Понятие и виды организационной документации

       Министерство  образования и науки Российской  Федерации

      Казанский  (Приволжский) федеральный университет

     Институт управления  и территориального развития

      Кафедра  государственного и муниципального  управления

 

 

реферат

 «Понятие и виды организационной документации»

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент 4 курса

Группы № 1492

Одинаев Б.А.

 

 

 

 

 

 

Казань – 2013

 

Содержание

Введение……………………………………………………............…..……..…3

Глава 1. Организационно распорядительная документация

1. Стандарт на организационно-распорядительные документы..........4
2. Состав реквизитов документов..............................….......….....….…6

Глава 2. Основные документы управления и их составление

2.1 Организационные документы…….…...…..........................................8

2.2 Распорядительные документы..................................………….......…10

Заключение…………………..…………….........................................................21

Список использованной литературы…….........................................……….22

 

Введение

 
 Значение документа для предприятия  трудно переоценить. Информация, зафиксированная  в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними уходит в среднем 60% рабочего времени. 
 Современное управление государственным предприятием или негосударственной организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы. 
 Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. 
 Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. 
 Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

В данной работе рассмотрены  документы, связанные с управленческой деятельностью, а именно организационно – распорядительные документы (ОРД), их составление и оформление.

 

1. Организационно распорядительная документация

 

 

 Управленческая деятельность фиксируется  в основном организационно-распорядительными  документами. Организационно-распорядительная документация классифицируется на три  группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

Комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию  его работы. Права, обязанности и  ответственность руководства и  специалистов предприятия, называется организационными документами. К  ним относятся: уставы, положения, договор учредителей, инструкции, правила, штатные расписания. Распорядительные документы носят административный характер и должны строго соответствовать закону. К распорядительным документам: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления. 
Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

 
1.1 Стандарт на  организационно-распорядительные документы 
 

Существуют единые требования к оформлению документов управления, установленные стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 и применяемые независимо от того:

• государственное предприятие или негосударственное;
• как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии);
• каким видом деятельности занимается предприятие. 
  Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
• качественное и своевременное составление и исполнение документов;
• юридическую силу документов;
• организацию оперативного поиска документов.

 

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Максимальный набор  реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного  вида их будет гораздо меньше.

 

1.2 Состав реквизитов  документов

 

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1      Государственный герб Российской Федерации;

2     герб субъекта Российской Федерации;

3     эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4     код организации;

5     основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

6     идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7     код формы документа;

8     наименование организации;

9     справочные данные об организации;

10   наименование вида документа;

11   дата документа;

12  регистрационный номер документа;

13  ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14  место составления или издания документа;

15  адресат;

16  гриф утверждения документа;

17  резолюция;

18 заголовок к тексту;

19  отметка о контроле;

20  текст документа;

21  отметка о наличии приложения;

22 подпись;

23  гриф согласования документа;

24  визы согласования документа;

25  оттиск печати;

26  отметка о заверении копии;

27  отметка об исполнителе;

28  отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29  отметка о поступлении документа в организацию;

30  идентификатор электронной копии документа.

 

2. Основные документы управления и их составление 
2.1 Организационные документы

 

Устав ООО — учредительный документ, который необходим при регистрации ООО и его открытии. От устава ООО во многом зависит правовая регламентация взаимоотношений Общества с участниками, а также отношений участников между собой. 

Устав ООО должен быть оформлен в соответствии с п.2 ст.12 закона РФ «Об ООО». Т.е. должен содержать:

• полное и сокращенное фирменное наименование общества;
• сведения о месте нахождения общества;
• сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
• сведения о размере уставного капитала общества;
• сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
• - сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
• - сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
• - сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

Устав общества может также  содержать иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам. Этот документ является обязательным для всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов общества).  
 Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил:

• основные права и обязанности работника и работодателя (ст. ст. 21 и 22 ТК РФ);
• режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);
• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
• порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);
• предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);
• предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
• порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
• виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).

 

2.2 Распорядительные  документы

Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения  и содержащий обязательные для исполнения предписания. 
 В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1). По основной деятельности приказы издаются:

• при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений;
• при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;
• при введении новых стандартов;
• при изменении графика работы предприятия и т. д. 

2). по личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров):

• при назначении работников на должность;
• при  освобождении от должности;
• при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях;
• при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д. 

 
 Приказы оформляются на общем бланке,  а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

• название вида документа (ПРИКАЗ);
• дата (датой приказа является дата его подписания);
• порядковый номер приказа;
• место издания приказа;
• индекс документа;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• отметка о согласовании;
• фамилия и телефон исполнителя.

 

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются  конкретные задания, исполнители и  сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы  и пункты, которые оформляются  арабскими цифрами с точкой. 
Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ. 
Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается, какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по личному составу  хранятся в отделе кадров, приказы  по производственной деятельности в  канцелярии.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. 
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Обязательными реквизитами  распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный  номер документа, место составления  или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. 
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. 
 В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания. 
 Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". 
 Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.