Понятие и сущность документов

Одна и та же информация может иметь различную ценность для разных потребителей. К примеру, сообщение о надвигающейся грозе неравноценно для одинокого путника в степи, для городской домохозяйки или для горняка, работающего в шахте.

Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для ее источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, уменьшает вероятность достижения цели.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации – еще одно из свойств. Полезность есть не что иное, как  ценность информации в определенных конкретных условиях. Это – потенциальное свойство содействовать событию, которое еще не произошло. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

Существенной характеристикой  документной информации является ее полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение  между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту  и избыточность информации. Избыточная информация – это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно связывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объема информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60 % научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет их прочитать в процессе выполнения своих профессиональных обязанностей, если будет читать все подряд.

Однако с избыточностью  информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Прежде всего, необходимо различать семантическую (смысловую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семантическая избыточность документной информации всегда конкретна, т. е. для каждого реципиента она различна и зависит от уровня его знаний в той области, с которой связана данная информация.

Будучи неотъемлемой, составляющей человеческой деятельности, документная информация социальна по своей сущности, а, следовательно, неизбежно содержит элемент субъективности. Документ составляется человеком, который по своему усмотрению производит отбор тех или иных фактов, определенным образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т. д. реципиент также субъективно воспринимает документную информацию. Поэтому можно говорить лишь о той иной степени объективности документа.

С полнотой и субъективностью связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестает влиять на степень ее достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде все от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации.

Проблема достоверности  информации нередко бывает связана  с преднамеренным ее искажение –  дезинформацией (фальсификацией). Она  может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искаженной интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документной информации, поскольку любые ее отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому  важнейшим ее свойством является новизна. Некоторые авторы (Г. Г. Воробьев) вообще полагают, что информация –  это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. В ряде изданий утверждается, что в деятельности фирм только 10 % информации считается новой.

Понятие новизны также  относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной  среде, может оказаться новой  при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность  информации, т. е. ее способность соответствовать  запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документной  информации – ее доступность, т. е. возможность получения потребителем.

Защищенность – свойство документной информации, которое  характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения  ее со стороны других лиц.

Еще одним свойством  информации является ее эргономичность, т. е. оптимальность формы объема информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством  документной информации является ее адекватность (определенность), т. е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

 

 

Заключение

В результате проделанной работы, можно сделать следующие выводы:

Сопоставив и рассмотрев различные точки зрения, содержащиеся в научной и учебной литературе, следует остановиться на следующем определении понятия документа, которое в наибольшей степени отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

Многофункциональность документа позволяет его исследователям выделять, в зависимости от их подхода к понятию «документ» различные его функции. Исходя из функций документа, изучаемых различными научными направлениями, ими по-разному определяется понятие «документ».

Одной из основных функций любого документа, является закрепление информации. Именно она в большинстве своем предопределяет создание документа. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Таким образом, можно сделать вывод, что  функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру  документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации  документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Все документы также обладают признаками, которые позволяют их распознавать. В документоведении принято выделять следующие признаки:

оригинальность;

подлинность;

юридическая сила;

копийность.

Каждый признак характеризует определенные качества документа. При умении распознавать эти признаки, человек может грамотно работать с документами.

Изучение свойств документной  информации, хотя на первый взгляд и  может показаться чем-то достаточно далеким от практической документной деятельности, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свертывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях ее избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации; при определении принципов и критериев ее ценности и т. п. Иначе говоря, свойства документной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.

Рассмотрев все функции  и свойства документа, а так же способность их изменяться в зависимости от области применения, можно сделать вывод, что документоведение является отдельной, очень емкой дисциплиной.

Знание и умение работать с документами значительно упрощает и рационализирует деятельность любого человека.

 

 

Список использованных источников

 

1 Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник.- 8-е изд., / Н.Н. Кушнаренко. - К.: Знания, 2008.- 456 с.

2 Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. / М.В. Ларин. - М.: Норма, 2006. - 340 с.

3 Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. / М.П. Илюшенко. М.: Юристъ, 1993. - 257 с.

4 Зиновьева Н.Б. Документоведение. / Н.Б. Зиновьева. - М.: ИПО Профиздат, 2001.- 208 с.

5 Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие/ Н.С. Ларьков – Томск: ТГУ, 2006. - 427 с.

6 Плешкевич Е.А. Социальный институт документирования информации: истоки зарождения / Е.А. Плешкевич // Делопроизводство. – 2004 . - №1.- С.11.

7 Крылова Л.А. Документоведение: вчера, сегодня, завтра/ Л.А. Крылова. // Служба кадров. – 2003. - №5. - С. 13.

8 Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.-3-е изд., перераб.

и доп.- М.: Издательско  – торговая корпорация «Дашков и  К», 2007.-520с.

9 Тартаковский А.Г. Социальные функции источников как методологическая проблема источниковедения / А.Г. Тартаковский. // История СССР. – 1990 . - №3. - С. 117.

10 Швецова – Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций/ Г.Н. Швецова – Водка. // Книга: Исследования и материалы. – Сб.69. – М., 1994. – С. 37 – 57.

11 Гречихин А.А. Общая библиография [Электронный ресурс]: Учебник для вузов. М.: Изд-во МГУП, 2000; Электрон. версия. – Электрон. дан. – М., 2001. Глава 1.7. Библиографоведение и смежные науки. – Режим доступа: http:// www. hi – edu. ru/ebooks/CB/index.htm.

12 Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Учеб.

Пособие для вузов / по ред. А.В.Охотникова. - М.: ИКЦ Март, 2004.- 561с.

13 Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа / М.П. Илюшенко

// Делопроизводство. 1999. - № 2. С.43-46.

14 Саяпин И.А., Пашнин И.И. Документ в коммуникации и восприятии: лекции по

курсу «Документоведение» /под. ред. Н.Б. Зиновьевой. - Краснодар, 1995. - 365с.

15 Бачило И.К. О проблемах информационного права в области документирования

и документооборота/ И.К. Бачило. // Делопроизводство. – 2002. - №2.С. 17 –

16 Кузнецова Т.В. Исследование документной информации [Электронный ресурс] / Справочная библиотека.- 2009.- Режим доступа: http//www.delo.ru./234/bgh/

17 Кузнецова Т. В. Свойства документа // Делопроизводство. / Т.В. Кузнецова. - 2004. - № 5

18 Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга. Исследования и материалы. / Ю.Н. Столяров. - М.: Норма, 1995. – 456 с.