Подача дел в ведомственный архив

 

Реквизит № 12  «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или  издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

 

III группа

«Реквизиты оформления текста»

 

В нее входят  реквизиты: 16, 19, 21.

 

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19  «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным  и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через  один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа, ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

 

 

 

 

 

IV группа

«Реквизиты утверждения документа»

 

В нее входят  реквизиты: 17, 23, 24, 25, 26,

 

Реквизит № 17 «Гриф утверждения»

Написание – если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения. В утвержденные документы, нельзя вносить какие – либо поправки, исправления или дополнения без разрешения особы, которая их утвердила.

Расположение – в правой верхней стороне бланка на четвертой строке, напротив восьмого реквизита.

Реквизит № 23 «Подпись»

Написание – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ.

Расположение – подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке.

Реквизит № 24 «Гриф согласования»

Написание – оформляется согласно с соответствующими требованиями в двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с коллегиальным органом. В первом случае после слова                  «СОГЛАСОВАНО» определятся наименование должности служебной особы. Включают название утверждения, с которым согласовывается документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата. Во втором случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определяется вид документа, его номер и дата. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа.

Расположение – ставится в правой нижней части документа. Под двадцать третьим реквизитом.

Реквизит № 25 «Виза»

Написание – состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты. В случае необходимости отмечается должность того, кто визирует, а подпись расшифровывается, то есть указывается фамилия, имя, отчество.

Расположение – на документе внутреннего использования виза ставится на первом экземпляре, расположена на тринадцатой строке правее от двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа.

           Реквизит № 26 «Печать»

Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки).

 

Кроме того, печать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ.

     Расположение – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.

 

 

V группа

«Реквизиты о получении и исполнении документов».

 

В нее входят  реквизиты: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

 

Реквизит № 18 «Резолюция»

Написание – надпись на документе сделанная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.

Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

Реквизит № 20 «Постановление документа на контроль»

Написание – отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.

Расположение проставляется в левом верхнем поле на седьмой строке на самом крае бланка.

Реквизит № 22 «Отметка о приложении»

Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.

 

 

Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)

Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.

Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.

Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа»

Написание – содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона.

Расположение – проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева).

     Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»

Написание – состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена.

Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.

Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ»

Написание – включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных.

Расположение – проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине).

     Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер)

Написание – эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации.

Расположение – проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Библиографический список.

 

 

1. Румынина Л.А.  «Документационное обеспечение управления»: учебник для студенческих учреждений среднего профессионального образования / Л.А. Румынина. – 6-е издание, стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 224 с. ISBN 978-5-7695-5205-2