Переход от бумажного к электронному документообороту

Переход от бумажного к электронному документообороту.

О постепенном переходе от бумажного документооборота к электронному эксперты заговорили не один год назад, однако в последнее время даже простые граждане могут заметить, что все большее распространение получают электронные госуслуги, а в стране начинают действовать законы об электронной подписи. С вопросом, каким же образом эти тенденции будут воздействовать на корпоративную печать и что ждет нас в будущем, журнал Intelligent Enterprise обратился к ведущим производителям устройств печати — Ricoh и Xerox.     За последние годы в России было предпринято немало проектов по переходу на электронный документооборот. Например, уже запущен электронный сервис «Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц», в настоящее время Федеральная налоговая служба предоставляет 32 услуги через Интернет и в дальнейшем планирует расширять их спектр. На сегодняшний день более 30 млн человек по всей стране могут оплатить через Сеть коммунальные услуги и даже записаться на прием к врачу. Всё это существенно сокращает бумажную волокиту и принципиально меняет культуру работы с документами.        Подобные трансформации, разумеется, затрагивают все сферы общественной жизни. Если коснуться корпоративного сектора, то там о переходе на системы электронного документооборота с гордостью рапортуют многие компании. С другой стороны, сегодня печать, как известно, — одно из направлений развития все тех же компьютерных технологий. И любой тренд в бизнесе, заставляющий компании обращаться к автоматизации документооборота (будь то более заметный акцент на регуляторные функции со стороны государства или серьезное внимание к проблемам управления рисками), автоматически пробуждает интерес бизнеса и к вопросам корпоративной печати.       Данные тенденции, по мнению Юлии Козыревой, руководителя отдела маркетинга компании Ricoh Rus, тем не менее вряд ли означают смерть бумажного документооборота. «Мы можем говорить о том, что с дальнейшим распространением СЭД доля бумажных документов в общем объеме корпоративного документооборота будет пропорционально снижаться. Но в связи с продолжающимся экспоненциальным ростом объема информации, используемой в ежедневной деятельности компаний, объем печати в абсолютных цифрах едва ли уменьшится в обозримом будущем», — отметила она.            Со своей стороны также подчеркнем, что переход от бумажного документооборота к электронному определяется не только уровнем автоматизации и «цифровизации» компании, но и культурой работы сотрудников. К примеру, некоторым служащим (обычно это люди за сорок лет) иметь дело с бумажными документами удобнее в принципе. Разумеется, впоследствии все материалы они переводят в электронный вид (либо сканированием, либо просто вбивая необходимую информацию на клавиатуре), однако изначально работают с бумажными листами. Здесь можно вспомнить и о различных совещаниях и летучках: несмотря на широкое распространение планшетных компьютеров, на появление легчайших ноутбуков и нетбуков, нередко проще бывает распечатать по три-четыре листа на человека, чем отправлять по нескольку файлов (возможно, записанных на разных машинах) целому ряду адресатов, а затем собирать в один файл их пояснения и уточнения. И хотя современные инструменты совместной работы (в частности, форумы и социальные сети) позволяют упростить эту задачу, многие пока еще не готовы отказаться от бумаги.  Верность наших суждений (хотя бы частично) подтверждает и Юлия Козырева: «По данным аналитиков из Ricoh, при том, что сейчас ведётся активная работа по оцифровке данных, 95% бизнес-информации хранится на бумаге. И по-прежнему источником документов в электронной форме, являющихся базовым элементом любой СЭД, зачастую служит документ бумажный».

Невзирая на разговоры об уходе от бумажного документооборота, мы все же хотели прояснить ситуацию в области цельной концепции корпоративной печати. Интуитивно понятно, что существует два принципиально различных подхода — хаотичная установка принтеров, сканеров и МФУ по принципу «срочно необходимо устройство печати, так как имеющихся мощностей недостаточно» либо системная проработка и планирование установки каждого аппарата. Очевидно и то, что ни в какой компании мы не найдем реализацию этих подходов в чистом виде. На практике же, как отметила Юлия Козырева, ИТ-специалисты в России редко используют термин «архитектура корпоративной печати». «Дело в том, что печать долгое время воспринималась как незначительная часть ИТ-инфраструктуры компаний и её построению никогда не уделялось должное внимание: парк техники чаще всего формируется весьма хаотично, прирастая новыми устройствами без учета реальных потребностей бизнеса», — сказала представитель Ricoh. И всё же некоторые позитивные тенденции (то есть попытки систематизации) в отечественных компаниях наблюдаются. «В среде крупных российских корпоративных заказчиков набирает популярность формирование эффективной инфраструктуры печати», — отметила г-жа Козырева. Как подчеркивает руководитель отдела отраслевого маркетинга «Xerox России» Андрей Богданов: «[Для грамотного выстраивания архитектуры] необходимо получить всестороннюю картину системы технического обеспечения документооборота», — что, скажем прямо, очень и очень не просто.        Тем не менее у компаний явно наблюдается потребность в систематизации инфраструктуры и эффективной эксплуатации имеющихся устройств. За пару прошедших десятилетий для многих классов корпоративных устройств, первоначально применявшихся бессистемно, были выработаны цельные архитектуры и лучшие практики. Сначала речь шла об архитектуре корпоративных сетей и серверных вычислительных комплексов, затем очередь дошла до хранилищ данных и клиентских устройств. Понятно, что потребность в подобной систематизации складывается тогда, когда рынок начинает предлагать достаточное разнообразие устройств того или иного класса и, как следствие, появляется возможность в широком диапазоне «играть» многими параметрами. В случае корпоративной печати это может быть скорость, качество, размерный формат, удельная стоимость, цветность или, скажем, возможность печати на обеих сторонах листа.    Среди побудительных мотивов систематизации Андрей Богданов отмечает экономию на офисной печати. «В ряде случаев сокращения затрат можно достичь путём создания сбалансированной и контролируемой структуры офисной техники и использования расходных материалов. Высокую эффективность способна обеспечить единая и последовательная стратегия использования оборудования и расходных материалов, которая даст определенные преимущества благодаря экономии на масштабах технического обслуживания и поддержки», — поясняет эксперт, при этом подчеркивая, что подобные изменения не должны внедряться моментально и процессы в компании необходимо заблаговременно подготовить к переходу. Плюсы и минусы электронных документов:     Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, однако, никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:

• электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
• стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;
• проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых фондов и т.д.;

в деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество.       Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. В ряде законов и стандартов различных стран мира распечатка, например, определяется как форма представления электронного документа на бумажном носителе.    В нормативных документах наших органов государственной власти также появляются похожие формулировки:     Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов (утв. приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н) [1]  "...документ в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке...".  Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами (утв. приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н) [2] "4.7. Лицо, осуществляющее признание квалифицированным инвестором, обязано по требованию ФСФР России и в соответствии с указанным требованием представить реестр в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке".       Однако у электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание:   быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;

• короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;
• нерешенные юридические проблемы, и, прежде всего, вопрос о законодательном признании юридической силы реально используемых электронных документов;
• сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;
• необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией.          Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин:
• прежде всего, это существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге. Это в первую очередь относится к наиболее значимым в деловой деятельности документам, таким как уставные документы, документы на собственность, лицензии и т.п.;
• сколько бы мы ни говорили о преимуществах электронных документов, следует учитывать и то, что многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;
• не менее важно то, что за несколько столетий сложилась отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;
• для работы с бумагой и микропленкой не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.             В заключение отметим, что на данном этапе бросаются в глаза две тенденции: переход на электронный документооборот (связанный с уменьшением бумажного) и экономия материалов (рациональное использование ресурсов). Пока сложно понять, с чем связаны эти тенденции — с желанием компаний более эффективно использовать свои ресурсы, с экономическими проблемами или с глобальным переходом на электронный документооборот.

Список использованной литературы

1. http://www.iemag.ru/opinions/detail.php?ID=27959 Статья Софии Докука Говорим об автоматизации, подразумеваем печать.
2. http://123-job.ru/articles.php?id=1016 Переход от бумажного к смешанному документообороту.