Понятие и виды реквизитов

 

Содержание 

Введение 3

1.1.Понятие и виды  реквизитов 5

Заключение 31

Список литературы 33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко  служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Происходят качественные изменения в документировании и  документационном обслуживании деятельности аппарата управления. Возможности же человека по восприятию и переработке текстовой информации относительно ограничены и определяются в основном психофизиологическими особенностями человека.

Все это требует соответствия уровня знаний, профессиональной подготовки и практических навыков руководителей современным условиям работы аппарата управления и ставит задачу совершенствования форм, методов и технологии их работы с документами.

На основе анализа  существующей технологии работы руководителей  с документами, а также передовых  приемов по выполнению основных трудовых действий в работе отмечаются основные факторы, способствующие повышению оперативности работы аппарата управления и эффективности его деятельности, указываются направления обучения руководителей и выработки у них необходимых знаний и навыков.

Правильное составление  и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

 

1.1.Понятие  и виды реквизитов

 

Любой документ состоит  из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.),  которые называются реквизитами. РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы оформления служебного документа.

Реквизиты документа - обязательные данные или сведения, которые должен содержать официальный документ, чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций. Различают обязательные и дополнительные реквизиты.¹

Обязательные реквизиты - записи, совершенные на лицевой стороне документа.

Дополнительные реквизиты - записи, совершенные на документе в соответствии с Положением, содержание которых касается правоотношений, регулируемых правом, при этом содержание таких записей позволяет квалифицировать их как дополнительные реквизиты в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) - совокупность принципов  и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях, принятая в 1988 году (последняя редакция 1991 год)

Кроме того, различными министерствами, ведомствами и другими руководящими организациями применительно к  различным сферам деятельности определена конкретизированная типология частных документов. Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте  ГОСТ Р 6.30-2003.  Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.

Список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003

1. изображение Государственного Герба Республики Узбекистан;
2. изображение герба субъекта Республики Узбекистан;
3. изображение эмблемы (логотипа) предприятия или товарный знак;
4. указание на код предприятия;
5. указание на основной государственный регистрационный номер предприятия;
6. указание на индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН/СТИР);
7. указание на код формы документа;
8. наименование предприятия;
9. справочные данные о предприятии;
10. наименование вида документа;
11. дата документа;
12. регистрационный номер документа;
13. ссылка на регистрационный номер документа и дату документа;
14. указание на место составления документа или издания документа;
15. сведения об адресате;
16. указание на гриф утверждения документа;
17. резолюция;
18. заголовок к тексту документа;
19. отметка о постановке документа на контроль;
20. текст документа;
21. отметка о наличии у документа приложения;
22. подпись (лица - составителя или лица - разработчика);
23. указание на гриф согласования документа;
24. визы согласования документа;
25. оттиск печати предприятия;
26. отметка о заверении копии документа;
27. отметка об исполнителе документа;
28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. отметка о поступлении документа на предприятие;
30. идентификатор электронной копии документа.

Рассмотрим на конкретном примере(расположение реквизитов показано на рис. 1.):

рассмотрим, что обозначают эти реквизиты, и когда их необходимо использовать.

Постоянные  реквизиты

01. Государственный  герб Республики Узбекистан помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Узбекистана.

02. Герб субъекта  Республики Узбекистан помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Республики Узбекистан.

03. Эмблему  организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят, если на бланке уже имеется герб РУз или герб субъекта РУз.

04. Код организации проставляют но Общереспубликанскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Обычно ОКПО проставляют на организации.

05. Основной  государственный регистрационный номер предприятия проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

06. Идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН/СТИР) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

07. Код формы документа проставляется в соответствии с классификатором управленческой документацииофициальных бланках предоставляемых в государственные

;

08. Наименование  организации - автора документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. 
Над наименованием организации указывают сокращенное наименование вышестоящей организации (если она имеется), а при отсутствии сокращенного наименования - полное наименование вышестоящей организации. 
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках. На документах акционерных обществ указывается вид акционирования - закрытое или открытое акционерное общество. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе, и располагают его ниже наименования на государственном языке.

Переменные  реквизиты

09. Справочные  данные об организации - это: 
почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации {номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.).

10. Наименование  вида документа - важный реквизит. Он пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем (исключение ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события. 
Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: 
день, месяц, год (28.05.2004) 
Допускается и такое оформление даты: 
год, месяц, день (2004.08.27) 
В нормативных и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, кавычки при этом не ставятся. 
Например: 
28 мая 2008 г.

12. Регистрационный  номер документа состоит из 
его порядкового номера (например, приказ № 45), который по усмотрению орга¬низации можно дополнять индексами:

• дела по номенклатуре;
• структурных подразделений;
• должностных лиц;
• наименований видов документов и т. п.

Например:

№3 - 2/453 - номер  структурного подразделения; 2 - номер дела по номенклатуре; 45 - порядковый номер документа.

№С - 2/45С - секретариат; 2 - номер дела по номенклатуре; 45 - порядковый номер документа.

№45/БГ - 245 - порядковый номер документа; БГ-Борис Громов; 2 - номер дела по номенклатуре.

На документах, совместно  составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются  через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо).

13. Ссылка на  регистрационный номер и дату  документа 
(На №_от) 
Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

14. Место составления  или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». 
Например, на бланках ЗАО «Инвариант» место составления - «Ташкент» - не проставляется. Данный реквизит рекомендуется указывать лишь в контрактах и договорах.

15. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Максимальный набор  реквизита «Адресат» состоит  из следующих частей:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• должность, фамилия и инициалы;

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа. Нa одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.

16. Гриф утверждения  документа проставляется в правом верхнем углу документа. 
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. 
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

17. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

• фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);
• содержание поручения (конкретные действия);
• срок исполнения;
• подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции  указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа  является лицо, указанное первым. 
Можно оформлять резолюцию на отдельном листе.

18. Заголовок  к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

• О чем (о ком)? (пишется с прописной буквы)

Например: 
О сроках поставки продукции

Об академическом отделе

19. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».

20. Текст документа является основным элементом документа. 
Обычно текст состоит из двух частей:

• В первой части указываются причины, основания, цели составления документа.
• Во второй части указываются выводы, предложения, распоряжения и т.п.

Если содержание документа  не нуждается в пояснении и  обосновании, текст содержит только вторую часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей). 
В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются реквизиты этих документов в такой последовательности:

• аватор (организация);
• название вида документа;
• дата
• регистрационный номер;
• заголовок к тексту.