Особенности этикета секретаря

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Достижение науки и техники, бурное развитие научно технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества эффективности управленческого труда. 
Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря. 
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций. 
По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения. 
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и об ее организации. 
Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

История происхождение секретаря

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Этика и как должен вести себя секретарь — референт

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет и говорить  опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар, чувствовать “нюансы”  дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

 

 

Основные этические  функции секретаря

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

• знания,  необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя(владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

 

• знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

 

• знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

 

 

 

 

 

 

 

 

Современные  требования этики секретаря

Чтобы  отвечать современным требованиям этики, секретарь должен обладать следующими качествами:

• иметь профессиональный имидж;

 

• хорошо владеть речью и письмом;
• обладать хорошей памятью;
• хорошо ориентироваться во времени;
• содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
• уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
• осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
• быть энергичным, проявлять инициативу;
• быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
• поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
• контролировать финансы офиса;
• быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых  вопросах фирмы.

 

 

 

 

 

 

Классификация секретарей

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST–девушка, работающая  на телефоне. В ее обязанности  входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICEMENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность –PERSONALSEKRETARY– помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию, как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и  инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры.

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает  различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и незаменима.

Обязанности

Без особого рода знаний,  умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

• учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
• оформление  (в том числе печатание) и рассылка  распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т. п..;
• подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями  проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
• оформление протоколов рассылок выписок из них;
• анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
• подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;
• прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
• организация приемов посетителей;
• прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами  в обязанности секретаря включаются  функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

• техническое обеспечение работы руководителя;
• подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
• организация приема работников и посетителей;
• телефонное обслуживание;
• подготовка командировок;
• организация презентаций и специальных приемов гостей;
• стенографирование;
• контроль за праздничными и юбилейными датами;
• обработка почты;
• машинописные работы;
• сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
• сбор материалов для докладов и речей руководителя;
• ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи, с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности  и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

 

 

 

 

 

 

Заключение

Этические требования секретаря стоит наравне с профессионализмом и также требует постоянного усовершенствования.  От коммуникабельности секретаря зависть процветание фирмы или организации, как уже сказано выше секретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет и говорить  опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

• http://www.slideboom.com/presentations
• Этикет и культура поведения секретаря-референта Авторы: Логинова. С. 
  Издатель: Журнал Управление персоналом"  Год издания: 2005
• Этикет и культура поведения секретаря-референта 
• https://ru.wikipedia.org/wiki