Отчет по практике в МАУ «Информационный центр «Норильские новости»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Норильский индустриальный институт»

Политехнический колледж

 

 

 

 

 

 

 

 

ОТЧЕТ

по результатам прохождения учебной практики

 

студента специальности 034702

Документационное обеспечение управление и архивоведение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил студент группы 2ДОУ-12	Т.А. Максименко
Проверил преподаватель	Т.А. Градинарова А.И. Макул

 

 

 

 

 

 

г. Норильск, 2014

Введение

 

Секретарь – это лицо учреждения. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж учреждения, в котором он трудится, но подчас успех партнеров и клиентов учреждения. Основные функции секретаря:

• прием, оформление, распределение и рассылка документов, писем, телеграмм, факсов;
• организация приема посетителей;
• прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка документов к сдаче в архив фирмы;
• техническое и канцелярское обеспечение рабочего места руководителя;
• телефонное обеспечение.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того насколько правильно составлен и оформлен документ зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, учреждения, предприятия, поэтому ведение документов предписано законами. При проверке работы учреждения, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации или учреждения.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения, до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления учреждения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Целью прохождения практики является – изучение документооборота и организационной деятельности секретаря на предприятии.

Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:

• рассмотреть порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• проанализировать бездокументарную деятельность секретаря в учреждении.

Я проходила практику в МАУ «Информационный центр «Норильские новости» в период с 2 июня 2014 г. по 29 июня 2014 г.

Главными задачами учреждения являются:

• информирование жителей муниципального образования город Норильск и Красноярского края о жизнедеятельности муниципального образования город Норильск, о работе органов местного самоуправления муниципального образования город Норильск путем издания газеты «Заполярная правда» и иных печатных изданий, предоставление этой информации заинтересованным лицам;
• содействие в пропаганде здорового образа жизни населения, духовного наследия, воспитания патриотизма, новейших достижений в области экономики, культуры и производства муниципального образования город Норильск;
• содействие в формировании позитивного имиджа муниципального образования город Норильск;
• обеспечение потребности органов местного самоуправления муниципального образования город Норильск, муниципальных учреждений муниципального образования город Норильск полиграфическими, типографическими, переплетными и другими услугами в области издательской и полиграфической деятельности.

Учреждение осуществляет следующие виды деятельности:

• выпуск общественно-политических газет;
• создание и поддержка интернет – ресурсов;
• проведение мониторинга общественного мнения и средств массовой информации муниципального образования город Норильск;
• создание и распространение рекламы социального характера через издаваемые Учреждением печатные издания;
• выполнение полиграфических работ для органов местного самоуправления муниципального образования город Норильск, муниципальных учреждений муниципального образования город Норильск (издание афиш, буклетов, пригласительных билетов, брошюр, ксерокопирование, брошюровка, тиснение).

 

Вводное занятие

 

В первый день практики со мной провели вводное занятие, где я познакомилась с руководителем практики от учреждения, ознакомилась с положением об учреждении, правилами внутреннего распорядка, штатным расписанием, исторической справкой. В этот же день со мной был проведен инструктаж по технике безопасности и ознакомительная экскурсия, то есть знакомство с организационной структурой учреждения, его отделами и информационными потоками.

В конце вводного занятия я составила графическую схему структуры учреждения, как показано в приложении А.

 

1 Организация и технологии  документационного обеспечения 

управления

1.1 Функции и структура  службы документационного обеспечения

 

Я ознакомилась с положением о службе документационного обеспечения учреждения, должностными инструкциями ее работников, инструкциями по делопроизводству, номенклатурами дел.

Определила места службы ДОУ в структуре учреждения, ее должностной и численный состав, функции и должностные обязанности сотрудников.

Изучила степени автоматизации делопроизводственных процессов, то есть наличие вычислительной техники, локальной сети, программного обеспечения для автоматизации делопроизводственных процессов, определила степень оснащенности рабочих мест специальной техникой.

На основании проведенных действий и полученных знаний я построила графическую схему структуры службы документационного обеспечения учреждения, как показано в приложении Б.

 

1.2 Особенности документирования  деятельности учреждения,

организации (предприятия)

 

Проанализировала систему документации данного учреждения, единую государственную систему документационного обеспечения, а так же нормативно-методическую документацию в сфере делопроизводства, использующуюся в учреждении.

Изучила виды документации, их классификацию, правила оформления типовых документов.

Оформила деловое письмо, протокол, акт проверки, распоряжение.

Деловое письмо – документ, который служит для связи организации с внешними структурами (Приложение В).

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов (Приложение Г).

Акт проверки – документ, составляющийся группой лиц для подтверждения фактов или событий (Приложение Д).

Распоряжение – документ, носящий характер обязательного поручения руководителя (Приложение Е).

 

1.3 Процесс организации  делопроизводства и служебные  обязанности специалистов среднего  звена и технических исполнителей

 

Я провела анализ движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков, определила пути получения и отправки документов, порядок передачи документов внутри учреждения.

Изучила порядок первичной обработки поступившей корреспонденции, правила приема, сортировки и отправки документов, регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

Выяснила порядок учета документов, полученных по факсу и электронной почте.

Оформила основные виды документов – приказ, распоряжение, протокол, проект договора, акт.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач (Приложение Ж).

Распоряжение – документ, носящий характер обязательного поручения руководителя (Приложение Е).

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов (Приложение З).

Проект договора – примерный план построения многофункционального документа, регулирующего хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности (Приложение И).

Акт – документ, составляющийся группой лиц для подтверждения фактов или событий (Приложение Д).

 

1.4 Построение информационно-поисковой  системы

 

Определила системы регистрации документов, изучила формы регистрации и порядок их заполнения. Определила состав реквизитов, вносимых в автоматическом и полуавтоматическом режимах. Проанализировала созданные базы данных и кто имеет право пользоваться информационно-поисковой системой.

Заполнение регистрационной формы.

Реестр – перечень или список чего либо (Приложение К).

 

1.5 Контроль исполнения  документов

 

Я изучила организацию и технологии контроля исполнения документов, выяснила наличие ответственного за эту работу, документы, регламентирующие этот вид деятельности. Произвела анализ перечней документов, подлежащих контролю, определила количество документов, находящихся на контроле, установила сроки исполнения.

Составила графическую схему взаимосвязи регистрации и контроля исполнения документа, как показано в приложении Л.

 

1.6 Классификация и систематизация  документов, формирование дел

 

Изучила классификационные справочники (перечни документов, номенклатуры дел) и схемы классификации документов, определила типы классификаторов. Проанализировала и определила качество оформления номенклатуры дел, порядок оформления дел, типовые сроки хранения. Самостоятельно группировала исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел, систематизировала документы внутри дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения (Приложение М).

 

1.7 Подготовка дел к сдаче в архив

 

Я изучила положения о экспертной комиссии учреждения. Полистно просмотрела дела, определила сроки хранения документов по действующим типовым и ведомственным перечням документов, провела отбор дел с постоянным и временным хранением, выделила дела с истекшим сроком хранения, составила акт о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению, как показано в приложении Н.

 

2 Роль секретаря в  структуре управления

2.1 Основы организации  труда. Условия труда

 

Изучила секретариат, как специализированную службу в структуре аппарата управления, типовые структуры секретарских служб. Проанализировала функции секретаря и их зависимость от категории секретарского обслуживания, системы делопроизводства, технологий документирования.

Рассмотрела категории секретарей и принципиальные отличия их обязанностей.

Изучила особенности организации рабочего места секретаря, характеристику мебели и оборудования, необходимые технические средства, канцелярские принадлежности, оргтехнику; условия труда – освещенность рабочего места, шум, температуру воздуха; режим труда и отдыха.

Составила должностную инструкцию секретаря руководителя, как показано в приложении П.

 

2.2 Административные и  организационные функции секретаря

 

Я проанализировала организацию работы приемной: прием и регистрация посетителей, регулирование их потока; правила ведения телефонных переговоров и документирование телефонных сообщений, телефонограмм. Организацию рабочего дня руководителя, график недельной работы и корректировку планов. Соотнесла график работы руководителя и секретаря, проанализировала итоги планирования.

Рассмотрела особенности подготовки деловых встреч и переговоров руководителя, правила ведения деловой беседы; типы совещаний и правила их подготовки и организации. Составила и оформила программы, заявки и повестку дня. Рассмотрела роль секретаря в организации командировок руководителя; передачу информации в письменной и устной форме, лично и по телефону.

Оформила протокол совещания, как показано в приложении Р.

 

2.3 Деловые и личностные качества секретаря

 

Проанализировала этические основы взаимоотношений между руководителем и секретарем; служебную субординацию. Деловое общение, его основные виды – общение с руководителем, с посетителями, сотрудниками, почетными посетителями. Особенности делового разговора, деловой беседы; телефонный этикет, речевой этикет, стиль общения в устной беседе. Конфликты на работе, поведение секретаря в конфликтных ситуациях. Внешний вид секретаря – дресс-код.