В делопроизводстве организаций
тексты документов могут составляться:
- на основе официально утвержденных унифицированных форм документов;
- с учетом требований нормативных актов, регламентирующих создание отдельных видов документов;
- в форме, отражающей устойчивую практику документирования.
Текст на основе унифицированной
формы
Тексты документов, составляемые
на основе унифицированных форм, могут
быть представлены в виде текста-трафарета, таблицы или анкеты.
Текст-трафарет – текст документа, содержащий постоянную
информацию и пропуски для переменной
информации, характеризующей конкретную
управленческую ситуацию. Текст документа,
составляемый на основе трафаретной формы,
сохраняет грамматическую связность,
свойственную обычному тексту.
Таблица – способ представления информации,
систематизированной по определенным
признакам. Информация в таблице располагается
в ячейках, образованных пересечением
горизонтальных и вертикальных линий.
Анкета – способ представления текста в виде
последовательности тематически взаимосвязанных
предложений, построенных по принципу
«вопрос – ответ».
Тексты документов, составляемые
без использования унифицированных
форм документов, оформляются в виде
грамматически связного текста, соответствующего
по своей композиционной структуре текстам
документов определенного вида.
Способы изложения текста
Тексты документов излагаются:
- от 1-го лица единственного
числа: Прошу рассмотреть вопрос об установлении
льгот…; Приказываю подготовить и представить
на рассмотрение…;
- 3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации
постановляет…; Министерство не может
согласиться с вашим предложением…;
- 1-го лица множественного
числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…;
Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах);
- 3-го лица множественного
числа: Дирекция, профсоюзный комитет ОАО «Кристалл»
убедительно просят...
В текстах законодательных и иных нормативных правовых
актов широко используются предложения,
в которых сказуемое выражено глаголом
в форме настоящего времени, которая придает
тексту констатирующе-предписывающий
характер, например:
Виза включает в себя наименование
должности руководителя министерства
(ведомства) или его заместителя, личную
подпись визирующего, расшифровку подписи
и дату.
Нормативные предписания
оформляются в виде пунктов, которые нумеруются
арабскими цифрами с точкой и заголовков
не имеют.
Рубрикация в тексте документа
Рубрикация – членение
текста на составные части, графическое
отделение одной части от другой
с помощью заголовков, подзаголовков,
нумерации, знака дефис (тире) или
абзацного отступа.
В деловой речи сложился
особый тип предложений – сложные рубрицированные перечисления, дающие
возможность языковыми средствами формализовать
передачу однотипной информации, например:
Обладатель информации при
осуществлении своих прав обязан:
– соблюдать права и законные
интересы иных лиц;
– принимать меры по защите
информации;
– ограничивать доступ к информации,
если такая обязанность установлена федеральными
законами.
Для выделения рубрик
может использоваться знак тире, абзацный
отступ или нумерация арабскими
цифрами. Другие символы в оформлении
текста документов не приняты.
Рубрикация может быть
многоуровневой (но не более четырех
уровней). В этом случае номер рубрики
второго и последующего уровней
включает номера вышестоящих рубрик.
Номера самых крупных рубрик текста
состоят из одного знака, рубрик второго уровня – из двух знаков и т.д. Такая система
нумерации исключает необходимость использовать
слова «раздел», «глава», «параграф» и
т.д.
Пример рубрикации текста инструкции:
13. Порядок передачи документов
на хранение в архив
13.1. Организация архивного
хранения документов
13.1.1. Документы министерства
являются федеральной собственностью,
и после проведения экспертизы их ценности
в порядке, установленном федеральным
органом исполнительной власти, уполномоченным
в области архивного дела, подлежат обязательной
передаче на государственное хранение
в федеральный архив как государственная
часть Архивного фонда Российской Федерации.
13.1.2. Для хранения документов
государственной части Архивного
фонда Российской Федерации и
документов временного (свыше 10 лет)
срока хранения, имеющих практическое значение,
а также документов по личному составу,
их учета, использования, отбора и подготовки
к передаче на государственное хранение
министерство образует архив.
13.2.3. Подготовка документов
к передаче на хранение в архив осуществляется
работниками службы делопроизводства
и сотрудниками подразделений, ответственными
за ведение делопроизводства, и включает
в себя проведение экспертизы ценности
документов, формирование и оформление
дел, составление описей дел и актов о
выделении к уничтожению документов и
дел...
При использовании в
текстах документов рубрикации следует
учитывать, что:
- рубрики могут выделяться лишь в том случае, если элементов перечисления не менее двух;
- при цифровой нумерации рубрик не рекомендуется использовать более четырех уровней рубрикации;
- однотипные средства нумерации могут применяться лишь по отношению к однотипным частям теста (по назначению, по месту в структуре текста);
- каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой;
- в конце рубрики ставится точка с запятой (кроме последней рубрики, завершающейся точкой).
При оформлении нормативных правовых актов федеральных
органов исполнительной власти необходимо
соблюдать требования, установленные
Правительством РФ.
Вопрос 45. Виды протоколов,
особенности их составления и
оформления.
Протокол - документ, фиксирующий ход
обсуждения вопросов и принятия решений
на собраниях, совещаниях, заседаниях,
конференциях.
Протоколы составляются в любой организации,
где есть временные или постоянно коллегиальные
органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности
является обсуждение действующие тех
или иных вопросов на собраниях или заседаниях
и совместное принятие решений, часто
голосованием.
С появлением в нашей стране акционерных
обществ возросло внимание к этому виду
документа. Высшие органы управления акционерного
общества - коллегиальные, и протоколы,
в которых находит отражение их деятельность,
становятся одними из важнейших управленческих
документов. Речь идет о протоколах общих
собраний акционеров, заседаний совета
директоров и правления. Не случайно Федеральный
закон «Об акционерных обществах» и иные
правовые акты уделяют специальное внимание
содержанию этих документов.
- Существует два вида протоколов: полный и краткий.
Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседаниях.
Краткий протокол - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания ...).
Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется одинаково в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, - в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от поля, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.
Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "ПРОТОКОЛ" - или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола .
Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.
Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
Правила оформления протоколов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания. Обязательными реквизитами протокола являются:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер;
- место составления или издания;
- заголовок к тексту;
- текст;
подписи.
Вопрос 96. Назначение антивирусной защиты при создании электронного
архива.
Создание
электронных архивов является в каждом
случае уникальной задачей для каждого
предприятия с одной стороны, но имеет общие
закономерности, с другой стороны, позволяющие
производить их поблочную реализацию и поэтапно получить
законченное программно-аппаратное решение.
При этом важно, что результатом каждого
этапа также является законченное решение,
готовое к использованию до проведения
работ по следующим этапам. Структура любого
электронного архива изображена на рисунке
1 и состоит из следующих подсистем:
- Подсистемы ввода — комплекса программно-аппаратных средств, для преобразования бумажной документации в электронный вид. Поскольку, часть документов на любом предприятии, организации может находиться в электронном виде (разрабатывается в инженерно-конструкторских, офисных и других приложениях, т. е. сразу создаются в электронном виде), подсистема ввода должна обеспечивать ввод и регистрацию документов, разрабатываем<span class="dash041e_0431_044b_0447