Понятие документооборота

Введение.

Организация работы с документами предполагает организацию  документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот  учреждения - это совокупность взаимосвязанных  процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших  в организацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организации важный организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Понятие документооборота.

 
Термин «документооборот»  появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг. В результате многолетних  научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970-х гг. были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:

·  последовательности перемещений документов;

·  выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);

·  технологической обработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).

В соответствии с ЕГСД общие принципы организации  документооборота:

·  оперативность движения документов;

·  обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;

·  исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Сформулированные  более 30 лет назад правила актуальны  и сейчас. Документы в организации  должны перемещаться с наименьшими  затратами времени, по наиболее короткому пути и, желательно, без возвратных перемещений.

Для этого в  каждой организации необходимо целенаправленно  изучать документооборот с последующими унификацией, стандартизацией и  регламентацией маршрутов движения и технологий обработки документов.

Документооборот — технологический процесс, который характеризуется качественными и количественными параметрами.

К качественным характеристикам документооборота, в частности, относят:

·  разделение его на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения и порядку обработки документов;

·  особенности маршрутов движения определенных групп документов.

По отношению  к аппарату управления внутри организации  выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий  документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Маршрут движения документа включает все этапы  его перемещения в организации  от получения или создания до отправки или подшивки в дело.

Оптимизируют  маршруты движения документов на основе организационных документов: устава, положения об организационно-функциональной структуре, положений о структурных  подразделениях, бизнес-процессах, функциональных областях, должностных инструкций, приказов о делегировании полномочий и распределении обязанностей.

В результате унификации маршрутов движения определенных категорий  документов (входящих, исходящих, приказов по основной деятельности, личному  составу и т.д.) создают маршрутные схемы (оперограммы). Этапы маршрутов движения с создаваемых в организации документов (внутренних и исходящих) должны соответствовать разделам Табеля форм документов организации, отражающих особенности подготовки этих документов (например, согласования, подписания, утверждения и т.д.).

Схемы движения документов в организации разрабатываются  руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий  документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).

 

.Труднее всего  регламентировать маршруты движения  внутренних документов, за исключением распорядительных документов.

Количественные  характеристики документооборота:

• параметры  объема документооборота (общего и  по отдельным документопотокам);

• время движения документов (полного жизненного цикла I в организации, этапа — в отдельном  подразделении). 

Объем документооборота — количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период.

При определении  объема документооборота учитывают  все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так  и нерегистрируемые) и их копии. Для получения достоверных сведений каждый документ должен быть учтен один раз. Объем документооборота выражают дробью, в числителе которой — количество подлинников, в знаменателе — количество копий.

Регулярный учет объема документооборота производят в целях анализа и упорядочения работы с документами в организации, изучения загруженности ее отдельных структурных подразделений и должностных лиц. Результаты учета используют для определения оптимальной штатной численности службы ДОУ (отдела делопроизводства).

Документооборот бумажных и электронных документов в организации должен быть организован  по единым принципам и желательно с последующим объединением всех источников документной информации в общий информационный массив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Движение входящих, исходящих и внутренних документов.

 В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

 Входящие документы

Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах — секретарь.

При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки — наличие всех указанных в документе вложений. На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер. Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам» а также нерегистрируемые в канцелярии, передают по назначению. Предварительно документы рассматривают в канцелярии XIя определении, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.

Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.

После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

После исполнения документа на нем ставят отметку  об исполнении документа, содержащую краткую  информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в  делопроизводстве.

 Исходящие  и внутренние документы

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:

• подготовка проекта  документа;

• оформление и  согласование (визирование) проекта;

• подписание проекта;

• регистрации  документа;

• отправка из организации.

Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Проект документа  согласуется с руководителями структурных  подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).

При параллельном согласовании размноженный проект документа  может быть одновременно роздан участвующим  в I подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений организации).

Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям водителя, руководителям структурных подразделений).

После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.

Перед отправкой  проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в  документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.

На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующею рабочего дна после подписания.

Работу с внутренними  документами на этапах подготовки и  оформления организуют так же, как  и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.

 

 

 

Заключение.

 

Рациональная  организация документооборота —  это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как  носитель информации, выступает в  качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и  движения документов в конечном итоге  зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации  документообороту всегда уделяется  большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление  того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого  вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается  особая схема документооборота в  форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции 
(рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для  каждого документа устанавливается  кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное  количество отдельных инстанций (рабочих  мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

 

 

 

Список используемой литературы.

 

1)  Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 268 с. – (Высшее образование).