Особенности деловой переписки

Особенно полезными информационные письма оказываются при установлении первичного контакта с адресатом, которому предоставляется определенное количество дополнительной информации (например, о деятельности организации-отправителя информационного письма) обзорного характера. На основе указанной информации адресат в дальнейшем может запросить необходимые уточнения. Будет правильным побудить адресата к этому при помощи стандартной формулировки вроде: «Мы будем рады ответить на Ваши вопросы ...».

 

 

Глава 2. Правила оформления и стилистика деловых писем.

2.1. Оформление делового письма

Рассмотрение особенностей оформления деловых писем целесообразно начать с состава их реквизитов. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 для надлежащего оформления писем в процессе осуществления служебно-деловой переписки используются следующие реквизиты:

01-- изображение Государственного герба Российской Федерации;

02 -- изображение герба субъекта Российской Федерации;

03 -- изображение эмблемы (товарного знака либо знака обслуживания) предприятия (организации, учреждения);

04 -- код предприятия (организации, учреждения);

05 -- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 -- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 -- наименование предприятия (организации, учреждения);

09 -- справочные данные о предприятии (организации, учреждении);

11--дата письма;

12 -- регистрационный номер письма;

13 -- ссылка на регистрационный номер и дату письма;

15 -- сведения об адресате;

17 -- резолюция;

18 -- заголовок к тексту;

19 -- отметка о контроле;

20 -- текст письма;

21--отметка о наличии приложения;

22 -- подпись;

23 -- гриф согласования письма;

24 -- виза согласования;

25 -- оттиск печати;

27 -- отметка об исполнителе;

28 -- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 -- отметка о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение);

30 -- идентификатор электронной копии письма.

Оформление перечисленных реквизитов производится в соответствии с разделом 3 ГОСТ Р6.30-2003.

Изображение Государственного герба Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках для писем в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации». Изображение герба субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках для писем в соответствии с соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации. Изображение эмблемы предприятия (организации, учреждения) или соответствующего товарного знака (знака обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках для писем в соответствии с уставом (положением) предприятия (организации, учреждения).

Значение кода предприятия (организации, учреждения) (реквизит 04) проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми указанным лицам налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки па учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляется также в соответствии с документами, выдаваемыми указанным лицам налоговыми органами.

Наименование предприятия (организации, учреждения), являющегося отправителем письма (реквизит 08), должно в точности соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над наименованием предприятия (организации, учреждения) указывают сокращенное, а при его отсутствии -- полное наименование вышестоящего органа (при его наличии у данного предприятия).

Справочные данные о предприятии (организации, учреждении) (реквизит 09) включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению отправителя письма, в том числе номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

Датой письма (реквизит 11), как правило, является дата его подписания. Данный реквизит оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год -- четырьмя арабскими цифрами.

Регистрационный номер письма (реквизит 12) сострит из порядкового номера документа, при необходимости дополняемого по усмотрению предприятия (организации, учреждения) иными учетными данными, как то -- индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе письма и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату (например, входящего письма, в ответ на которое подготовлено данное письмо) (реквизит 13) включает в себя, соответственно, регистрационный номер и дату документа входящего письма.

Оформление реквизита 15 -- «Сведения об адресате» -- производится с учетом того, кто именно -- предприятие, структурное подразделение предприятия, должностное или частное лицо -- выступает в качестве адресата.

При адресовании письма должностному лицу предприятия инициалы адресата указывают перед фамилией, а его должность -- в дательном падеже. При адресовании письма предприятию (структурному подразделению предприятия) их наименования указывают в именительном падеже6. В состав реквизита может также входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Так, при адресовании письма предприятию указывают его наименование, а затем -- почтовый адрес, например: ОАО «Завод «Электросила», Московский пр., д.132, Санкт-Петербург, 196220.

При адресовании письма частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем -- его почтовый адрес, например: Галаниной Е.И. проезд Мичурина, д.11, пос. Андреевка Ленинского р-на Курской области, 340045.

Оформление резолюции на входящем письме (реквизит 17) предусматривает указание фамилии, инициалов исполнителей поручения, содержания поручения (при необходимости -- например, по подготовке проекта ответного письма), сроков исполнения, а также личной подписи должностного лица -- автора резолюции и даты ее вынесения.

Оформление резолюции, как правило, производится на свободном от текста участке первого листа письма. Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, прилагаемом к письму.

Заголовок к тексту письма (реквизит 18) должен как можно более точно отражать краткое содержание документа, например: «О проекте договора поставок научно-технической продукции на 2005 год».

Отметка о контроле за исполнением письма (реквизит 19) оформляется соответствующим условным обозначением, принятом на данном предприятии -- буквой «К», словом (штампом) «Контроль» и т.п.

Оформление реквизита 20 -- «Текст» -- производится на государственном языке РФ (государственных языках субъектов РФ) в соответствии с законодательством. Текст письма может быть представлен в виде связного текста или с включением в него анкет или таблиц (последние могут быть вынесены в приложение к тексту). Если текст письма содержит несколько решений, предложений, выводов и пр., то его можно разбивать на разделы, подразделы и пункты, нумеруемые арабскими цифрами. При оформлении письма на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (посредством простановки номеров арабскими цифрами посередине верхнего поля листа).

Оформление реквизита 21 -- «Отметка о наличии приложения» -- производится с учетом следующих обстоятельств.

Приложение, упоминаемое по тексту письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Приложение (приложения), не упоминаемое по тексту письма, оформляется следующим образом:

Приложение:

1. Проект приказа о поощрении работников предприятия по итогам 2004 года, на 4 л. в 1 экз. 2. Программа торжественного вечера, посвященного Дню предприятия, на 2 л. в 1 экз. И т.д.

Приложение к письму, в свою очередь, имеющее собственное приложение, оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ЗАО «Лотос» от 01.07.2005 № 206/27-1 и приложение к нему, всего на 13 л.

Приложение, направляемое не во все указанные в письме адреса (например, рассылаемом циркулярном), оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. На первом листе прилагаемого к письму документа (в правом верхнем углу) оформляется надпись «Приложение №». Указанную надпись допускается оформлять прописными буквами.

Оформление реквизита 22 «Подпись» имеет определяющее значение для придания письму юридической силы (в особенности для отдельных видов писем, например, для гарантийных). Реквизит включает наименование должности лица, подписавшего письма (развернутое или полное, если документ, соответственно, оформлен на листе писчей бумаги или бланке письма, и сокращенное -- на письме, оформленном на бланке соответствующего должностного лица), личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию отправителя письма), например2:

Генеральный менеджер подпись А.Кан

(на бланке для писем)

 подпись А.Кан

(на бланке должностного лица)

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи следует располагать одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности каждого из отправителей. При равенстве должностей отправителей их подписи располагают на одном уровне.

Гриф согласования письма (реквизит 23) включает слово СОГЛАСОВАНО (напечатанное прописными буквами), должность лица, с которым согласован текст документа (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Главный инженер ФГУП «Мегатрон»

Личная подпись И.И. Ивах

Дата

Если согласование текста письма производится другим документом, то оформление указанного реквизита производится следующим образом: СОГЛАСОВАНО

Решение научно-технического совета

АОЗТ «Реверс»

от 01.07.2005 №34-2-61

Согласование документа оформляют визой согласования документа (реквизит 24), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись С.А. Козлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись С.А. Козлов

Дата

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на письмах, удостоверяющих права соответствующих лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, и некоторых других документах.

Реквизит 27 -- «Отметка об исполнителе» -- включает инициалы и фамилию исполнителя письма (лица, осуществлявшего техническую подготовку документа) и номер его телефона.

Реквизит следует располагать на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма (в левом нижнем углу).

Реквизит 28 -- «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» -- включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (например, ответного письма), либо -- при отсутствии такого документа --.краткие сведения об исполнении предписанных резолюцией действий, а также слова «В дело» и номер Дела, в котором предполагается храниться письмо, и подписи исполнителя письма (руководителя структурного подразделения, в котором исполнено письмо).

Отметка о поступлении входящего письма на предприятие (реквизит 29) включает порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости также -- часы и минуты), проставленные от руки или в виде штампа. Идентификатор электронной копии письма (реквизит 30) -- это особая отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла и его расположение на машинном носителе, а также дату и -- при необходимости -- другие поисковые данные, устанавливаемые на предприятии для идентификации электронных документов, включая письма.

Оформление писем в зависимости от их функционального назначения и содержания может производиться либо на бланках, либо на листах писчей бумаги. Разделом 4 ГОСТ Р6.30-2003 установлены следующие основные требования к бланкам документов:

- формат бланков -- А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);

- размеры полей (участков бланка, свободных от текста письма), не менее: 20 мм -- левое, верхнее и нижнее; 10 мм -- правое;

- основа -- прочная белая бумага (бумага светлых тонов) установленной белизны и плотности;

- расположение реквизитов на бланках -- угловое и продольное, в пределах границ отведенных для них зон (в соответствии с приложениями А1 и А2 к ГОСТ Р6.30-2003).

Для оформления писем могут использоваться следующие виды бланков:

- бланк письма предприятия;

- бланк структурного подразделения предприятия;

- бланк должностного лица предприятия.

 

2.2. Язык и стиль деловых писем

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней.