Понятие о документе

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………...............2-3

ЦЕЛЬ……………………………………………………………………………………….4

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ

1. Сущность понятия «документ»…………………………………………………….5-7

ГЛАВА 2. СТАНДАРТИЗАЦИЯ В  ЦЕЛОМ

2.1 Стандартизация: понятие,  назначение, объекты………………………………….8-9

2.2 Международный опыт  в области стандартизации………………………...............10

2.3 Развитие отечественной  стандартизации……………………………………….11-12

ГЛАВА 3. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1 Унификация документов…………………………………………………………….13

3.2 Стандартизация документов…………………………………………………….14-15

3.3 Унифицированные системы  документации…………………………………….16-17

3.4. Требования ГОСТ Р 6.30-2003………………………………………………….18-30

ВЫВОД…………………………………………………………………………………...31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..32

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ……………………………………….33-34

ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………………35-37

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………….38

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Совершенствование системы  управления общественным производством  – всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что  современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.

Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с  правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая  функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов.

С документацией связана  деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

Документ – средство закрепления  различным способом на специальном  материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений.  

Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они  отражают.

В повседневной работе предприятий  создаются документы по различным  вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных  с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

От правильной организации  делопроизводства во многом зависит  успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.

ЕГСД помогает избежать излишеств  и дублирования в работе, так как  в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.

Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияет на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.

В современных условиях основная задача – обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением  информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.

Повышение эффективности  управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

ЦЕЛЬ

Ознакомиться с понятием «документ». Узнать что такое унификация и стандартизация документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТЕ

1. Сущность понятия «документ».

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в  понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документа.

Оно понимается по-разному  в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотековедение, бибблиографо-, архиво- и музееведение, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности – библиотечном, музейном, архивном деле и библиографии. Отсюда его многозначность, которая затрудняет общение и взаимопонимание между специалистами документно-коммуникационной сферы. Определение общего значения понятия «документ» является задачей теоретического документоведения, называемого документологией.

На международном уровне наиболее общим признано определение  документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета по архивам, Международной организации по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе( включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п.).

Признаки документа предполагают:

1. Наличие информации, смыслового содержания;
2. Стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
3. Функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Главной составляющей документа  выступает информация, т.е. самые  различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет  определенную специфику, выражающуюся в следующем:

1. Документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;
2. Документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания – один из главных отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;
3. Информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника).
4. Как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой закодированный текст. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации.
5. Документ – это информация, которая зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и др.
6. Документ обладает субстанциональностью (вещностью).

Информация может быть недокументной - не закрепленной - и документной – закрепленной на вещественном носителе (бумага, магнитная лента, дискета, лазерный диск, папирус, глиняная табличка и т.п.), специально предназначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.

Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, принято называть материальным носителем или носителем  информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую  материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, брошюр, журналов, газет, листков, буклетов и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документах коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа – одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а следовательно, и документа.

Документ специально создается  с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. СТАНДАРТИЗАЦИЯ В  ЦЕЛОМ

2.1 Стандартизация: понятие,  назначение, объекты.

Стандартизация – это  деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил, характеристик как обязательных для выполнения, так и рекомендуемых, обеспечивающая право потребителя  на приобретение товаров надлежащего качества за приемлемую цену, а также право на безопасность и комфортность труда. Цель стандартизации – достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований, норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач. Основными результатами деятельности по стандартизации должны быть повышение степени соответствия продукта (услуги), процессов их функциональному назначению, устранение технических барьеров в международном товарообмене, содействие научно-техническому прогрессу и сотрудничеству в различных областях.

Цели стандартизации можно  подразделить на общие и более  узкие, касающиеся обеспечения соответствия. Общие цели вытекают прежде всего из содержания понятий. Конкретизация общих целей для российской стандартизации связана с выполнением тех требований стандартов, которые являются обязательными. К ним относятся разработка норм, требований, правил, обеспечивающих: безопасность продукции, работ, услуг для жизни и здоровья людей, окружающей среды и имущества; совместимость и взаимозаменяемость изделий; качество продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития научно-технического прогресса; единство измерений; экономия всех видов ресурсов; безопасность хозяйственных объектов, связанная с возможностью возникновения различных катастроф (природного и техногенного характера) и чрезвычайных ситуаций; обороноспособность и мобилизационная готовность охраны. Это определено Законом РФ «О стандартизации», принятым в 1993г.

Конкретные цели стандартизации относятся к определенной области  деятельности, отрасли производства товаров и услуг, тому или другому  виду продукции, предприятию и т.п.