або часткове (спрощене) оформлення. [6]

Справи тимчасового зберігання з метою економії коштів і часу підлягають спрощеному оформленню. Насамперед, перевіряється їх відповідність номенклатурі справ, однак аркуші не нумеруються і залишаються в теках або швидкозшивачах, засвідчувальні написи не складаються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

Основну увагу приділяють справам постійного та тривалого зберігання та з особового складу. Відповідно до архівних правил проводиться їх повне оформлення, що включає такі операції:

- пересистематизацію документів справи;

- нумерацію аркушів у справі;

- складання (у необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;

- складання засвідчувального напису;

- оправлення справи;

- оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

- внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви установи або структурного підрозділу, реєстраційного індексу справи, крайніх дат, заголовка справи).

Для зручності користування справами має проводитись їх пересистематизація, тобто розміщення документів за хронологією надходження (від січня по грудень).

З метою забезпечення збереженості і закріплення порядку розміщення документів, включених до справи, всі їх аркуші (крім засвідчувального напису і внутрішнього опису) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м’яким олівцем або механічним нумератором. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів є неприпустимим. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо. Аркуші справ, що складаються з кількох томів або частин, нумеруються в кожному томі (частині) окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що є окремими аркушами справи, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому куті.

Аркуші, більші за формат А4, підшиваються за один бік і нумеруються як один аркуш у правому верхньому куті, а потім фальцюються до розмірів формату А4.

Аркуші з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумерується як один аркуш. Якщо до документа підклеєно одним боком інші документи (вирізки, вставки до тексту, переклади тощо), то кожен документ нумерується окремо.

Підшиті в справах конверти з укладеннями нумеруються валовою нумерацією аркушів справи, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім - кожне вкладення в конверті.

Документи з власною нумерацією аркушів, підшиті у справах, зберігають таку нумерацію, якщо вона відповідає послідовності розташування аркушів у справі. [6]

За наявності в нумерації аркушів справи численних помилок здійснюється їх перенумерування, під час якої старі номери закреслюються однією похилою рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності в нумерації аркушів окремих помилок допускається застосування літерних номерів аркушів (51-а, 142-6 тощо).

Внутрішній опис документів складається до деяких категорій справ, наприклад таких, облік яких зумовлений специфікою даної документації (з грифом обмеженого доступу, особові та судові справи, про присудження вчених ступенів і звань тощо). Складати внутрішній опис рекомендується також на справи, заголовки яких недостатньо розкривають зміст документів, що у подальшому полегшує користування ними, пошук необхідної інформації. Необхідність складання внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією з діловодства. Наприклад, складання внутрішніх описів до справ, що містять накази з особового складу, стає в нагоді при користуванні ними.

Внутрішній опис складається на окремому аркуші за формою, що містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розміщено кожен документ.

До внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому зазначаються цифрами та літерами кількість документів, включених до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписує його укладач. Якщо справу попередньо було оправлено або підшито без внутрішнього опису, то його бланк підклеюється до внутрішнього боку лицевої обкладинки справи.

Засвідчувальний напис справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації. Його складають на окремому аркуші, що вміщується наприкінці справи, у друкарських примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) - на зворотному боці останнього чистого аркуша. Складати засвідчувальний напис на обкладинці справи або зворотному боці останнього аркуша не дозволяється.

У засвідчувальному написі зазначається цифрами й літерами кількість аркушів у справі та окремо, через знак «+» (плюс), кількість аркушів внутрішнього опису, якщо він є.

У засвідчувальному написі мають застерігатися такі особливості нумерації документів справи: наявність літерних і пропущених номерів аркушів; номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо; номери великоформатних аркушів; номери конвертів з укладеннями й кількість аркушів укладень.

Підписує засвідчувальний напис особа, яка його склала.

За наявності великої кількості перенумерованих аркушів наприкінці справи складається новий засвідчувальний напис. При цьому старий засвідчувальний напис перекреслюється і постійно зберігається в справі.

Документи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу підшиваються на чотири проколи суворою ниткою і беруться у тверду обкладинку. Для обкладинок справ постійного зберігання використовується безкислотний картон.

Під час брошурування документів не дозволяється зашивати їх текст. Якщо текст документа надруковано надто близько до лівого краю, потрібно наростити корінці документа.

Обкладинки справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу оформляють за встановленою формою.

Заголовок справи переноситься на її обкладинку з номенклатури. Водночас він потребує обов’язкових перевірок й уточнення шляхом поаркушного перегляду справи. [8] Заголовок має точно, коротко, в узагальненій формі відбивати основний зміст документів. У разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (уточнюється назва установи або структурного підрозділу в разі змін протягом року, проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності документів тощо), що підвищують його інформативність.