Документирование
деятельности организации
В ООО «ТД Интерторг» присутствует централизованная организационная
форма работы с документами. Все операции
(прием и обработка поступающих и отправляемых
документов, регистрация, тиражирование,
операции по созданию (печати) документов,
их систематизации, хранению дел, их обработке
перед сдачей в архив.) выполняется канцелярией.
Приказами и распоряжениями оформляются
решения нормативного характера, а также
оперативные, организационные, кадровые
и другие вопросы внутренней работы организации.
Проекты приказов, распоряжений готовятся
на основании поручений директора организации.Приказы
оформляются на бланке и имеют установленный
комплекс обязательных реквизитов и стабильный
порядок их расположения в соответствии
с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
Передача приказов, их копий работникам
сторонних организаций допускается только
с разрешения руководства. Подготовка
приказа включает в себя изучение существа
вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку
проекта приказа, согласование проекта,
подписание, регистрацию.
Порядок оформления и составления
бланков и организационных и
распорядительных документов ООО «ТД
Интерторг» в полной мере соответствует
требованиям Инструкции по делопроизводству.
В инструкции излагается порядок осуществления
какой-либо деятельности или порядок применения
положений законодательных и иных нормативных
актов (Инструкция по делопроизводству).Положения
Инструкции по делопроизводству распространяются
на организацию работы с документами независимо
от вида носителя, включая их подготовку,
регистрацию, учет и контроль исполнения,
осуществляемых с помощью автоматизированных
(компьютерных) технологий. Автоматизированные
технологии обработки документной информации,
применяемые в организации, должны отвечать
требованиям настоящей инструкции по
делопроизводству.
Поскольку организация оснащена компьютерными
средствами, то в концелярии применяются
различные программные средства, среди
которых в первую очередь необходимо выделить
Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.
Положения, правила и инструкции применяются
как самостоятельные правовые акты, которые
подписываются руководителем организации,
и утверждаются ректором в форме грифа
утверждения или путем издания приказа.
Текст проекта положения, правил, инструкций
печатается на общем бланке.
Кроме вышеперечисленных
документов, организация издает также следующее:
инструктивные и информационные письма,
доверенности, описи дел постоянного хранения,
журналы регистрации. Все эти документы
перечислены в номенклатуре дел организации.
Организация документооборота
Движение документов
в ООО «ТД Интерторг» с момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправки
образует документооборот.
Технологическая цепочка
движения и обработки документов в организации
состоит из следующих этапов:
- приема и первичной
обработки;
- предварительного рассмотрения
и распределения;
- регистрации документов;
- направления на исполнение
и исполнения документов;
- оформления и удостоверения
документов;
- отправки.
Прием и отправка
Прием и отправка документов в ООО «ТД Интерторг»
осуществляется, как правило, средствами
почтовой, курьерской, факсимильной связи
и по электронной почте. Прием и первичная
обработка документов осуществляется
сотрудниками канцелярии. Проверяется
правильность доставки, конверты с документами
вскрываются, проверяется целостность
упаковки документов, наличие приложений.
Документы с пометкой «лично», передаются
адресату без вскрытия конверта.
Регистрация
На полученном документе
в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп,
включающий дату, номер и количество листов
документа. Зарегистрированные документы
передают в почту секретарю директора.
Поступившие телеграммы
регистрируются в журнале и немедленно
передаются адресату. Передача информации
с помощью телефонограмм осуществляется
устно по каналам телефонной связи и записывается
(печатается) получателем. Принятые телефонограммы
печатаются в 2-х экземплярах, один передается
адресату, а второй, как правило, подшивается
в дело.
Тексты служебных документов, направляемые по каналу
факсимильной связи, оформляются на бланках.
Объем передаваемого документа, не должен
превышать 5 листов. Ответственность за
содержание документа возлагается на
руководителя, подписавшего документ.
Подлинники документов после передачи
возвращаются исполнителям
Регистрации подлежат все документы, требующие
учета, исполнения и использования в справочных
целях. Регистрируются документы, поступающие
из других организаций и от физических
лиц, а также создаваемые – внутренние
и отправляемые. Документы регистрируются
независимо от способа их доставки, передачи
или создания.
Не подлежат регистрации
следующие документы: поздравительные
письма и пригласительные билеты; рекламные извещения,
плакаты; программы совещаний, конференций;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
бухгалтерские документы, месячные, квартальные
и полугодовые отчеты (подлежат специальному
учету в бухгалтерии).
Документы регистрируются
один раз: поступающие – в день
поступления, создаваемые – в
день подписания или утверждения.
Регистрация документов
производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа,
автора и содержания. Отдельно регистрируются
входящие документы, исходящие документы
и внутренние документы: распоряжения,
приказы ректора по основной деятельности,
по финансовой деятельности, приказы по
личному составу, приказы и распоряжения
начальника канцелярии и т.д.
Регистрация входящих, исходящих
и внутренних документов производится
централизованно в канцелярии в журналах регистрации
и карточках учета.
Заказная входящая и исходящая корреспонденция
регистрируется в журналах учета. Входящая
и исходящая корреспонденция регистрируется
на регистрационных карточках. Внутренние
документы регистрируются в журналах
учета.
Контроль исполнения
Контроль исполнения включает в себя постановку на контроль,
регулирование хода исполнения, снятие
с контроля, направление исполненного
документа в дело, учет, обобщение и анализ
хода и результатов исполнения документов,
информирование руководителей в целях
своевременного и качественного исполнения
поручений, зафиксированных в документах.
При постановке документа
на контроль проставляется штамп «КОНТРОЛЬ»
в левом верхнем углу документа, в правом,
как правило, пишется резолюция.
Организация ведет механическую и автоматизированную
контрольную картотеку. Контрольная карточка
составляется в 2-х экземплярах: один –
передается исполнителю вместе с документом,
другой остается в контрольной картотеке
до исполнения документа.
Документы организации подлежат исполнению в следующие
сроки:
- с конкретной датой
исполнения – в указанный срок;
- без указания конкретной
даты исполнения, имеющие в тексте
пометку "срочно" – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку
"оперативно" – в 10-дневный срок,
остальные – в срок не более месяца.
При необходимости изменения
срока исполнения документа ответственный
исполнитель представляет на имя
руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее
3-х дней до истечения этого срока..
Снятие документа с
контроля осуществляется канцелярией с фиксацией на контрольной
карточке: отметки об исполнении документа,
кратких сведений об исполнении (Приложение
5).
На контроль ставятся
все поступающие документы руководителя, требующие исполнения.
Классификация
и систематизация документов. Формирование
дел
Для классификации и
систематизации документов, формирования дел в организации
составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел предназначена
для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации
и учета дел, определения сроков их хранения
и является основой для составления описей
дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения, а также для учета дел временного
(до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел организации составляется на основе фактического
состава документов, находящихся и используемых
в делопроизводстве. Номенклатура дел
была составлена в двух экземплярах секретарем
на общем бланке организации, согласована
с архивом , подписана начальником канцелярии
.
Исполненные документы
должны в 3-дневный срок сдаваться
секретарю для формирования их в
дела. Номер дела, в которое должен
быть подшит документ, определяется в
соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел
соблюдаются следующие общие
правила:
- в дело помещаются только
исполненные документы, в соответствии
с заголовками дел по номенклатуре;
- в дело группируются документы
одного календарного или учебного года,
за исключением переходящих дел;
- раздельно группируются в дела документы постоянного и
временных сроков хранения;
- в дело не помещаются документы,
подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело обычно не
превышает 250 листов.
- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок
дела проставляются на каждом томе с добавлением
"т.1", "т.2" и т.д.
Экспертиза ценности документов.
Подготовка дел к сдаче в архив
Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства
проводится: при составлении номенклатуры
дел; в процессе формирования дел и проверке
правильности отнесения документов к
делам; при подготовке дел к передаче в
архив.
Для организации и
проведения экспертизы ценности документов создается
постоянно действующая экспертная комиссия
(далее именуется – ЭК). ЭК осуществляет
отбор документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
отбор документов с временными сроками
хранения и с пометкой "До минования
надобности", подлежащих дальнейшему
хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие
годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для
постоянного хранения проводится на
основании перечня документов с указанием сроков
их хранения и номенклатуры дел путем
полистного просмотра дел. В делах постоянного
хранения подлежат изъятию дублетные
экземпляры документов, черновики, неоформленные
копии документов и не относящиеся к вопросу
документы с временными сроками хранения.
Окончательное решение по результатам
экспертизы ценности документов принимает
ЭК.
По результатам экспертизы
ценности документов составляются описи
дел постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу,
а также акты о выделении дел к уничтожению.
Передача дел в архив производится только по описям.
Дела с исполненными
документами постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения
двухлетнего срока их хранения и использования
в структурном подразделении.
Дела временного (до 10
лет включительно) хранения передаче
в архив не подлежат. Они хранятся в структурных
подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном
порядке.
Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии
работника канцелярии. При этом на обоих
экземплярах описи против каждого дела,
включенного в нее, делается отметка о
наличии дела. В конце каждого экземпляра
описи указываются цифрами и прописью
количество фактически принятых дел, дата
приема – передачи дел, а также подписи
заведующего архивом и лица, передавшего
дела.
Заключение
Производственная практика по специальности «Документоведение
и документационное обеспечение управления»
проходила в ООО «ТД Интерторг».
Правила создания и оформления документов в организации
установлены Инструкцией по делопроизводству.
Отмечено, что оформление документов организации
соответствует требованиям нормативно-методической
документации.
В процессе практики был
изучен состав видов служебных документов,
порядок и особенности их оформления.
Выяснено, что в организации присутствуют следующие системы документации:
организационно-правовая, кадровая, статистическая.
Подробно изучен процесс
движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания
документа до момента отправки на исполнение..
Можно сделать вывод, организация документооборота
организации соответствуют нормативно-методическим
требованиям.
|