Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в органах местного самоуправления

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Тверской государственный университет»

 

 

Институт непрерывного образования

Высшая школа экономики и  управления

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по программе повышения  квалификации

«Документационное обеспечение деятельности органов  местного самоуправления»

 

на тему: «Особенности регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в органах местного самоуправления»

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                           Выполнил: слушатель программы

                                                              Бойкова Юлия Николаевна

_____________

подпись

 

Проверил:

Никитина Елена Эдуардовна

«____»___________ 2013г.

______________

                                                                                 подпись

 

 

 

 

Тверь, 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………3

1.Понятие регистрации документов……………………………………………4

2. Регистрация входящих документов………………………………………….6

3. Регистрация исходящих  документов………………………………………...7

4. Регистрация внутренних документов………………………………………..8

Заключение………………………………………………………………………10

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ……………………………11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

ВВЕДЕНИЕ

          Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

1.Понятие регистрации документов

       

            Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения»[1].

          Основным назначением регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в систему управления документами, а дополнительным назначением - упрощение поиска документа. Регистрация включает в себя краткое описание документа или запись метаданных о документе, а также присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной системы управления документами. Регистрация формализует включение документа в систему управления документами [2].

         Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

         Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей

(реквизитов) и занесение  их в определённую регистрационную  форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для  создания базы данных о документах  учреждения. Таким образом в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации [3].

          Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

        Все документы организации делятся на три документопотока:

входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;

исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

 

5

      Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются только один раз: входящие – в день поступления; исходящие и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер не ставится.

      Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день [5].

         При регистрации документов обязательно фиксируется следующая информация:

1) автор документа;

2) дата документа;

3) номер документа;

4) дата поступления документа  в организацию и его номер  по журналу регистрации;

5) заголовок к тексту и краткое  содержание документа;

6) резолюция руководителя;

7) отметка об исполнении документа.

          Эти реквизиты составляют основу информационно-справочных систем и обеспечивают информационную совместимость регистрационных форм.

          В качестве регистрационных форм используются регистрационные журналы и регистрационно-контрольные карточки (РКК). На основе регистрационно-контрольных карточек строится справочная картотека, обеспечивающая поиск и контроль исполнения документов.

            Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, представляющую собой картотеки и классификационные справочники, выполненные традиционным или электронным способом.

       

6

 При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут составить следующие справочные картотеки

(по корреспондентам,  по видам документов, по авторам,  по географическим признакам  и др.). 

2. Регистрация входящих  документов

 

           К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

         Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

     

 

 

 

7

3. Регистрация исходящих документов

 

      Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В

7

 вышестоящие организации  направляют докладные записки,  отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения,  переданные по электронной почте.

          За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

             Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

           Каждый работник службы ДОУ должен знать, что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

          Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

 

8

наличие приложений, указанных  в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

       Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

       На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

         Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

 

4. Регистрация внутренних документов

 

         К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

        Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

         Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

проекты приказов обязательно  визируются представителем юридической  службы;

протокол не имеет  этапа подготовки проекта, а также  согласования и визирования.

9

      Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

фельдъегерской или  курьерской связью;

секретарями;

с помощью технических  средств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в органах местного самоуправления является кропотливой, точной, трудоемкой, но очень важной работой для делопроизводства в целом. Например, регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

Многие требования к регистрации документов обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всей организации негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации отражаются в инструкции по делопроизводству  и их следует строго выполнять.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1984,с.4. п. 39.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования.
3. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-320с
4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива 23.12.2009)
5. Журнал "Секретарь-референт" №11 2012 Регистрация документов в вопросах и ответах .Ю.С. Задорина, документовед