Первичная документация на примере ООО "Националь"

Комитет общего и профессионального образования Ленинградской области 
Автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

"Ленинградский государственный  университет имени А.С.Пушкина" 
факультет математики, физики и информатики

кафедра информатики и вычислительной математики

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Информационное обеспечение управления»

 

на тему: «Первичная документация на примере

ООО "Националь"»

          Специальность: 032001.65 – Документоведение и документационное обеспечение управления

Выполнил студент гр. Д-51 _____________  Томчук О.П.

подпись ФИО

Руководитель,                        ______________  Валитова Ю.О.

к.п.н., доцент каф. информатики подпись ФИО

и вычислительной математики

Санкт-Петербург

2010

 

Аннотация

В данной работе рассмотрена тема «Первичная документация на примере ООО «Националь».

В курсовой работе рассмотрены виды первичной документации в сфере общественного питания,  исправления ошибок в первичных документах, а так же сроки и правила их хранения.

Курсовая работа состоит из 27 страниц и 1 приложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

	Введение…………………………………………………………………..	4
1.	Понятие первичной документации и требования предъявляемые к ней…………………………………………………………………………	5
1.1.	Исправление ошибок в первичных документах …………………........	7
2.	Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании……………………...........	8
3.	Классификация первичных документов…………………………….......	18
4.	Хранение первичных документов………………………………….........	21
4.1.	Продолжительность хранения документов……………………………..	21
4.2.	Хранение первичных документов в организации………………………	22
5.	Первичная документация в ООО « Националь»………………………..	23
	Заключение……………………………………………………..................	25
	Список использованных источников…………………………….............	26
	Приложение……………………………………………………………….	27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный документ - бухгалтерский документ, составляемый в момент совершения хозяйственных операций и являющийся первым свидетельством их совершения

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово–хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация. Документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ – это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния первичного учета на 70—80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии.

Основная цель курсовой работы показать важность правильного составления первичной документации.

В соответствии с данной целью в исследовании были поставлены следующие задачи:

- дать определение понятию первичных  учётных документов и показать их значение на предприятии,

- рассмотреть классификацию первичных учётных документов,

- показать существующие формы  первичных учётных документов.

1. Понятие первичной документации и требования предъявляемые к ней

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово–хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета – документация.

Документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля. Документ – это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Первичный бухгалтерский документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. К учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу.

Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа. Поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.

Документы должны иметь юридическую силу, т. е. содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

- наименование документа;

- дата;

- наименование организации, от  имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- количественные и стоимостные  измерители;

- фамилия и должность лиц, ответственных за ее свершение и правильность оформления;

- личные подписи этих лиц  и их расшифровки;

- печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) – также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составил и подписал документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

- первичные (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые  ордера, заборные листы и т. д.);

- учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные  отчеты и т. д.);

- отчетность (баланс и приложения к нему).

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

 

 

 

1.1. Исправление ошибок в первичных документах

Неправильно оформленные первичные документы могут повлечь за собой доначисление налогов, начисление пеней, штрафные санкции.

Благо почти любой первичный документ можно исправить. Исключение составляют только кассовые и банковские документы. В них вносить исправления нельзя1. Поэтому при обнаружении в них ошибок такие документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

В остальные первичные учетные документы исправления вносить можно. Причем если сроки создания первичных документов четко установлены (документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или сразу же по ее окончании), то предельных сроков внесения исправлений нет.

В остальные первичные учетные документы исправления можно вносить лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые заверили эти документы. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено". Помимо этого обязательно должна быть проставлена дата внесения исправлений.

В первичных документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Таким образом, исправления нельзя делать при помощи корректора.

При выявлении ошибки неправильные данные следует зачеркнуть и надписать над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Другая ситуация, если в документах не хватает реквизитов. Такую ошибку можно исправить, просто дописав необходимые реквизиты от руки, даже если документы напечатаны на компьютере. Законодательно это не запрещено.

Чтобы избежать расхождений при возможной встречной проверке, необходимо помнить, что исправленные документы должны быть получены и контрагентом.

 

2. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании

Ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации, включенных в настоящий альбом (Приложение 1), распространяется на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики. 

Калькуляционная карточка (форма N ОП-1) применяется для определения цены продажи отдельно на каждое блюдо (изделие) с помощью калькуляции. Калькуляционная карточка может составляться из расчета стоимости сырья на сто блюд для наиболее точного определения цены одного блюда (изделия).

При изменении компонентов в сырьевом наборе блюда и цены на сырье и продукты новая цена блюда определяется в последующих свободных графах калькуляционной карточки с указанием в заголовке даты произведенных изменений. В графе "Дата составления" указывается дата последней записи в карточке.

Правильность каждого расчета цены блюда (изделия) подтверждается подписями заведующего производством и лица, составляющего калькуляцию, и утверждается руководителем организации. Расшифровка подписей указывается в первой графе по соответствующим строкам. 

План-меню (форма N ОП-2) применяется для определения меню на каждый день.

Составляется ежедневно в одном экземпляре заведующим производством накануне дня приготовления пищи, утверждается руководителем организации.

В плане-меню указываются наименования (графа 2) и номера блюд (графа 4) по Сборнику рецептур или по ТТК, СТП, техническим условиям. Блюда в плане-меню записываются в следующей последовательности: закуски, первые блюда, вторые блюда, напитки, комплексные обеды и т.д. 

Требование в кладовую (форма N ОП-3) применяется для определения отпуска необходимого количества продуктов из кладовой.

Составляется в одном экземпляре с учетом потребности в сырье (продуктах) на предстоящий день и остатка сырья на производстве (кухне) на начало дня.

На основании требования выписывается накладная на отпуск товара. 

Накладная на отпуск товара (форма N ОП-4) применяется для оформления отпуска продуктов (товаров) и тары из кладовой организации в производство (кухню), буфеты, мелкорозничную сеть, а также при одноразовом отпуске готовых изделий с кухни в филиалы, буфеты, мелкорозничную сеть, раздаточную, если она отделена от основного производства.

Накладные выписываются на основании требований в кладовую.

Накладная составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у материально ответственного лица, получающего товар, второй - вместе с товарным отчетом сдается в бухгалтерию.

Подписывается заведующим производством и утверждается руководителем организации. 

Закупочный акт (форма N ОП-5) применяется для закупки продуктов у населения.

Составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения (продавца) представителем организации.

Подписывается лицом, закупившим продукты, и продавцом. Утверждается руководителем организации.

Один экземпляр закупочного акта передается продавцу, второй - остается у покупателя. 

Дневной заборный лист (форма N ОП-6) применяется для оформления отпуска продукции (изделий) из производства (кухни) в филиалы, буфеты и мелкорозничную сеть, подчиненные данной организации (столовой, ресторану), а также в раздаточную в тех случаях, когда она отделена от основного производства. Бланки дневных заборных листов нумеруются в бухгалтерии организации и выдаются каждому материально ответственному лицу под расписку в специальном журнале.

Выписываются заборные листы в двух экземплярах бухгалтером. Заведующий производством или лицо, на это уполномоченное, при отпуске продукции (изделий) их кухни заполняет соответствующие графы первого экземпляра заборного листа под копирку, указывая время отпуска каждой партии изделий. Оба экземпляра подписываются заведующим производством и лицом, получившим готовые изделия, в графах за каждый час отпуска. Возврат нереализованной продукции (изделий) из буфетов, мелкорозничной сети на производство (кухню) отражается в отдельной графе заборного листа "Возвращено". Первый экземпляр вручается лицу, получившему продукцию (изделия) из кухни, второй - остается у заведующего производством.