Первичные и сводные, бумажные и электронные документы. Преимущества электронного документа

Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.

 

3.Сводные документы

 

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).

 

4.Преимущества электронного документа

 

В эпоху замены "ручного" труда на автоматизированный отходят в прошлое проблемы с факсимиле. Сегодня вместо собственноручного росчерка и оттиска печати на документе может стоять электронная цифровая подпись. 
В письме Министерства финансов РФ от 19 мая 2006 г. N 02-14-13/1297 (см. стр. 44 блока "Новые документы в бюджетном учете"), далее - Письмо N 02-14-13/1297, бухгалтерам бюджетной сферы еще раз напомнили, что первичные и сводные учетные документы можно составлять как на бумажных, так и на машинных носителях информации (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 129-ФЗ). И хотя сегодня ни один бухгалтер не представляет своей работы без компьютера, до выхода в свет указанного выше письма существовала проблема. Суть ее в том, что даже при автоматизации бюджетного учета всю первичку приходилось вести "дважды": в электронном виде и в бумажном. Поскольку невозможно, к примеру, передать акт выполненных работ контрагенту без подписей сторон самого договора, а сделать это было можно лишь собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица. 
Ведение бюджетного учета на основании электронных документов должно осуществляться в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации. Поэтому ответственность за организацию хранения электронной первички, регистров и бюджетной отчетности лежит на руководителе бюджетного учреждения (ст. 17 Закона N 129-ФЗ). Об этом также напомнили сотрудники Минфина России в Письме N 02-14-13/1297 
 
Необходимые условия: 
 
Еще недавно в бюджетных учреждениях широко использовали возможности электронной цифровой подписи (ЭЦП) только при представлении налоговой отчетности электронного документооборота операций по исполнению бюджетов бюджетной системы Российской Федерации. Теперь использовать ЭЦП можно: 
при проведении сделок гражданско-правового характера; 
в безналичных расчетах; 
других предусмотренных законодательством случаях. 
Как правило, электронные документы передаются по электронным сетям, доступным не только адресату, но и разнообразным компьютерным хулиганам и даже преступникам. Поэтому необходимо быть уверенным, что посылаемая информация дошла адресату без искажений и ее не смогли получить "третьи" лица. Эти проблемы решаются с помощью средств криптографической защиты информации, одним из которых является электронная цифровая подпись. 
Согласно статье 3 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ) ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки. Информация, заключенная в этом реквизите, подвергается сложному криптографическому преобразованию с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. Описанный механизм позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. 
Как указано в Законе N 1-ФЗ, электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при выполнении ряда условий. В соответствии со статьей 4 Закона N 1-ФЗ эти условия следующие: 
сертификат ключа подписи (документ, удостоверяющий ЭЦП) не должен утратить силу на момент подписания документа или его проверки; 
подлинность ЭЦП в электронном документе подтверждена, т.е. подпись не подделана; 
ЭЦП используется по назначению в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. 

 
Механизм ЭЦП 
 
Суть механизма использования ЭЦП заключается в следующем. Принимающая сторона получает зашифрованный документ от передающей стороны. Полученный документ представляет собой шифровку (набор цифр), подготовленную с помощью секретного ключа. Принимающая сторона с помощью ключа преобразует набор цифр в осмысленный текст. При этом используют два секретных ключа: открытый и закрытый. Оба они представляют собой набор букв и цифр. 
С помощью закрытого ключа подписывается электронный документ. Этот ключ принадлежит владельцу подписи и соответственно должен храниться в строгой тайне. Для того чтобы получающая сторона могла проверить подлинность подписи полученного электронного документа, используют открытый ключ. Поэтому он, как правило, является общедоступным. Сам документ шифруется при помощи открытого ключа, принадлежащего автору. Однако расшифровать такой документ можно лишь только тогда, когда известен закрытый ключ получателя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

  Ключевой тенденцией в области автоматизации документооборота можно назвать наращивание их функционала. Системы, в свое время "выросшие" на российских бюрократических и делопроизводственных традициях, сегодня предлагают более широкие функциональные возможности в области работы с содержанием документов - полнотекстовый поиск, архивные решения, интеграция с электронной почтой и другими приложениями и пр. В компании "Босс-Референт" отмечают, что помимо классических функций автоматизации документооборота СЭД начинают использовать и для автоматизации дополнительных офисных бизнес-процессов, таких как обработка заявок, контроль пропусков, инженерное обеспечение технических объектов, обслуживание совещаний, электронные конференции и новости.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

 

1.Кудрявцев В.А. "Организация работы с документами: учебник - М. ИНФРА-М, 1998

2. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2007г.

3. Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления 1997. . Организация работы с документами. Инфра М.,2008 г.

4. Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 2001г.