Отчет по практике в Бийском Технологическом Институте

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

 Если должностное  лицо, подпись которого заготовлена  на проекте документа, отсутствует,  то документ должен подписываться  лицом, исполняющим его обязанности,  или его заместителем.

Не допускается  подписание документов с предлогом "за" или проставление косой  черты перед наименованием должности.

 Согласование документа

При необходимости  оценки целесообразности документа, его  обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам  проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри института (подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее  согласование оформляется путем  визирования проекта документа  должностным лицом. Виза включает в  себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого остается в институте, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Согласование  положений, инструкций и т.п. документов располагается  слева от надписи  УТВЕРЖДАЮ на лицевой стороне документа.

Согласование  приказов, распоряжений и т.д. располагается  на оборотной стороне документа  без указания даты согласования.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном  листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа  осуществляется в следующей очередности:                                                                                                                          

с подведомственными  институту и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих  вследствие издания документа, или  когда содержание документа затрагивает их интересы;

с общественными  организациями - в случаях необходимости  или в случаях, предусмотренных  положениями об этих организациях;

с органами, осуществляющими  государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с вышестоящими организациями - в случаях, когда  законодательством предусматривается  возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.

 Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются руководством вуза, вышестоящими или  межведомственными органами, общественными  организациями, в компетенцию которых  входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение  документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения о  создании центров, факультетов, структурных  подразделений и т.д. подлежат утверждению  ректором института и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать  следующее.

Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

 Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения  или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.          

При направлении  документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

При адресовании  документа в несколько однородных организаций их названия следует  указывать обобщенно.

Полный почтовый адрес указывается при направлении  документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех  адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Адрес не проставляется  на документах, направляемых в правительственные  учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании  документа физическому лицу указывают  инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, индекс.

  Резолюция

В состав резолюции  должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

При наличии  в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное  в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

  Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в  тексте, то отметка о них оформляется  в конце текста документа по следующей форме:

Например:  Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии  нескольких приложений они нумеруются.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения  должны оформляться на стандартных  листах и иметь все необходимые  для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей  подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).

На приложении к распорядительному документу  в правом верхнем углу ставится отметка  с указанием названия распорядительного  документа, его дата и номер.                                               

Порядок снятия и выдачи копий с документов

Копии с документов выдаются с разрешения начальников  структурных подразделений и  только с тех документов, которые  были изданы в вузе и которые касаются служебной деятельности данного  структурного подразделения.

При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк вуза, номер, дата, содержание и т.д.).

В правом верхнем углу копии  пишется слово "Копия".

При выдаче копии с копии  следует писать "Копия с копии".

При заверении копии документа  внизу после полного воспроизведения  текста пишется "Верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

При пересылке копии в  другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует  проставлять гербовую печать.

На обороте  документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

Автоматизация документирования

  Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.

Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами  в области автоматизированных информационных технологий.

2.3. Контроль за исполнением документов

Организация контроля

Все поступающие на имя ректора института и в адрес института документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. На такие документы ставится специальный штамп в виде буквы «К». Отметка о взятии документа на контроль проставляется на правом поле документа, на уровне заголовка. После выполнения документа взятого на контроль, ответственный  за делопроизводство должен расписаться  в журнале, который хранится в общем отделе  .

Контроль за исполнением  документов устанавливается в целях  обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы, поступающие на имя ректора института.

Ответственность за обеспечение  контроля  возлагается на руководителей структурный  подразделений.

Руководители структурных  подразделений обязаны рассматривать  состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства  института, а также документы, поступившие  в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

Документ считается  исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы  и соблюдены следующие сроки:

- если в документе поставлен срок исполнения - в указанный срок,

- документы без указания срока исполнения - в месячный срок,

- если в документе имеется пометка "срочно" - в трехдневный срок,

- поручения без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок.

Срок исчисляется  в календарных днях с даты подписания документа.

Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи "В дело №...", подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении.

Порядок снятия документов с контроля

Документы снимаются  с контроля, если решены поставленные в них вопросы или авторам  дан ответ по существу. Промежуточный  ответ, равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

Снять документ с контроля могут только должностные  лица.

Основанием  для снятия с контроля документов с поручениями руководства вуза является документ-ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения.

Регистрация и  индексация документов

Регистрация документов

Регистрация документов в вузе осуществляется децентрализовано.                          

В общем отделе регистрируются входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора, документы, адресованные в вуз без указания конкретного адресата, входящая правительственная корреспонденция, исходящая от имени руководства вуза документация, приказы, распоряжения .

Протоколы совещаний  у проректоров института регистрируются и хранятся в секретариатах проректоров  института.

Входящие документы  регистрируются в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.

Индексация  документов

Каждому структурному подразделению института присваиваются цифровые индексы. В связи с совершенствованием организационной структуры вуза в списке индексов структурных подразделений предусмотрены резервные номера.

Сотрудники, ответственные  за ведение делопроизводства, проверяют  правильность оформления исходящих  документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии  исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные журналы.

Учет  и хранение печатей, штампов и  бланков

Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, зачетные книжки трудовые книжки.

Учет всех печатей  и штампов, имеющихся в вузе (кроме печатей и штампов специального отдела), ведется в специальном журнале.

Выдача печатей, штампов и бланков производится под расписку в соответствующих журналах учета.

Журналы учета  включаются в номенклатуру дел. Листы  их нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Печати и  штампы должны храниться в сейфах или металлических шкафах.

Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в структурных  подразделениях несут секретари  или лица, ответственные за ведение делопроизводства.

Печать следует  проставлять таким образом, чтобы  оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи.

Печати и  штампы уничтожаются по акту.

Проверка наличия  печатей, штампов и бланков, а также порядка их хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год одновременно с проверкой состояния делопроизводства.

Отметки о проведенных  проверках делаются в соответствии со следующими правилами:

 

Наименование	Хранится	Применяется
Гербовая печать вуза	У секретаря  ректора вуза	- На документах, подписанных или утвержденных ректором; - на отдельных документах, подписанных руководителями структурных подразделений.
Печати структурных подразделений	У ответственных за печать в структурных подразделениях	- На документах, подписанных или утвержденных руководством этих подразделений; - на копиях и выписках  из этих документов.
Бланки, используемые в вузе	У ответственных  за делопроизводство в структурных подразделениях