Подготовка документов к передаче в архив. Организация архивного хранения

-отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

-описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

-историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

-справку о неполной сохранности документов (если какие – либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя  указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с  описью и зашифрованные дела увязывают  в архивные связки. Сдача дел оформляется  актом. Организация – сдатчик  и государственный архив расписываются  на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр  акта возвращаются организации и  хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 5. Хранение документов в электронной форме.

С переходом  делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в  электронном виде могут  создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.

Прежде всего  на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут  помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они   будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим объемом совместно  используемых документов применяются  выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих  папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование  компьютерных технологий в офисе  – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность  документов складывается из:

-устойчивого электропитания;

-резервного копирования;

-антивирусной защиты;

-профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении  документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о  документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все  документы за истекший год будут  исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объёма информации это может быть дискета, магнитная лента или другой архивный носитель.

Документы постоянного  и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования  – бумажной или электронной –  и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места  для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько  папок компьютера. При наличии  программ типа “Электронный архив” учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным  законом о “О бухгалтерском учете” – пять лет с правом уничтожения  только после проведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

 

ГЛАВА 6. Организация  архивов в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь

Согласно ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон об архивном деле) архив — организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов.

Руководители  государственных органов, иных организаций, индивидуальные предприниматели обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее — Национальный архивный фонд).

Представительства иностранных организаций обязаны  в соответствии с законодательством  создать условия для приема, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Архив государственных  органов, иных организаций (далее —  архив) содержится за счет:

-средств создавших их органов и органи­заций;

-иных источников, не запрещенных законодательством.

Архив создается  по решению руководителя государственного органа, иной организации. Архив осуществляет прием и хранение документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности этих государственного органа, иной организации.

Согласно ст. 33 Закона об архивном деле государственные  органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами.

Так, ст. 22.11 Кодекса  Республики Беларусь об административных правонарушениях

установлено, что  предупреждение или наложение штрафа в размере до двадцати базовых величин влекут следующие виды нарушений:

-выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм;

-изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению;

-отказ от передачи документов на государственное хранение в установленных законом случаях.

Государственный и ведомственный контроль в сфере  архивного дела и делопроизводства осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности. Согласно подп. 6.30 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь одной из задач Министерства юстиции Республики Беларусь является осуществление государственного и ведомственного контроля в сфере архивного дела и делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют  возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

По окончании  делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила  предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного  сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко  могут быть сформированы обобщенные описина дела постоянного и долговременного  сроков хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.

2. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

стр.

 

Введение…………………………………………………………………………………………  2

Глава 1. Экспертиза ценности документов……………………………………………………  3

Глава 2. Описи  дел………………………………………………………………………………  5

Глава 3. Оформление дел……………………………………………………………………….  6

Глава 4. Порядок  передачи дел в архив……………………………………………………….   7

Глава 5. Хранение документов в электронной форме………………………………………..   9

Глава 6. Организация архивов в соответствии с требованиями законодательства

Республики  Беларусь…………………………………………………………………………… 11

Заключение……………………………………………………………………………………… 13

Список используемых источников……………………………………………………………. 14