Подготовка дел и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Апреля 2014 в 18:51, реферат
Краткое описание
В структурных подразделениях документы находятся в оперативной работе еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами за¬вершается в начале нового календарного года. По истечении этого сро¬ка дела должны быть обработаны для длительного хранения. Дела по¬стоянного и временного (свыше 10 лет) хранения сдаются в архив учреждения, если он есть, или (в маленькой фирме) перекладываются в другой шкаф.
Содержание
1. Подготовка дел для последующего хранения 1.1. Экспертиза ценности документов 1.2. Оформление дела 1.3. Оформление обложки дел 1.4. Составление и оформление архивных описей дел 2. Сдача дел в архив Заключение Список литературы
Цель хранения документов –
это создание условий для их использования
в справочной работе учреждений и пополнение
Государственного архивного фонда РФ.
Архив – учреждение или структурное
подразделение организации, осуществляющее
хранение, учёт и использование архивных
документов.
Сдача дел из структурных подразделений
в архив учреждения, если он есть, проводится
по графику, составленному архивом, согласованному
с руководителями структурных подразделений
и утвержденному руководителем учреждения.
Эта работа должна проводиться ежегодно.
Дела с постоянным сроком хранения, сроком
хранения свыше 10 лет и по личному составу
принимаются архивом по описям.
Дела принимаются работником
ведомственного архива в присутствии
работника структурного подразделения.
При этом на обоих экземплярах описи против
каждого дела делается отметка о его наличии.
После приема всех дел по описи в конце
каждого экземпляра описи делается заверительная
надпись с указанием цифрами и прописью
фактического количества дел, переданных
в архив, и номера отсутствующих дел, если
такие будут. Под заверительной надписью
ставится дата приема-передачи дел и подписи
лиц, осуществлявших ее.
Сверенные с описью дела подбираются
и увязываются в архивные связки толщиной
до 20 см. Дела укладываются по возрастанию
номеров, корешками на обе стороны. Дела
в ведомственный архив доставляются сотрудниками
структурных подразделений. Канцелярии
вместе с делами передают в ведомственный
архив регистрационно-контрольные картотеки,
включив их в опись.
Дела временного хранения (до
10 лет) передаются в ведомственный архив
по номенклатуре дел. Так как во многих
учреждениях архивы не имеют достаточных
площадей, "Основные правила ведомственных
архивов" разрешают хранение этих дел
"централизованной службой делопроизводства
или в структурных подразделениях"
до истечения срока их хранения, после
чего они подлежат уничтожению в установленном
порядке.
Дела постоянного срока хранения
в установленном порядке передаются из
ведомственных в государственные архивы.
Заключение
Работа с документами
должна иметь настолько отработанный
порядок (документооборот), чтобы не
отвлекать работников от главных
производственных целей предприятия.
Список литературы:
1. Андреева В.И. Делопроизводство:
Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное
и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа
«Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал
«Управление персоналом», 2003.
2. Делопроизводство : Учебник
для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В.,
Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. –
М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001.
5. Чуковенков А.Ю., Янковая
В.Ф. Оформление документов. Комментарий
к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. -
М.: Дело,1999, 232 с
6. Учеб. пособие /О.Я. Гойхман,
Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.;
Под ред. О.Я. Гойхмана. — М.: Инфра-М,
1999, 272 с.