Отчет по практике на ООО «Юнидеф-техно»

- Выдача работникам характеристики.

- Оформление необходимых материалов  для привлечения к ответственности  нарушителей трудовой дисциплины.

- Организация табельного учета  и обязательное медицинское страхование  на предприятии. 

- Обеспечение подготовки документов  по пенсионному страхованию и  ведению персонифицированного учета  в системе Государственного пенсионного  страхования. 

Делопроизводство в ООО "Юнидеф-техно" осуществляется централизованной системой управления, все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в юридическом отделе общества (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.).

 

Достоинства структуры делопроизводственной службы ООО "Юнидеф-техно" - освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, - обеспечение работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой - повышение качества обработки документов

Недостатки структуры делопроизводственной службы ООО "Юнидеф-техно" - нет самостоятельного структурного подразделения.

 

Функции, возложенные на ответственных лиц делопроизводственной службы:

• Финансовый директор, осуществляя функции делопроизводственной службы, относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом Директора Общества. Осуществляя функции делопроизводственной службы, в своей деятельности, финансовый директор, руководствуется: законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами по соответствующим вопросам; уставом предприятия; приказами и распоряжениями директора Общества. Финансовый директор осуществляет контроль за надлежащим оформлением установленной документации.

Участвует в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Организовывает своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами  руководителя предприятия, учет личного  состава, выдачу справок о настоящей  и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Организовывает табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Руководит работниками отдела осуществляющие функции делопроизводственной службы.

• Начальник кадрового отдела относится к категории специалистов, непосредственно подчиняется финансовому директору ООО "Юнидеф-техно". В своей работе начальник канцелярии руководствуется: нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала; методическими материалами по вопросам кадров; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями генерального директора предприятия. Ведет учет личного состава предприятия и его подразделений. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров. Оформляет документацию по кадрам. Проверяет соблюдения графиков отпусков на предприятии.

Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, установления льгот и компенсаций; при наличии текучести кадров изучает ее причины, участвует в разработке мероприятии по снижению текучести кадров.

• Делопроизводитель принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Организует и ведет табельный  учет всех отделов предприятия. Контролирует состояние табельного учета и  трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия  правил внутреннего трудового распорядка. Отвечает на запросы организаций  и письма граждан. Готовит приказы  и поощрении на работников предприятия, которым исполняется 50-60 лет согласно существующему положению.

• Юрисконсульт, разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера. Осуществляет методическое руководство правовой работой на предприятии, оказывает правовую помощь структурным подразделениям и общественным организациям в подготовке и оформлении различного рода правовых документов, участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий. Проводит изучение, анализ и обобщение результатов рассмотрения претензий.

В соответствии с установленным  порядком оформляет материалы о  привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности. Контролирует своевременность представления  структурными подразделениями справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии. Подготавливает совместно с другими  подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов. Осуществляет информирование работников предприятия  о действующем законодательстве и изменениях в нем. Консультирует  работников предприятия по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, подготавливает заключения, оказывает содействие в  оформлении документов и актов имущественно-правового характера.

 

Организация работы с документами ООО «Юнидеф-техно» предполагает:

1) обеспечение условий для создания, накопления, обработки, хранения и использования документированной информации;

2)обеспечение документированной  информацией ее потребителей (как  внутри, так и за пределами  фирмы) в соответствии с их  потребителями;

3) обеспечение соблюдения установленной  на фирме технологии обращения  с документированной информацией  на всех ее этапах:

-документооборота;

-создания и эксплуатации информационно-поисковых систем по документам;

-подготовки документов, надобность  в которых миновала, к передаче  на архивное хранение.

 

Движение документов с момента  их получения (создания) и до момента  завершения их исполнения образует документооборот  фирмы. Документооборот предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное  движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и внутренних документов.

 

Порядок работы с входящими документами:

 

прием корреспонденции, проверка целостности  упаковки и вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизация документов, заполнение регистрационных  карточек, простановка штампов, распределение документов на подлежащие передаче директору или секретарю для рассмотрения и  вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения фирмы.

 

Порядок работы с исходящими документами:

 

получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов в регистрационно-контрольной форме, сортировка отправляемых документов по адресатам и видам почтовых отправлений, простановка адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

 

Порядок работы с внутренними документами:

 

получение распоряжения на подготовку документа, изучение материалов в освещаемом документе, составление проекта (чернового  и уточненного) документа (набор  текста и печать), согласование проекта документа, представление документа на подпись, передача на регистрацию, передача документа должностным лицам фирмы для руководства в повседневной работе, помещение в «дело».

 

Значение при документировании, имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для  создания документов. Так, средства для  обработки документов присутствуют, как вручную, так и технологическими средствами (компьютеры, факсы, ксерокс, сканер).

 

Во время прохождения практики в ООО «Юнидеф-техно» и занимая должность – делопроизводителя, я познакомилась со стадиями текущего делопроизводства в обществе. За время практики я рассмотрела следующие документы (все рассмотренные мною документы приложены ниже в качестве приложения):

 

1.Структура и штатная численность

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором  указываются все структурные  подразделения, вводимые на предприятии  должности и количество штатных  единиц по каждой из должностей. Штатное  расписание обязательно составляется работодателем по форме № Т-3 утверждается приказом, который пишется в свободной форме. Внесение любых изменений тоже оформляется приказом. Штатное расписание составляется по установленной форме и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно приказом руководителя.

 

2.Приказ по основной деятельности

Приказы по основной деятельности –  приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Дата приказа является дата его подписания начальством.

 

3.Приказ по личному составу

Приказы по личному составу регулируют приём, перемещение, увольнение работников, представление отпусков, присвоение разрядов, вынесение поощрений и  взыскания работников. Приказы по личному составу оформляются  на бланках предприятия.

 

4.Протокол заседания (собрания)

Протокол заседания (собрания) –  документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, совещаниях, заседаниях совещательных органов. Протокол заседания отражает деятельность по совместно принятым решениям.

 

5.Докладная записка

Докладная записка- это информационный документ, который составляется на имя руководителя компании. Цель докладной  записки – информировать руководство  о сложившейся ситуации. Докладные  записки бывают: внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются  на бланке формата А4 и подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4 и подписываются руководителем предприятия. Датой записи является дата её подписания.

 

6.Деловое (служебное) письмо

Деловое письмо имеет определённые правила оформления и составления. Его печатают на стандартных бланках  формата А4 и А5.

Служебное письмо является носителем  определённой информации и является правовым документом.

 

7.Трудовая книжка

Трудовая  книжка – один из важнейших  личных документов гражданина в нашей  стране. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Все сведения в трудовую книжку заносятся без  сокращения – полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника  записываются на основании паспорта, образование – на основании соответствующего документа, профессия – тоже на основании  документа. По ней  считают общий  стаж работника. Трудовая книжка обязательно  хранится у работодателя (ст. 66 ТК РФ)

 

8.Командировочное удостоверение  по форме Т- 10

Командировочное удостоверение –  это документ, выдаваемый сотруднику на время выполнения им служебных  обязанностей вне постоянного места  работы. Оно служит оправданием о  месте и время нахождения в  командировке. Командировочное удостоверение  выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении  в командировку и передаётся сотруднику. Бланк по форме  №Т-10 является документом, подтверждающим время пребывания в служебной командировке.

 

9.Доверенность

Доверенность – документ о представлении права доверенному лицу на совершение каких либо действий от лица доверителя. Доверенность может быть выдана только дееспособными гражданами и юридическими лицами. Доверенность составляется в строго определённой письменной форме.