Осуществление экспертизы ценности документов

Кроме перечисленных общих  критериев экспертизы ценности документов для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для  развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и  предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность  и полнота изложения вопроса(проблемы) и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Осуществление  экспертизы ценности документов

2.1. Проведение экспертизы ценностей документов.

Экспертиза ценности документов в организации осуществляется экспертными  комиссиями на основе их функции и  включает в себя:

- непосредственные правила  экспертизы ценности документов;

- составление описей, составление  актов.

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие  функции:

-организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению;

-осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам;

-оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения: по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав архивного фонда России; по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России; по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

-Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: на утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения; описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне, документов до 1945 года включительно.

На согласование ЭПК архивного  учреждения, а затем на утверждение  руководителя своего учреждения:

- сводную номенклатуру  дел учреждения;

- описи дел по личному  составу;

указывается перед группой  заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт  под общим заголовком с указанием  количества дел, отнесенных к данной группе.

Архивные учреждения проверяют  правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости  имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

 

2.2. Порядок уничтожения документов

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Передача дел оформляется  накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес  бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем  сотрудника, ответственного за обеспечение  сохранности документов в организации. Основных правил работы архивов организаций. В принципе организация может и самостоятельно уничтожить документы (при помощи уничтожителя бумаг, сжечь и т.п.). Для этого необходимо составить соответствующий акт об уничтожении документов.

Однако данный способ уничтожения  не предусмотрен вышеуказанными нормативными актами.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока  хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном  просмотре дел постоянного срока  хранения подлежат изъятию дублирующие  экземпляры документов, черновики, копии  документов и документы с временными    сроками    хранения,    Одновременно    проводится    отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с  истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению  дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Опись дел подписывается  составителем с указанием его  должности, согласуется с руководителем  службы документационного обеспечения  управления и утверждается руководителем  структурного подразделения. Перед  утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись  дел структурного подразделения  организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном  подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный  архив, где служит для составления  годового раздела сводной описи  дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный  для последующей передачи в государственный  архив, подлежит утверждению ЭПК  архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного  обеспечения управления, подписывается  председателем ЭК (после утверждения  описи комиссией) и согласовывается  с руководителем организации.

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и  затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или  уничтожение является результатом  проведения экспертизы ценности документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций  специалистов архива, так как итогом экспертизы осуществляется полноценное  комплектование архива организации  и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного  фонда РФ в целом.

Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.

Экспертиза ценности документов - один из основных и ответственных  процессов работы с документами, так как в результате экспертизы ценности:

-устанавливается комплекс  документов постоянного хранения;

- производится оперативное  уничтожение ненужных документов  с истекшими сроками хранения. Работа экспертной комиссии строится  в соответствии с Основными  правилами работы ведомственных  архивов.

Работу по организации  и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ. Основными правилами  работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием  сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой  дел организации.

Сохранение документной  информации - важнейшая задача любого предприятия, любой организации, независимо от формы собственности, так как  информационные ресурсы, наряду с трудовыми, материальными ресурсами относятся  к основным ресурсам государства.

 

 

 

Список использованной литературы

1.Об архивном деле РФ, федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ.

2.Основные правила работы архивов организации. М., 2002

3.Андреева В.И. Энциклопедия секретаря / В.И. Андреева, Т.А . Быкова, Л.М. Вялова и др. – М.: МЦФЭР, 2004. - 105 с.

4.Алексеева Е.В. Архивоведение: Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова.  Учеб./  М., 2002 - 234 с.

5.Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: Учебное пособие.

 Ю.Д. Бахтеев, В.Ф.Захаров,  И.Н. Наумов - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2003. - 67 с.

6.Булюлина Е.В. Архивоведение. Е.В Булюлина Учебно-методическое пособие. Волгоград, 2001. 213с.

7.Вовкотруб О.В.  Архивоведение О.В. Вовкотруб, Л.Р.Фионова Издательство: Издательство ПГУ: 2005. 231с.

8.Голиков А.Г. Архивоведение. А.Г.  Голиков Учебник для вузов. М., 2008. 72с.

 9.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: М.В.   Кирсанова Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с