Основные виды информационно-справочных документов, требования к их содержанию и оформлению

3. Основные виды информационно-справочных  документов, требования к их содержанию  и оформлению

 

Информационно-справочные документы  сообщают сведения, побуждающие принимать  определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют  выбрать тот или иной способ управленческого  воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

 

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к  организационно-правовым и распорядительным документам.

 

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

 

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы  могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

 

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

 

Рассмотрим в качестве примера информационно-справочный документ справка.

 

Справка:

 

1) документ, содержащий описание  и подтверждение тех или иных  фактов и событий;

 

2) документ, подтверждающий  факты биографического или служебного  характера (Краткий словарь видов  и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.).

 

Выделяют справки:

 

- подтверждающие факты  биографического или служебного  характера;

 

- отражающие основную (производственную) деятельность организации.

 

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического  или служебного характера.

 

Их основная цель — подтвердить  наличие или отсутствие определенного  факта, например:

 

1) место работы;

 

2) должность, профессия,  специальность;

 

3) стаж работы в определенной  должности (по профессии, специальности);

 

4) размер заработной платы;

 

5) размер начисленных и  фактически уплаченных страховых  взносов на обязательное пенсионное  страхование.

 

Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными  органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган  опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных  фактов.

 

Как правило, справка с  места работы оформляется на бланке - шаблоне (трафаретном бланке для  справок) и они могут составляться на общем бланке формата А4 или А5. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем информации об организации будет максимально индивидуализирован.

 

На практике для указания адресата в справке используются два подхода:

 

адресат указывается в  конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»;

 

адресат выносится в правый верхний угол бланка.

 

Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться  полностью, в соответствии с учредительными документами: наименование организации, место нахождения (адрес) организации  и структурного подразделения, в  котором работает работник, номера телефонов и факса и так  далее.

 

По общему правилу справка  с места работы подписывается  работодателем или руководителем  организации и заверяется печатью. Исключение из этого правила может  быть предусмотрено локальными нормативными актами (например, право подписи  справок с места работы может  быть делегировано начальнику отдела кадров на основании приказа о  распределении обязанностей).

 

Обязательными реквизитами  справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный  номер, место составления (для внешней  справки), адресат, подпись, оттиск печати.

 

Учет выданных справок  с места работы ведется с помощью  специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое  содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и так далее), адресат.