Порядок и правила формирования дел

№12

1. Порядок и правила формирования дел
2. Трудовое соглашение, реквизиты
3. Составить общий бланк своего предприятия
4. Привести пример оформления приказа по основной деятельности на бланке своего предприятия

заключение

список используемой литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение 

1.Порядок и правила  формирования дел

2.Трудовое соглашение, реквизиты

Заключение 

Список используемой литературы

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Практически ни одна технологическая  функция управления, связанная с  использованием информации, подготовкой  и принятием решений, не обходится  без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных  подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой  и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную  деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив  или оформлением уничтожения.

В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком  документов, быстро найти требуемый  документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Формированием дел называется группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют  заголовку дела, при этом запрещается  группировать в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением  особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при  децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

 

 

1. Порядок и правила формирования дел

 

Формирование  дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Внутри  дела документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются  в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения  объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе  делается отметка.

Распорядительные  документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Трудовое соглашение, реквизиты

 

Трудовое соглашение очень часто выступает в качестве замены трудового договора, однако действующий ТК РФ не содержит данного понятия, означающего выполнение работы по гражданско-правовому договору, регулируемому Гражданским Кодексом. Таким образом, трудовое соглашение и трудовой договор с юридической точки зрения представляют совершенно разные типы трудовых отношений.

Целью трудового  соглашения является достижение результата работы, поэтому данный тип соглашения регулирует только вопрос оплаты, а не трудовой дисциплины. Выполняемая по трудовому соглашению работа во многом ограничивает права работника, поскольку не предусматривает обеспечения ему положенных по закону социальных льгот.

Зачастую  работодатели предпочитают оформлять  работника на срочную или временную работу по трудовому соглашению. При увольнении такой сотрудник оказывается практически бесправным, поскольку права работника гарантируются исключительно трудовым договором. Трудовое соглашение не накладывает на работодателя обязательств по оплате больничных, предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков и прочих льгот. Таким образом, ответственность работодателя в отношении работника минимальна. В основном к трудовому соглашению прибегают при оформлении разовой работы. Кроме того трудовое соглашение нередко заключается с директором компании.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня  при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «основные правила работы архивов  организаций», «Государственная система  документационного обеспеченья  управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органов исполнительной власти».

Порядок формирования, хранения и  оформления дел должен быть изложен  на основании указанных нормативных  актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с  указанием специфики (Если она есть) формирования отдельных категорий  дел. этой инструкцией должны руководствоваться  работники учреждения, ответственные  за формирование и хранение дел.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного  поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1.Вялова Л. М. Номенклатура  дел. Порядок оформления/ Л. М.  Вялова //Справочник секретаря и  офис-менеджера. – 2002. - № 6. –  с. 26-32

2.Непогода А. В. Делопроизводство  организации: подготовка, оформление  и ведение документации (75 образцов  основных документов) /А. В. Непогода, П. А. Семченко. – М.:Омега-Л, 2007. – с. 100-101

3.Шатенштейн Л.С. Подготовка  дел для архивного хранения / Л.С.  Шатенштейн // Секретарское дело. –  2002. - № 2(27). - с. 17-21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1.

 

Приказ