Понятие «документооборот» и сам термин

 Важным принципом регистрации  документов является однократность.  Каждый документ регистрируется  только один раз. При регистрации  документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

 входящие документы

 исходящие документы

 внутренние документы

 коммерческие контракты

 документы, имеющие  гриф «КТ» («Конфиденциально»)

        При  регистрации каждой группы документов  должны применяться единые унифицированные  способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и  коммерческих контрактов, как правило,  используется порядковая нумерация.  Порядковый нумерационный номер  присваивается по журналу, начиная  с №1 (или № 01) с первого января  каждого года по 31 декабря.

        Входящие  и исходящие документы должны  иметь регистрационные номера, состоящие  из порядкового номера документа,  условного обозначения структурного  подразделения или должностного  лица, номера дела, в которое будет  подшит документ или его копия.  Например, номер документа 01-05/134 включает:

01 - индекс структурного подразделения

05 - номер дела по номенклатуре

134 - порядковый номер документа  по журналу регистрации 

       В практической  деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации. Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

            При количестве учетных единиц  документов свыше тысячи целесообразно  использовать карточную форму  регистрации. Бланки карточек  изготавливаются типографским способом  на плотной бумаге формата  А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом.

 Рассмотрение документов  руководством

        После  регистрации документы передаются  на рассмотрение и принятия  решения руководителю организации.  Принятие управленческого решения  по конкретному документу - одна  из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов  руководителями отражаются в  резолюциях. В резолюции руководитель  организации должен определить  исполнителя, дать четкие указания  по исполнению документа и  установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции,  дополнительно заносятся секретарем-референтом  в регистрационный журнал или  регистрационную карточку. Резолюция  является основанием взятия документов  на контроль. Если в резолюции  указывается несколько исполнителей, документ передается каждому  из них поочередно. Для одновременной  работы над документом с него  изготавливаются ксерокопии по  числу исполнителей. Подлинник документа  направляется ответственному исполнителю,  указанному в резолюции первым.

 Направление на исполнение

         Исполнение резолюции руководителя  организации осуществляется ответственным  исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы  по исполнению документа при  необходимости фиксируется в  журнале регистрации или в  регистрационной карточке. Документ  все время до момента исполнения  находится в рабочей папке  исполнителя.

         Подготовленный проект документа,  а также все материалы, на  основании которых проект готовился,  передаются секретарю–референту  для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ  возвращается исполнителю. Правильно  оформленный проект документа  передается секретарем-референтом  на подпись руководителю организации.  Исправленные руководителем проекты  документов, как правило, перепечатываются. Подписанные документы регистрируются  и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

 Контроль исполнения

       Работа  по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

        Текущий  контроль - это ежедневная подготовка  сведений, срок исполнения которых  истекает сегодня. Секретарь-референт  ежедневно в начале рабочего  дня докладывает руководителю  о фактах неисполнения установленных  сроков. Предупредительный контроль  заключается в своевременном  за 2-3 дня предупреждении сотрудника  о необходимости решения порученного  ему вопроса. Итоговый контроль  представляет собой аналитическую  работу по обобщению исполнительской  дисциплины в организации. Формой  контроля является составление  раз в месяц (квартал) перечня  неисполненных документов по  отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

 Подшивка документов  в дела

 В дело документ  и все относящиеся к нему  материалы направляются тогда,  когда работа над ответным  документом полностью завершена.  Подшивку документа в дело  осуществляет работник канцелярии  или секретарь-референт. Кроме секретаря-референта  дела формируют и сотрудники  структурных подразделений организации.  Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт. В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др. Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах. Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Организация документооборота в организации

         Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители  организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.     

        Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. При формировании аппарата управления происходит разделение обязанностей между руководителями и исполнителями, определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и рассмотрения (резолюции) основных документов. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения: от создания до исполнения «путешествуют» они по организации, подобно

движению поездов в  метрополитене. При правильно поставленном документообороте они не должны без  необходимости «перескакивать»  с одного пути на другой или возвращаться на ту же станцию, с которой только что были отправлены. Однако это  не означает, что при выпадении  какого либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т. д.) работа должна остановиться. Для этого создаются  альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т. к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно  заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

       Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию, то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу по основной деятельности, финансовые документы и т. д. Утвержденные руководством, эти схемы приобретают нормативную силу. К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей. Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации. Их необходимо учитывать при планировании документооборота.

Организация рационального  документооборота учреждения или 

предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам. ГСДОУ предусматривается ряд общих правил обработки документов и организации документооборота.

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Белов А.А. Делопроизводство, документооборот. - М.: Книжный Мир, 2004.

2. Барановский В.П. Документационное  обеспечение деятельности организации. - М.: Экмос, 2000.

3. Государственная система  документационного обеспечения  управления: основные положения. - М., 2001.

4. Кудрявцев В.А. Организация  работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2000.

5. Ожегов С. И. и Шведова  Н. Ю. Толковый словарь русского  языка. - М., 1994.

6. Радченко А. И. Основы  государственного и муниципального  управления. Ростов-на-Дону, 1999