Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер  является еще и хорошо подкованным  работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки  плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в  соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с  начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются  документы (так же унифицированных  форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена  административная и даже уголовная  ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки  их хранения. 
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении  п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные  учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. 
 
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

• №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
• №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или  группы сотрудников (Т-1а). 
Срок хранения 75 лет.

• №Т-2 «Личная карточка работника»,
• №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора. 
Срок хранения 75 лет.

• №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре  организации, ее штатном составе  и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя. 
Срок хранения 3 года.

• №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных  и образовательных учреждениях  для учета научных работников. 
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

• №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
• №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников  на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде. 
Срок хранения 75 лет.

• №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
• №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков. 
Срок хранения 5 лет.

• №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный  акт, ежегодно определяющий очередность  предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового  Кодекса. 
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. 
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации. 
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. 
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

• №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
• №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального  оформления при прекращении трудовых отношений. 
Срок хранения 75 лет.

• №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
• №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется  на основании служебного задания (форма Т-10а). 
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

• №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени  пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время  прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной. 
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

• №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о  цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для  оформления приказа по форме Т-9 и  служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку. 
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

• №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
• №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения  сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника. 
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и  служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам. 
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности. 
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций. 
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

• №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых  используется автоматическая система  контроля явок и отсутствия сотрудников  на рабочем месте (турникеты, электронные  пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и  убытия сотрудников). 
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

• №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
• №Т-51 «Расчетная ведомость»,
• №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты  заработной платы сотрудникам. В  случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются. 
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются). 
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

• №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации  платежных ведомостей по произведенным  выплатам сотрудникам. 
Срок хранения 5 лет.

• №Т-54 «Лицевой счет»,
• №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения  сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года. 
Срок хранения 75 лет.

• №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся  сотруднику отпускных выплат. 
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

• №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета  заработной платы, компенсации неиспользованного  отпуска и прочих выплат сотрудникам  при расторжении трудового договора. 
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

• №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета  приема-сдачи работ, выполненных  сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. 
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ. 
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена  в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы  документов существует еще множество  документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

• Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).