Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив

2.6.10. Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

3. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся у специалистов делопроизводственной службы организации (структурных подразделений) по месту их формирования.

3.2. Руководители структурных подразделений и специалисты делопроизводственной службы организации, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

3.3. Дела находятся в рабочих комнатах, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

3.4. Временное изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения) с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и указания причины выдачи подлинника.

3.5. Копии документов, находящихся в делах организации, выдаются сторонним организациям только с разрешения начальника делопроизводственной службы организации (структурного подразделения).

3.6. Уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, производится архивом организации в установленном порядке.

Самовольное уничтожение служебных документов в структурных подразделениях организации запрещается.

3.7. Специалисты структурных подразделений организации несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и аккуратное обращение с ними.

4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ  ДЕЛ

4.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные в делопроизводстве организации дела, подлежащие сдаче в архив (дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и других нормативных актов по делопроизводству, а также разделов 1 и 2 настоящего Порядка, составляются описи дел (приложение 4).

4.2. Описи дел составляются отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного хранения;

- дела по личному составу.

4.3. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером.

4.4. В организации, в каждом структурном подразделении, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

4.5. При внесении в опись нескольких томов одного дела пишется полностью заголовок первого тома, а все остальные тома обозначаются словами «То же» + номер тома. При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела). На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью. Если заведен только один том дела, то номер тома не указывается в описи.

4.6. Дела в описи систематизируются в соответствии с номенклатурой дел в организации.

4.7. В опись дел делопроизводственной службы организации после заголовков дел включаются регистрационные карточки на входящие и исходящие документы.

4.8. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, сдаваемых в архив организации.

4.9. Описи дел печатаются в двух экземплярах и подписываются руководителем организации, составителем описи (специалистом делопроизводственной службы) и заведующим архивом организации.

4.10. Один экземпляр описи передается с делами в архив организации, второй экземпляр остается у специалиста делопроизводственной службы организации, ответственного за делопроизводство.

4.11. Графа «Примечание» используется для проставления отметок о приеме дел, особенности их физического состояния, о наличии копий и т.д.

5. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

5.1. В архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям (раздел 4 настоящего Порядка).

5.2. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10-ти лет) хранения и по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению в соответствии с настоящим Порядком и передаются в архив организации в течение последующего года, но не позднее чем через 2 года после окончания их делопроизводством.

5.3. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

5.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы делопроизводства структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка.

5.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника службы делопроизводства структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

5.6. Дела сроком хранения до 10-ти лет включительно хранятся службой делопроизводства и по истечении сроков хранения подлежат передаче в архив для уничтожения в установленном порядке.

5.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения организации, работник службы делопроизводства в течение 2-х месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения.

6. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение, должны быть документированы. Электронный документ - это документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере. Создаваемые в деятельности организации электронные документы подлежат передаче в установленном порядке на архивное хранение.

Архивы организаций осуществляют прим электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение принимаются как отдельные документы, так и их комплексы, коллекции документов, а также документы в составе фондов организаций или физических лиц - источников комплектования архива, имеющих реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

6.2. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. Они могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении, в состав которого могут входить: магнитотека, служба по внедрению и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документов, технологическая служба.

6.3. Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

- наличие в архиве аппаратно-программного  оснащения для хранения, копирования  и воспроизведения электронных  документов, их перезаписи в новые  форматы в связи с развитием  программного обеспечения, передачей информации по каналам связи;

- обеспечение доступа  к информации по установленным  категориям пользователей, а также  обеспечение защиты информации  от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих  технических средств и правовых норм);

- обеспечение режима хранения  электронных документов, исключающих  их утрату или искажение.

Обеспечение хранения электронных документов должно предусматривать поддержание оптимальных режимов хранения технических носителей электронных документов. Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88 ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78 ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов АСУ. Учет, хранение и обращение.

6.4. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате их экспертизы.

На начальном этапе экспертизы электронных документов архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. Этот перечень является основанием для проведения собственно экспертизы электронных документов.

Экспертиза электронных документов проводится экспертными службами во взаимосвязи с традиционной документацией организации; применяется в комплексе система общих и специальных критериев. Устанавливается видовой состав документов, проводится экспертиза их содержания, определяются требования к жизненным циклам документированной информации, осуществляется экспертная оценка технического состояния документов.

Отбор электронных документов производится на основе «Перечня типовых документов со сроками хранения, образующихся в деятельности организаций» и «Перечня документов на машинных носителях и автоматизированная база данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения.

6.5. Электронные документы поступают на архивное хранение вместе с сопроводительной документацией. В ней должна найти отражение следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для базы данных (БД), объем документа (для БД также количество записей).

Электронный документ и сопроводительная документация к нему составляют единицу учета электронных документов. Единице учета, поступившей на архивное хранение, присваивается регистрационный номер по журналу поступлений. В составе единицы учета указывается единица хранения. Единица хранения электронного документа - это комплект носителей (магнитная лента, гибкий магнитный диск, магнитооптический диск, оптический диск и др.) электронного документа и сопроводительная документация к нему. На единицу хранения заводится учетная карточка в двух экземплярах и ведется учетная БД (каталог) электронных документов.

6.6. Подготовка электронных документов к передаче на архивное хранение состоит из следующих этапов:

- запись на машинные  носители (при необходимости - перезапись на новые носители);

- проверка технического  состояния;

- подготовка сопроводительной  документации (сопроводительная документация  электронного документа должна  быть достаточной для обеспечения  сохранности и использования  электронных документов);

- непосредственная передача электронных документов в архив организации.

6.7. Сроки временного архивного хранения электронных документов государственной части архивного фонда Российской Федерации в организации в соответствии с постановлением Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191 определены в 5 лет. Передача документов на государственное хранение осуществляется по согласованию с государственным архивом по описи.

Документы временного срока хранения уничтожаются по акту после утверждения описи в установленном порядке.

Приложение 1

к п. 2.4.3.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ  
Документов дела

№ ________________

№ п/п	Заголовок документа	Дата документа	Индекс документа	Номера листов дела
1	2	3	4	5