Особенности электроннного документоооборота

Для восприятия информации бумажного документа достаточно лишь приемлемого освещения, и никаких  специальных условий не требуется.

Для работы с электронными документами необходим компьютер, а при необходимости их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование портативных компьютеров и мобильных средств связи снимает часть проблем.

Информационная  безопасность и защита информации.

Защитить бумажный документ от несанкционированного доступа можно обеспечив его физическую недоступность (например, хранение в сейфе), зафиксировав факт передачи документа в специальных учётных формах (передача под расписку) и другими организационными мерами.

Для электронных документов эта задача решается путём использования  средств регламентации доступа  пользователей к компьютерам  и базам данных, средств криптозащиты, протоколированием действий пользователей и т.п. Также необходима техническая защита, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.

Сохранность информации и её доступность для восприятия человеком.

Для бумажных документов характерен длительный период старения и разрушения, что зависит от качества бумаги (например, срок стойкости «бескислотной» бумаги исчисляется столетиями). Не менее важным является качество средств нанесения информации на бумагу (чернила, паста, средства, используемые в матричных, струйных и лазерных принтерах, и т.п.). Для восприятия информации спустя длительное время не требуются специальные устройства для её преобразования, достаточно лишь знания языка, на котором написан текст документа.

В случае с электронным  документом нужно учитывать, что  жизненный цикл программных средств  и носителей записи (моральное  и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Возникает проблема перезаписи информации на другой носитель и средств  её аутентификации (иначе документ утратит юридическую силу). Иногда предлагают сохранять соответствующие  технические и программные средства для воспроизведения информации (и соответственно обучать персонал пользованию этими средствами) или  распечатывать электронные документы  на бумаге и заверять сделанные копии. Также возникают проблемы сохранности ЭЦП и срока действия сертификата подписи. Также для обеспечения сохранности и повышения устойчивости компьютерной системы можно выполнять резервное копирование информации.

Сфера применения (бытовая) документов.

Бумажные документы применяются  повсеместно.

Электронные документы используются теми участниками коммуникаций (организациями  и физическими лицами), которые  имеют соответствующую компьютерную технику. Сфера применения электронных  документов постоянно расширяется  по мере развития технической оснащённости, накопления опыта и создания нормативной  базы.

Можно сделать вывод, что  электронные документы хоть и  имеют существенные преимущества по сравнению с бумажными (быстрая  передача документа, отсутствие бумажной «волокиты», быстрый поиск документа  в базе), они также обладают существенными  недостатками – проблемы придания юридической силы документу и  необходимость защиты от несанкционированного доступа к документам.

Придание юридической  значимости, относящееся к использованию  традиционных бумажных документов, представляет собой основное препятствие развитию использования электронного документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Развитие информационных технологий и компьютерной техники в современном  мире привело к гигантскому росту  скорости вычислений и объема памяти; развитие связи - к многократному  увеличению пропускной способности  каналов; электронный документооборот  от единичных экспериментов превратился  в явление массового масштаба. Игнорировать качественное отличие  природы электронного и аналогового  документов общество далее не может, появляются новые законы регулирования  электронного взаимодействия.

В настоящее время в России нет  ни одного специализированного действующего закона в сфере электронного взаимодействия, так что можно говорить только о законопроектах, готовящихся или  уже внесенных для рассмотрения в Государственную Думу. Главным  позитивным моментом проектов является неформальное признание специфики  электронного документа, его принципиального, качественного отличия от традиционного (бумажного), аналогового документа. Пусть с многочисленными недостатками, что естественно для переходного  периода качественного скачка в  обработке информации.

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.
3. Ларьков Н.С. Документоведение. М., 2006.
4. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. – 2003. – №1. – С. 43-44.
5. Федеральный закон РФ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
6. Проект Федерального закона РФ «Об электронном документе». [Электронный ресурс] // Агентство консультаций и деловой информации. Экономика и жизнь. URL: http://www.akdi.ru/gd/proekt/096779GD.SHTM.
7. Европейская спецификация MoReq-2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами» (обновлённая и дополненная версия, 2008 год).
8. Постановление Пенсионного фонда РФ от 26 января 2001 г. № 15 «О введении в системе Пенсионного фонда РФ криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи». Ст. 2 [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_law/detail.php?ID=34265&SECTION_ID=669.
9. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. – 2006. – №1. – С. 26-34.
10. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Издательство МЭИ, 2004.
11. Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=8657&SECTION_ID=765.

¹ Фёдорова В. Бумажный документооборот уходит в прошлое? [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы».

URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=8657&SECTION_ID=765.

² ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

³ ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.

⁴ Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. – 2003. – №1. – С. 43-44.

⁵ Ларьков Н.С. Документоведение. М., 2006.

⁶ Федеральный закон РФ от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

⁷ Проект Федерального закона РФ «Об электронном документе». [Электронный ресурс] // Агентство консультаций и деловой информации. Экономика и жизнь. URL: http://www.akdi.ru/gd/proekt/096779GD.SHTM.

⁸ Европейская спецификация MoReq-2 «Типовые требования по управлению электронными официальными документами» (обновлённая и дополненная версия, 2008 год).

⁹ Постановление Пенсионного фонда РФ от 26 января 2001 г. № 15 «О введении в системе Пенсионного фонда РФ криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи». Ст. 2 [Электронный ресурс] // Компания «Электронные офисные системы». URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_law/detail.php?ID=34265&SECTION_ID=669.