Основы деловой переписки

Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор - это тип логико-грамматической связи между предложениями и абзацами, в котором в последующем предложении в неизменном или измененном виде повторяются различные фрагменты предыдущего предложения. Кроме того, связи между предложениями осуществляются с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «в результате этого» и т. д.

В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». Но местоимение «мы» в деловом тексте обычно не пишется, так как окончание глагола и так указывает на первое лицо множественного числа. Использование местоимения «он» в деловой переписке требует особой осторожности, так как это местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок фамильярности.

Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность -^ чрезмерную вежливость. Так, совершенно неуместны в деловых текстах фразы типа: «Не откажите в любезности...», так как для совместной деловой переписки скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела.

Нередко при составлении письма нарушаются демократические традиции деловой переписки. Чаще всего это наблюдается в тех случаях, когда ожидаемый результат как бы навязывается адресату, например: «Направляем Вам последний вариант проекта трудового соглашения... Просим рассмотреть и утвердить». Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель письма как бы не допускает возможности, что указанное соглашение может быть и не утверждено.

Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует соблюдения должностного порядка их подписания.

Таким образом, становится очевидным необходимость серьезного и логически верного подхода к написанию делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых к деловой корреспонденции, с одной стороны, ведет к затруднению работы с официальными документами, а с другой - лишает письмо юридической и практической значимости.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т. п.

Чтобы правильно и быстро составить деловое письмо, надо знать хотя бы в общих чертах особенности языка и стиля современных официальных писем. Несоблюдение этих особенностей, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает письма юридической силы и практической значимости.

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Но вот то, каких рекомендаций необходимо придерживаться при определении структуры письма, выборе слов, решить бывает нелегко.

Заключение

Таким образом, можно сделать следующие выводы. Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Все это требует сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2003.

2. Типовая инструкция по делопроизводству  в Федеральных органах исполнительной  власти. М., - 2006.

3. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. № 2/1.

4. Веселое П.В. Современное деловое  письмо в промышленности. М., 2006.

5. Весёлое П.В. Аксиомы делового письма. М., 1993. Добсон Э, Как писать деловые письма. Челябинск, 2007.

6. Андреева В.И. Делопроизводство  в кадровой службе. - М.: Библиотека  журнала «Управление персоналом», 2007.

7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2007.

8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс  делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

9. Колтунова М.Д. Деловое письмо. М., 2006.

10. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008.

11. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2006

12. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2000.

13. Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 2006.

14. Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2006.- 319с.

15. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова  Т.А. Делопроизводство (Организация  и технологии документационного  обеспечения и управления): Учебник  для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.- 359с.

16. Турбан Г.В. Внешнеэкономическая деятельность. - Минск: Высшая школа, 2007.

17. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.

 

[1] Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.- 359с.

[2] Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.- 359с.

[3] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

[4] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

[5] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

[6] Реквизиты бланка.

2 Реквизиты, проставляемые организацией-получателем.

3 Реквизиты, для которых на бланке указаны границы расположения. Последние, как и не отмеченные сноской реквизиты, впечатываются в отведенных для этого местах.

4 Размер полей слева и справа - не менее 20 мм