Особенности оформления документов, используемых в международной практике внешнеэкономический деятельности. Коммерческая (деловая) переп

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5.ОФОРМЛЕНИЕ ВТОРОГО И ПОСЛЕДУЮЩИХ ЛИСТОВ ПИСЬМА

    В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова “Лист для продолжения письма № …”.

    Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата.

    Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В это случае страницы нумеруются, а справа внизу на все страницах, включая первую, но кроме последней пишется: “Continued” — или сокращенное: Cont’d (Countd), что значит “имеется продолжение”.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

    Деловая переписка – одна из важнейших составляющих деятельности предприятия, поэтому для достижения наилучших результатов следует иметь в виду «человеческий фактор» (усталость, загруженность адресата работой, возможно, его плохое самочувствие). Поэтому тон любого письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения должны обеспечивать убедительность и исключать дополнительную уточняющую переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений. 
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, при ведении международной переписки, т.к. за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

В пределах своей  компетенции организации всех уровней  управления могут направлять письма при осуществлении оперативных  связей с вышестоящими отраслевыми  и функциональными органами, подведомственными  и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону. 
Почтовое отправление (письмо) до сих пор остается наиболее распространенным видом деловой связи. Проигрывая перед остальными видами (телекс, телефон, связь через компьютеры) в скорости доставки информации, оно выгодно отличается от них варьируемостью объема, представительностью, дешевизной. Обычное письмо незаменимо в рекламной деятельности, при рассылке коммерческих предложений; только оно поможет создать благоприятное впечатление о вас и вашей деятельности при первых безличных контактах с зарубежным партнером.  

  Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком, на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха дела.  

  В последние десятилетия основным языком международного делового общения стал английский. Письмо на английском будет понято деловому человеку в любой точке земного шара. Поэтому все примеры переписки, образцы, техника составления писем даны для английского языка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Итак, на основе вышеизложенного можно сделать вывод, что при составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования:

   исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

   письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

   письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;

    письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

   письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз;

   объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста;

   с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе;

    деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

4.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Паневчик В.В., Акулич В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. Пособие/под редакцией В.В. Паневчика - Минск: БГЭУ, 2008

2. СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ 6.03 – 2003)

4. Вабищевич С.С Внешнеэкономическая деятельность в Республике Беларусь